При сопоставлении наличия товарно-материальных ценностей в разные периоды, данных отчета о движении материально-производственных запасов с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды можно применить аналитические процедуры.
Проверяя учет поступления материалов, прежде всего уточняют, какой вариант применяет проверяемый субъект: с использованием счетов 15,16 или без него. Далее контролируют правильность оформления первичных документов на поступление материалов, их оценку, ведение аналитического учета (по номенклатурным номерам, артикулам и др.). Одновременно устанавливают, как был выделен НДС, отнесен на
счет 19 и списан в дальнейшем на счет 68 субсчет НДС.
Аудитор также проверяет, как ведется учет по неотфактурованным поставкам и материалам, которые оплачены, но на склад не поступили (материалы в пути). По операциям поступления материалов аудитор проверяет и операции по приобретению материалов, полученных в порядке обмена, поступивших безвозмездно и др.
При проверке организации учета движения материальных ценностей на складах прежде всего надо проконтролировать организацию складского хозяйства и контрольно-пропускной системы. Важно ознакомиться с организацией складского учета материалов как ведется контроль операций, выполняемых на складе, со стороны бухгалтерии. Предприятия применяют преимущественно три основных варианта учета движения материалов на складах: оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод, карточно-документационный, бескарточный.
Если применяется сальдовый метод, то аудитор проверяет ведомости по приходу и расходу материалов, сверяет итоговые данные этих ведомостей сальдовыми ведомостями. Второй метод предусматривает составление в бухгалтерии количественно- суммовых оборотных ведомостей в размере номенклатурных номеров по группам материалов. В этом случае аудитор просматривает эти ведомости и проводит сверку остатков с карточками складского учета. Обычно осуществляется выборочная сверка, так как сплошной контроль-операция весьма трудоемкая.
Третий метод -наиболее эффективный. Он применяется, как правило, при использовании персональных компьютеров (ПК). В этом случае карточки складского учета в обычном варианте не ведутся. Сам процесс складского учета организуется на ПК, а за определенные периоды (месяц, квартал) составляются оборотные ведомости .Аудитор знакомится с имеющимися документами,выясняет,как ведется сверка данных складского учета с бухгалтерскими данными.
Налог на добавленную стоимость списывается в соответствии с положением гл.21 НК РФ «Налог на добавленную стоимость» и учитывается по дебету счета 19,субсчет «НДС по приобретенным материальным ресурсам» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. Аудитору необходимо проверить, как было образовано сальдо по счету 19 и как проводилось его отнесение на счет 68.По материальным ресурсам НДС списывается полностью на счет 68 в момент оплаты счетов.
Особое внимание должно быть уделено проверке операций по отпуску материальных ценностей в производство. Для этой цели на предприятии можно применить один из следующих методов оценки: по себестоимости единицы запасов; по средней себестоимости ; по себестоимости первых по времени приобретения закупок (метод ФИФО).
Первый метод предусматривает списание каждой единицы материалов по цене приобретения или по себестоимости единицы запасов. Он применяется, если номенклатура материальных ценностей небольшая.
Второй метод (оценка по средней себестоимости ) наиболее распространен.При его применении важно правильно устанавливать средние цены.
Метод ФИФО оценки запасов основан на допущении, что материальны ресурсы используются в течение отчетного периода в последовательности их приобретения. На складе на конец отчетного периода остаются остатки материальных ценностей по фактической себестоимости последних по времени закупок , а на себестоимость продукции списывают материальные ценности ранних по времени закупок.
В каждом методе применяются свои алгоритмы расчета проверки, которые и использует аудитор. Здесь, безусловно, неоценимую помощь аудитору может оказать применение ПК для трудоемких расчетов.
Проверка правильности отнесения и списания материальных ценностей, образованных в результате недостач и хищений, проводится аудитором в том случае, если такие данные обнаружены. Они возможны в результате форс-мажорных обстоятельств (землетрясений, наводнений, пожара) или обнаруживаются при проведении инвентаризации. Списание сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей регулируется законодательством и учредительными документами и отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счетов 73,91 и др.
Заключительным этапом проверки является контроль ведения сводного учета материальных ценностей и переоценке материалов в части их отражения в балансе. При необходимости аудитор может провести анализ всей системы организации учета материальных ценностей и дать рекомендации по ее рационализации.
Анализ использования материальных ресурсов нацелен на выявление соответствия запасов установленным нормам, расходу материалов (в натуре или по стоимости) на 1 руб. изготовленной продукции и др.
В качестве путей рационализации учета производственных запасов можно предложить: использование ПК; применение наиболее эффективных методов учета и оценки запасов, организации движения материальных ценностей на складах.
Глава 3.Основной перечень вопросов аудита МПЗ и тестирование систем внутреннего контроля
3.1. Вопросник для обследования учета материально-производственных запасов аудитора
В рамках процедуры тестирования системы внутреннего контроля охватываются все виды запасов (сырье и материалы, готовая продукция) и все виды операций с ними (приобретение, продажа, отпуск МПЗ в производство, оприходование готовой продукции, отгрузка готовой продукции покупателям).
Путем сопоставления данных регистров бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерский баланс, Главная книга, ведомость остатков по синтетическим счетам) на 01.01.2007г., 31.12.2006г. убеждаемся в том, что сальдо по счетам 10, 11 корректно перенесены из предыдущего периода. Отклонений нет.
Производим проверку соответствия учетной политики действующему законодательству:
1. Материальные ценности учитываются по фактической себестоимости их приобретения, с использованием только счета 10.
2. С основного склада материалы по цене приобретения отписываются на участки работы небольшими партиями.
3. При отпуске в производство материалы списываются по средней себестоимости.
4. Инвентаризация материальных запасов проводится: полная – один раз в ноябре или при смене материально-ответственного лица; выборочная – ежемесячно, в конце месяца; инвентаризируются участки в конце каждого месяца.
Для исследования системы внутреннего контроля применен вопросный лист закрытой формы и заполнен аудитором на основании полученной информации:
| № п\п | Направления и вопросы контроля | Да(+)/ Нет(-) |
| 1.1 | Защищены ли помещения складов от доступа посторонних лиц? Контролируется ли выдача и вывоз ценностей? | - + |
| 1.2 | Проводятся ли инвентаризации материальных ценностей ? | + |
| 1.3 | Оформляются ли результаты инвентаризации соответствующими документами (инвентаризационные описи, сличительные ведомости)? | + |
| 1.4 | Составляются ли на дату инвентаризации отчеты материально-ответственных лиц? | + |
| 1.5 | Имеется ли постоянно действующая инвентаризационная комиссия? | + |
| 1.6 | Привлекаются ли к ответственности лица, виновные в кражах, хищениях? | Х |
| 1.7 | Заключаются ли договоры о материальной ответственности с кладовщиками, заведующими складами и др.? | + |
| 1.8 | Бухгалтерский учет ведут лица, не имеющие доступа к материальным ценностям? | + |
| 1.9 | Разработаны ли:- должностные инструкции, разграничивающие обязанности и ответственность работников при осуществлении операций с материалами; - инструкции по хранению, приемке, отпуску материалов? Контролируется ли соблюдение этих инструкций? | + + + |
| 2.1 | Применяются ли унифицированные формы первичной документации? | + |
| 2.2 | Составляются ли приходные и расходные документы на каждую операцию? | + |
| 2.3 | Заполняются ли все обязательные реквизиты? | + |
| 2.4 | Документы составляются в день совершения операции? | - |
| 2.5 | Все ли машинные документы распечатываются? | + |
| 2.6 | Имеются ли образцы заполнения документов, образцы подписей материально-ответственных лиц? | - |
| 2.7 | Производится ли нумерация первичных документов? | + |
| 2.8 | Фиксируются ли документы (счета-фактуры, доверенности) в журналах регистрации? | - |
| 2.9 | Производится ли проверка полноты оприходования материалов? | + |
| 2.10 | Применяется ли система нормирования расхода материалов? | + |
| 2.11 | Произведено ли деление материалов на классификационные группы? | + |
| 2.12 | Применяется ли система кодирования номенклатуры материалов? | - |
| 2.13 | Применяются ли при отпуске и приемке материалов измерительные приборы и инструменты? | + |
| 3.1 | Прикладываются ли первичные документы к отчетам материально-ответственных лиц? | + |
| 3.2 | Сверяются ли данные этих отчетов с данными первичных документов? | + |
| 3.3 | Применяются ли программы автоматизации бухгалтерского учета материалов? | + |
| 3.4 | Оговорены ли в учетной политике принципы учета материалов (используемые счета, методы оценки и др.)? | + |
| 4.1 | Организовано ли в организации структурное подразделение для осуществления внутреннего контроля (отдел внутреннего контроля, ревизионная комиссия, служба внутреннего аудита и т.д.)? | - |
| 4.2 | Имеется ли утвержденная программа, график проведения проверок? | - |
| 4.3 | Имеются ли акты и другие внутренние документы, отражающие результаты проведенных проверок? | + |
| 4.4 | Регулярно ли проводятся проверки и соответствует ли их периодичность утвержденным нормативным положениям по организации? | + |
| 4.5 | Оперативно ли вносятся в бухгалтерский учет изменения по результатам деятельности органов внутреннего контроля? | - |
Отрицательные ответ на вопросы требуют дополнительного внимания аудитора.