При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера на ООО «ТД «Чебоксарском мясокомбинате» в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими, их заменяющими документами, по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.
Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена да других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.
В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке указываются покупатель, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих, сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
Сличительная ведомость составляется при инвентаризации товарно-материальных ценностей при выявлении отклонений от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
При оформлении результатов инвентаризации применяются единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Сличительные ведомости в ООО «ТД «Чебоксарский мясокомбинат» составляются вручную.
2.3. Отражение результатов инвентаризации в учете
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
Выявленные излишки товарно-материальных ценностей нужно оприходовать по рыночной цене на дату проведения инвентаризации. Стоимость такого имущества увеличивает налогооблагаемые доходы организации. Поэтому с полученного внереализационного дохода надо заплатить налог на прибыль. Такое требование содержит пункт 20 статьи 250 Налогового кодекса РФ.
По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки. Оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:
Дт 41 "Товары" Kт 91 "Прочие доходы и расходы".
Если в ходе инвентаризации выявлена недостача товарно-материальных ценностей, то стоимость недостающего имущества сначала нужно отразить на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» предназначен для обобщения информации и наличие сумм недостач, хищения и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, не зависимо от того подлежат они отнесению на счета затрат или виновных лиц. Порядок списания сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей регулируется законодательством и учредительными документами.
По дебету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводятся суммы по недостающим (похищенным) или полностью испорченным товарно-материальных ценностям по балансовой (покупной) стоимости.
По кредиту 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» производится списания сумм недостач.
Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» пассивный, в балансе указывается в пассиве в разделе V «Краткосрочные обязательства» по строке «Займы и кредиты».
А затем недостачу списывают. Как это делают, зависит от того, обнаружена недостача в пределах установленных норм или нет.
Недостача товаров отражается записью:
Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Kт 41 "Товары".
ООО «ТД «Чебоксарском мясокомбинат» сделал следующие ошибочные бухгалтерские поводки при отражение недостачи:
1. по магазину №3 Пятачок
Дт 94 Кт 41 на сумму 1247-46.
2. по магазину №12 Пятачок
Дт 94 Кт 41 на сумму 1508-59.
Бухгалтеру необходимо было сделать следующую корреспонденцию счетов:
1. по магазину №3 Пятачок