До заключения договора на аудиторскую проверку необходимо осуществить предварительное планирование аудита. На стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, ответы на которые позволят определить, сколько аудиторов и на какой период требуется для проведения проверки кассовых операций организации:
1. сколько касс в организации;
2. имеет ли организация структурные подразделения и как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п. Если организация имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:
денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения.
денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения;
денежные средства перевозятся уполномоченными лицами. В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.
инкассация – перевоз денежных средств специальными организациями;
ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений;
какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.);
сколько расчетных счетов у организации;
осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации.[2]
3. Аудит кассовых операций.
С целью упорядочения результатов аудита рекомендуется разрабатывать специальную программу проверки кассовых операций (см. Приложение 2). Правильно составленная программа поможет аудитору последовательно проверить различные участки учета операций с денежными средствами, избегая повторов и пропусков, целенаправленно провести сбор необходимых доказательств и их документирование.
Приступая к проверке, аудитор должен установить наличие в кассе денежных средств и денежных документов, отраженных в учете, и наоборот - полноту отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов. В кассе организации должны храниться все ее наличные деньги и денежные документы, как правило, в несгораемом металлическом шкафу (в специально оборудованном помещении под кассу), который по окончании рабочего дня должен быть закрыт и опечатан.
В соответствии с п. 3 Порядка ведения кассовых операций руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения денежной наличности) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Если такие условия не были созданы по вине руководителей, последние несут ответственность в порядке, установленном законодательством.[3]
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещено. Остаток денежной наличности в кассе должен соответствовать данным кассовой книги.
Далее аудитор проверяет правильность оформления первичных кассовых документов, книг, журналов (полноту заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательную регистрацию приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. Последняя должна вестись в одном экземпляре и быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью. Записи в кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами. Прием и выдача денег по кассовым ордерам должны производиться только в день их составления. Подчистки, помарки и исправления в кассовых ордерах недопустимы.
Если учет кассовых операций компьютеризирован, то допускается ведение кассовой книги в электронном виде, листы которой распечатываются в двух экземплярах (первый сброшюровывается в виде книги, второй служит отчетом кассира). В этом случае аудитор должен убедиться самостоятельно или с привлечением эксперта в защищенности программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий номер приходных и расходных документов автоматически при их подготовке и распечатке бланка).
В выборку, как правило, включаются кассовые документы за один или два квартала или за один месяц в каждом квартале отчетного периода. Если количество ошибок и неправильно оформленных документов превысит допустимое количество, запланированное аудитором, целесообразно проверить и остальные кассовые документы.
При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других доходов). Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, имеющихся в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, на лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.
Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, оказание материальной помощи, командировки, выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку, соблюдение лимита кассы.
Также аудитор обязан удостовериться в соблюдении порядка выдачи денег по доверенности. Выдать наличные деньги из кассы можно только лицу, указанному в расходном ордере (заменяющем его документе), либо другому лицу, действующему на основании доверенности. Доверенность на получение платежей, связанных с трудовыми отношениями (оплата труда и пр.), может быть удостоверена, например, организацией, в которой работает или учится доверитель, администрацией лечебного учреждения.
Доверенность от имени юридического лица должна быть подписана руководителем (иным уполномоченным лицом) организации и скреплена печатью. Срок доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она действует в течение года со дня ее выписки. Доверенность, в которой не указан срок выписки, недействительна. При выдаче денег по доверенности последняя должна быть приложена к расходному ордеру или ведомости, в которых кассир обязан сделать надпись "По доверенности".
В ходе проверки кассовых операций аудитору приходится решать вопрос об инвентаризации кассы. Если проводится обязательный аудит за текущий отчетный период, инвентаризация кассы необходима, так как в соответствии с Правилами (стандартами) аудиторской деятельности аудитор несет ответственность за проверку правильности отражения в финансовой отчетности событий, произошедших после даты составления баланса до даты составления аудиторского заключения.
Инвентаризация кассы должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Порядок ее проведения может быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность доступа к ним после начала проверки. Кассир должен составить кассовый отчет об операциях за последний день и вывести остаток денег по кассовой книге на день проверки.
Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и не списанных в расход денег не имеется. После этого проводится пересчет наличных денег. Если во время инвентаризации кассы есть частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге. Результаты проверки оформляются актом, который подписывают аудитор, главный бухгалтер экономического субъекта и кассир.
При выявлении излишков или недостачи денежных средств либо денежных документов и других ценностей аудитору необходимо взять письменное объяснение у кассира о причинах их возникновения. О крупной недостаче аудитор обязан сообщить руководителю предприятия и поставить вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.
Далее аудитор должен удостовериться в наличии действующей системы проведения ревизий кассы. Такая ревизия (инвентаризация) обязательна:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления;
- чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение и пр.);
- реорганизации или ликвидации организации;
- смене материально ответственного лица - кассира.
Внезапную ревизию кассы следует проводить в сроки, установленные руководителем организации. Приказом руководителя должна быть назначена специальная ревизионная комиссия. Недостачу по кассе необходимо взыскать с кассира или виновного лица, а излишек кассы должен быть зачислен в доход организации.