Для расчёта заработной платы и кадрового учёта предназначена система «1С: Зарплата и Кадры», которая может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской
Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием.
Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.
Возможность изменения и дополнения первоначальной конфигурации программы позволяет настроить ее на требования любого предприятия и даже конкретного пользователя. В то же время первоначальная поставка имеет ряд основополагающих свойств, позволяющих сразу приступить к расчету заработной платы. Работая с первоначальной настройкой, уже можно:
- оформлять приказы о приеме на работу;
- оформлять приказы о продвижении по службе;
- вводить и рассчитывать больничные листы;
- осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные записки;
- вводить разовые или долгосрочные доплаты;
- оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;
- проводить перерасчеты "задним числом";
- рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до доплаты "за выслугу лет";
- вести штатное расписание предприятия;
- получать стандартные отчеты и формы для предоставления в налоговые и прочие органы;
- проводить междурасчетные выплаты заработной платы;
- проводить частичную выплату заработной платы;
- депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;
- учитывать долги по заработной плате прошлых периодов;
- оформлять увольнение с расчетом компенсаций отпуска, выходного пособия и др.
Однако в организации установлена нелицензионная версия этой системы, что является вопиющим нарушением российского законодательства. Многие функции и возможности программы недоступны, такие как автоматический расчет отпускных, пособий по больничным листам, компенсаций за неиспользованный отпуск и др. Все эти расчеты бухгалтеру приходиться производить вручную, что не исключает ошибок. Эти условия создают сложности по формированию отчетности по труду.
Отчетность по труду — совокупность форм, отражающих наличие и движение трудовых ресурсов. Основными формами первичной учетной документации по труду являются: приказы о приеме ни работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора (ф. Т-1, Т-5, Т-8); личная карточка (ф. Т-2); записка о предоставлении отпуска (ф. Т 6); табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. Т-12); табель учета использования рабочего времени (ф. Т-13); расчетно-платежные ведомости (ф. Т-49, Т-49а); расчетные ведомости (ф. Т-51); платежные ведомости (ф. Т-53, Т-53а); лицевые счета (ф. Т-54, Т-54а). Об этих формах уже говорилось выше.
Ведение учета личного состава и использования рабочего времени обязательно для любой организации. По этим показателям организацией предоставляется статистика в государственные органы.
В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 30 июня 2000 г. N 57 введена в действие форма федерального государственного статистического наблюдения - форма № П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников".
Согласно Инструкции по заполнению унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 19 января 2000 г. № 4 (с изменениями и дополнениями), указанную форму юридические лица всех форм собственности представляют в органы статистики по месту их государственной регистрации.
Форма № П-4 представляется в органы статистики в следующие сроки:
- организациями, средняя численность работников которых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, их обособленные подразделения (что относится к МУ «ДЕЗ» Сормовского р-на), - ежемесячно, не позднее 15-го числа после отчетного периода;
- организациями, средняя численность работников которых не превышает 15 человек, - ежеквартально не позднее 29-го числа после отчетного периода.
Форма № П-4 (прилож. 75) включает три раздела, содержащие информацию о численности и начисленной заработной плате работников, использовании рабочего времени, движении работников и предполагаемом высвобождении.
В разделе 1 «Численность и начисленная заработная плата» содержатся данные по всему персоналу, в том числе работникам списочного состава, внешним совместителям, работникам, выполнявшим работы по договорам гражданско-правового характера, другим лицам несписочного состава, о средней численности, фонде начисленной заработной платы, выплатах социального характера (по каждому показателю за отчетный месяц, за предыдущий месяц, за соответствующий отчетный месяц прошлого года).
В разделе 2 «Использование рабочего времени» (заполняется за I квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год — с начала года и за последний месяц квартала) указывается построчно количество отработанных человеко-часов (без внешних совместителей и работников несписочного состава); отработанное время внешними совместителями; численность работников, работавших неполное рабочее время по инициативе администрации, а также не отработанное ими время; численность работников, которым были предоставлены отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы по инициативе администрации, и число человеко-дней отпусков по этим работникам.
В разделе 3 «Движение работников и предполагаемое высвобождение» (заполняется за те же периоды, что и второй раздел) сообщаются сведения: о принятых работниках — всего и в том числе на дополнительно введенные рабочие места; о выбывших работниках — всего и в том числе в связи с сокращением и по собственному желанию; о численности работников списочного состава на конец отчетного периода; о числе вакантных рабочих мест на конец отчетного периода.
На ближайший квартал сообщаются сведения о:
- числе вакантных рабочих мест, намеченных к ликвидации;
- численности работников, намеченных к высвобождению;-
- числе рабочих мест, предполагаемых к введению.
Статистическая отчетность составляется на основе данных оперативного учета, который ведется в разных функциональных подразделениях организации: в отделе кадров, отделе труда и заработной платы, бухгалтерии.
Источниками обобщенной информации для заполнения формы № П-4 являются унифицированные первичные документы - трудовые договоры (контракты) и соглашения, приказы (распоряжения) о приеме на работу и увольнении работников, табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и др.
Глава 3. Анализ использования трудовых ресурсов в МУ «ДЕЗ» Сормовского р-на г. Нижнего Новгорода
3.1. Анализ обеспеченности предприятия трудовыми
ресурсами и эффективность их использования
Трудовые ресурсы - понятие отечественной экономической науки, близкое по значению к экономически активному населению. Включает население трудоспособного возраста (мужчин 16-59, женщин 16-54 лет), обладающее необходимым физическим развитием, знаниями и практическим опытом для работы в народном хозяйстве, а также занятое население моложе и старше трудоспособного возраста.
Достаточная обеспеченность предприятий нужными трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их
использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования оборудования, машин, механизмов и как результат объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.
Основными задачами анализа являются:
- изучение и оценка обеспеченности предприятия и его структурных подразделений трудовыми ресурсами в целом, а также по категориям и профессиям;
- определение и изучение показателей текучести кадров;
- выявление резервов трудовых ресурсов, более полного и эффективного их исполь-зования.
Источниками информации для анализа служат план по труду, статистическая
отчетность, данные табельного учета и отдела кадров.
Обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами определяется сравнением
фактического количества работников по категориям и профессиям с плановой
потребностью. Особое внимание уделяется анализу обеспеченности
предприятия кадрами наиболее важных профессий. Необходимо анализировать
и качественный состав трудовых ресурсов по квалификации.
Структура численности промышленно-производственного персонала (ППП) зависит от особенностей отрасли промышленности, номенклатуры изделий, специализации и масштабов производства. Удельный вес каждой категории работников может меняться с развитием техники и организации производства.
В жилищно-коммунальном хозяйстве, в сфере которого работает МУ «ДЕЗ» Сормовского района структура персонала состоит из административно-управленческого персонала (АУП); работников мест общего пользования (МОП) – дворники, уборщики, операторы пультов управления; рабочих текущего ремонта - монтажников, газосварщиков, кровельщиков, каменщиков и др., а также работников этих специальностей аварийной службы; работников вспомогательного производства.
Период времени, за который будет произведен анализ численности работников МУ «ДЕЗ» Сормовского района составляет три месяца, это 4-ый квартал 2005г.