Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) применяется для оформления и учёта отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором.
График отпусков (форма №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма №Т-8) применяются для оформления и учёта увольнения работника.
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) применяется для оформления и учёта направлений работника в командировки.
Командировочное удостоверение (форма №т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку.
Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма №Т-10а) используется для оформления и учёта служебного задания для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11) применяется для оформления и учёта поощрений за успехи в работе.
Табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма №Т-12) и табель учёта использования рабочего времени (форма №Т-13) применяют для осуществления табельного учёта и контроля трудовой дисциплины. Форма №Т-12 предназначена для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы, а форма №Т-13 – только для учёта использования рабочего времени. При использовании формы №Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счёте (ф. №Т-54), расчётной ведомости (ф. №тТ-51) или расчётно-платёжной ведомости (ф. №Т-49).
Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами создаются с помощью средств вычислительной техники, форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.
Табельный учёт охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определённый табельный номер, который указывается во всех документах по учёту труда и заработной платы.
Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учёта затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчёты производят в расчётно-платёжной ведомости (форма №49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.
В случае болезни работники получают пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые на основании листков нетрудоспособности за все пропущенные по болезни рабочие дни.
На предприятии вместо расчётно-платёжных ведомостей применяют отдельно расчётные ведомости (форма №Т-51) и платёжные ведомости (форма №Т-53). В расчётной ведомости содержатся все расчёты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платёжную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы.
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма №КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.
Журнал регистрации платёжных ведомостей (форма №Т-53а) применяется для учёта и регистрации платёжных ведомостей по произведённым выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии.
Выплаты, несовпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчёт по заработной плате».
Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60) предназначена для расчёта причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
Записка-расчёт при прекращении действия трудового договора (контракта с работником (форма №Т-61) применяется для учёта и расчёта причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы. Расчёт причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
2.4 Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда
Синтетический учет расчетов с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе СПК «Гулькевичиагропромэнерго» осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате».
По кредиту данного счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, дивидендов. По дебету счета 70 фиксируются удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выплаченных сумм заработной платы, премий.
Для организации учета заработной платы используются соответствующие учетные регистры (специально разграфленные листы бумаги, приспособленные для текущих учетных записей).
В синтетическом учете используются мемориальные ордера, оборотные ведомости, Главная книга, журналы-ордера по счетам.
К документам аналитического учета заработной платы относятся: лицевой счет работника, налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц, расчетно-платежные ведомости. На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия организации открывает лицевой счет. Кроме того, каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации.
Чтобы выяснить сумму заработной платы, подлежащую выдаче на руки работнику, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из нее необходимые удержания. Эти расчеты ведутся в лицевых счетах работников, а затем их результаты переносятся в расчетную ведомость и в налоговую карточку.
При начислении заработной платы и других выплат работникам необходимо правильно определить их источники. Существует несколько видов таких источников. Выплата заработной платы может осуществляться за счет отнесения начисленной заработной платы на себестоимость продаваемой продукции, товаров, работ и услуг.
Для правильного отражения начисленной заработной платы бухгалтер организации самостоятельно выбирает тот счет по учету издержек производства и обращения, который соответствует виду деятельности организации и структуре производства.
К таким счетам относятся:
− счет 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);
− счет 23 «Вспомогательное производство» (оплата труда рабочих вспомогательного производства);
− счет 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);
− счет 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда административно-управленческого персонала);
− счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);
− счет 44 «Расходы на продажу» (оплата труда работников торговли); другие счета издержек.
Начисленные суммы заработной платы работников СПК «Гулькевичиагропромэнерго» отражаются по дебету вышеперичисленных счетов и по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда
Выдачу заработной платы оформляют бухгалтерской записью:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 50 «Касса»
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 51 «Расчетные счета» – перечислена с расчетного счета заработная плата на лицевой счет работника в Сбербанке.
Не полученная работниками в срок заработная плата депонируется. Аналитический учет депонированной заработной платы ведется по каждому работнику в реестре невыданной заработной платы, в специальной книге невыданной заработной платы или на депонентских карточках.
Депонированная заработная плата переносится
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на котором для этих целей открывается субсчет «Депоненты».
Депонированные суммы должны сдаваться в банк на расчетный счет организации, что отражается в бухгалтерском учете проводкой:
Дебет 51 «Расчетные счета»
Кредит 50 «Касса».
Получение депонированной ранее заработной платы с расчетного счета в банке на оплату депонентов отражается записью:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 51 «Расчетные счета».
Депонированная заработная плата из кассы организации выдается, как правило, по расходным кассовым ордерам. При этом производится запись:
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
Кредит 50 «Касса».
Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в банке в течение трех лет. По истечении этого срока неполученные суммы относятся на финансовые результаты деятельности организации, что отражается проводкой
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».
В журнале ордере и ведомости по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за 2008 год представлены все начисления и выплаты произведенные с работниками в течении года: удержания невозвращенных подотчетных сумм, недостачи признанные материально-ответственным лицом, удержаны алименты по исполнительным листам, удержан налог на доходы с физических лиц, а также показаны суммы выданные из кассы предприятия.