Отражение хозяйственных операций в хронологическом порядке получило название хронологической записи.
Для осуществления общей характеристики хозяйственной деятельности необходима группа операций по экономически однородным признакам, что производится при помощи счетов. На счетах хозяйственные операции записываются по определенной системе, поэтому отражение хозяйственных операций на счетах называется систематической записью.
Хронология и систематизация записи могут осуществляться раздельно и вместе. В первом случае данные о хозяйственных операциях сначала отражаются в хронологической последовательности в регистрационном журнале, а затем записываются в систематическом порядке по счетам. Во втором случае, хронологическая и систематическая записи осуществляются одновременно в одном общем регистре, в котором помимо даты, номера, содержания и суммы операции отражается также корреспонденция счетов по данной операции. Такая запись называется комбинированной.
5.3 Бухгалтерский синтетический и аналитический учет
Интересы оперативного управления требуют отражения в учете детализированных данных о состоянии, составе и движении хозяйственных средств. Поэтому в текущем учете наряду с бухгалтерскими счетами для укрупненной группировки ведутся счета по необходимым аналитическим признакам.
Бухгалтерские счета в определенной степени детализации открываются на каждое наименование средств либо источников их образования внутри отдельно взятых бухгалтерских счетов, ведущихся на уровне предприятия. Сальдо бухгалтерского счета на уровне предприятия в целом представляет финансовый аспект бухгалтерского учета. Сальдо, например, счета «Основные средства», детализированное сначала в стоимостном выражении по классификационным группам основных средств на счетах «Здания», «Машины» и других, а внутри каждого из них — на счетах «Здание литейного цеха № I», «Здание кузнечного цеха № I», «Разливочная машина в литейном цехе № I» и т.д. по всем учетным единицам основных средств, будет представлять информацию для бухгалтерского контроля за сохранностью данного имущества в местах его эксплуатации, которая также может использоваться для выработки различных управленческих решений, связанных с повышением эффективности использования объектов основных средств, составления бухгалтерской и, статистической отчетности и других информационных нужд.
Существует два информационных уровня бухгалтерских счетов синтетические счета и аналитические счета. Между ними — субсчета, которые являются промежуточной группировкой в пределах соответствующего синтетического счета.
Синтетические счета являются счетами I порядка, субсчета — счетами II порядка, аналитические счета — III, IV, V порядка и т.д.
На синтетических счетах бухгалтерского учета отражаются данные экономических группировок имущества, источников его формирования и хозяйственные факты в обобщенном виде в денежном выражении на уровне предприятия. Учет на этих счетах называется синтетическим; он обобщает сведения аналитических счетов.
Синтетический учет дает обобщенное отражение хозяйственной деятельности предприятия в системе синтетических счетов и в бухгалтерском балансе.
Аналитический учет предоставляет детальную информацию по всем участкам хозяйственной деятельности в системе аналитических счетов.
Аналитические счета открываются к определенному синтетическому счету с оценкой хозяйственных средств и источников в натуральных, трудовых и денежных измерителях; их количество определяется контрольными потребностями в детализации учетных данных в пределах того или иного синтетического счета.
Таким образом, между аналитическими и синтетическими счетами - существует прямая взаимосвязь:
• сумма сальдо на начало месяца по аналитическим счетам равна остатку на начало месяца по объединяющему их синтетическому счету;
• сумма оборотов по дебету и кредиту одного синтетического счета равна суммам оборотов (соответственно) по дебету и кредиту всех аналитических счетов, к нему относящихся;
• сумма сальдо на конец месяца по аналитическим счетам равна остатку на конец месяца по объединяющему их синтетическому счету.
Связь аналитического учета с синтетическим осуществляется путем сравнения итогов по аналитическим счетам с суммами соответствующего синтетического счета- Если итоги ведомости и суммы счета не совпадают, значит, в записях или подсчетах допущена ошибка.
Общие суммы оборотов и сальдо, учтенные на аналитических счетах и субсчетах, всегда равны оборотам и сальдо того синтетического счета. к которому они открыты. Это равенство проверяется перед составлением бухгалтерского баланса. Нарушение такого правила приводит к запущенности бухгалтерского учета, ослаблению контроля, создает условия для злоупотреблений и образования убытков.
Субсчета являются промежуточной стоимостной группировкой аналитических счетов в пределах соответствующего синтетического счета. Например, к синтетическому счету «Материалы» могут быть открыты следующие субсчета:
«Сырье и материалы»;
«Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
«Топливо»;
«Тара и тарные материалы»;
«Запасные части»;
«Прочие материалы»;
«Материалы, переданные в переработку на сторону»;
«Строительные материалы»;
«Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и т.д.
Каждый из перечисленных субсчетов может быть детализирован по аналитическим счетам, на которых ведется суммовой учет материалов по их назначению и классификационным (учетным) группам.
Между счетами и балансом существует тесная взаимосвязь. И баланс и счета отражают средства, которыми располагает предприятие. В активе баланса показываются виды средств для текущего учета, которые открывают активные счета. В пассиве баланса отражаются источники средств, по которым текущий учет осуществляется в пассивных счетах. Число балансовых статей не совпадает с числом синтетических счетов бухгалтерского учета, т.к. бухгалтерский баланс состоит по данным учета на счетах, разукрупняя или объединяя показатели счетов.
В начале каждого отчетного периода в соответствии с данными статей баланса открываются бухгалтерские счета. На каждый вид средств или источников средств, требующих самостоятельного учета, заводится счет, в который записывается остаток из баланса: по активным счетам – в дебет, по пассивным – в кредит.
На протяжении отчетного периода в синтетических и аналитических счетах отражаются осуществляемые на предприятии операции. По окончании записей операций за отчетный период, в счетах подсчитываются итоги оборотов и выводятся новые остатки. Если в течение отчетного периода возникла необходимость отразить операцию на счете, не имевшем остатка на начало периода, то его открывают путем записи суммы этой операции. На основе итогов синтетических счетов составляется баланс предприятия на следующую отчетную дату. Для этого конечные остатки из средств переносятся в соответствующие статьи баланса.
Таким образом, бухгалтерский баланс фиксирует состояние хозяйственных средств и их источников на определенный момент времени, т.е. отчетную дату, не отражая при этом движение хозяйственных средств, поэтому его называют статистическим. В нем не находят отражение обороты по счетам и корреспонденции счетов, которые несут основную информацию о хозяйственных процессах. Для получения этой информации составляются балансы оборотов по счетам (динамические), развернутая сводка, итог данных оборотов и сальдо по всей системе синтетических счетов. Такая система называется оборотным балансом или оборотной ведомостью. Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой свод оборотов и сальдо по всем счетам синтетического учета, предназначенных для проверки участвующих записей, состояния баланса и общего ознакомления с состоянием и изменением хозяйственных средств.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам используется для проверки правильности и полноты записи в них.
Таблица 1 - Оборотная ведомость по синтетическим счетам
| Наименование синтетических счетов | начальный остаток | обороты за отчетный период | конечный остаток | |||
| дебет | кредит | дебет | кредит | дебет | кредит | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| …………… | …….. | ……. | ………. | ……. | ……… | ………. |
| Итоги | ||||||
Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной ведомости по синтетическим счетам свидетельствует о правильности применения в текущем учете способа двойной записи.
Однако этого не достаточно для проверки правильности всех данных текущего учета. Необходимо проконтролировать совпадают ли данные синтетического и аналитического учета. Для этого данные оборотной ведомости по синтетическим счетам сверяются с данными по оборотной ведомости по аналитическим счетам. Все аналитические счета относятся к определенному синтетическому счету, обобщенному в оборотной ведомости.
Таблица 2 - Оборотная ведомость по аналитическим счетам синтетического учета
| Код аналитического счета | начальный остаток | оборот за отчетный период | конечный остаток | |||
| дебет | кредит | дебет | кредит | дебет | кредит | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ………….. | ……… | ……… | ………… | ……….. | ………… | ……… |
| Итого | ||||||
Оборотные ведомости по аналитическим счетам материальных ценностей будут содержать помимо денежных, еще и натуральные показатели. Итоги начального и конечного сальдо дебетового и кредитового оборотов, полученные в оборотной ведомости по аналитическим счетам, должны быть равны соответствующим показателям оборотов и сальдо объединенных их синтетического счета.