Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечиваются их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются, а папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывает наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Перечень и сроки хранения документов в хозяйстве от 1-10 лет.
3.2 Состояние первичного учета доходов и расходов
Для учета расходов на реализацию товаров, продукции, работ, услуг используют оборотную ведомость, ведомость № 16, главную книгу, журнал-ордер № 10, журнал-ордер № 10-1.
Для учета других показателей используют приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, товарно-транспортные накладные, счет-фактура, накладная, платежные поручения, выписки банков.
Учет финансовых результатов ведется в журнале-ордере № 15. Основанием для заполнения этого журнала-ордера служат справки бухгалтерии, выписки банка из расчетного и прочих счетов и др.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавши и подписавшие эти документы.
Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.
Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, то ее следует зачеркнуть и написать сверху правильный текст. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ.
Составление годового отчета является одной из сложных работ в бухгалтерской службе организации. Все организации по итогам финансово-хозяйственной деятельности составляют бухгалтерскую отчетность в соответствии с требованиями Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-Ф3 «О бухгалтерском учете» и представляют ее учредителям, в налоговую инспекцию и территориальный орган государственной статистики.
3.3 Состояние синтетического и аналитического учета доходов и расходов
Счет 91 «Прочие доходы и расходы» предназначен для обобщения информации о прочих доходах и расходах (операционных, внереализационных) отчетного периода, кроме чрезвычайных доходов и расходов.
К счету 91 «Прочие доходы и расходы» могут быть открыты субсчета:
- 91-1 «Прочие доходы»;
- 91-2 «Прочие расходы»;
-91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов».
На субсчете 91-1 «Прочие доходы» учитываются поступления активов, признаваемые прочими доходами (за исключением чрезвычайных).
На субсчете 91-2 «Прочие расходы» учитываются прочие расходы (за исключением чрезвычайных).
Субсчет 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов» предназначен для выявления сальдо прочих доходов и расходов за отчетный месяц.
В течение года записи по субсчетам счета 91 ведутся нарастающим итогом.
По кредиту субсчета 91-1 «Прочие доходы» в течение отчетного периода находят отражение:
- поступления, связанные с предоставлением за плату во временное пользование (временное владение и пользование) активов организации - в корреспонденции со счетами учета расчетов или денежных средств: Дт 51, 52, 76 Кт 91-1;
- поступления, связанные с предоставлением за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности: Дт 51,52, 58 Кт 91-1;
- поступления, связанные с участием в уставных капиталах других организаций, а также проценты и иные доходы по ценным бумагам - в корреспонденции со счетами учета расчетов: Дт 76 Кт 91-1;
- прибыль, полученная организацией по договору простого товарищества: Дт 76 Кт 91-1;
- поступления, связанные с продажей и прочим списанием основных средств и иных активов, отличных от денежных средств в российской валюте, продукции, товаров - в корреспонденции со счетами учета расчетов или денежных средств: Дт 76 Кт 91;
- проценты, полученные (подлежащие получению) за предоставление в пользование денежных средств организации, а также проценты за использование кредитной организацией денежных средств, находящихся на счете организации в этой кредитной организации: Дт 51, 52, 58 Кт 91-1;
- штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров, полученные или признанные к получению: Дт 51,76 Кт 91-1;
- поступления, связанные с безвозмездным получением активов, - в корреспонденции со счетом учета доходов будущих периодов: Дт 98 Кт 91-1;
- прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году: Дт 60,76 Кт 91-1;
- суммы кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности: Дт 60,76 Кт 91-1;
- курсовые разницы: Дт 50, 52, 58, 62 и другие Кт 91-1;
- прочие доходы, признаваемые операционными или внереализационными.
По дебету субсчета 91-2 «Прочие расходы» в течение отчетного периода находят отражение:
- расходы, связанные с предоставлением за плату во временное пользование (временное владение и пользование) активов организации, прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности, а также расходы, связанные с участием в уставных капиталах других организаций: Дт 91-2 Кт 02,05,51 и другие;
- остаточная стоимость активов, по которым начисляется амортизация, и фактическая себестоимость других активов, списываемых организацией: Дт 91-2 Кт 01, 04, 10;
- расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов: Дт 91-2 Кт 60,69, 70 и другие;
- суммы налогов, уплачиваемых по законодательству за счет финансовых результатов: Дт 91-2 Кт 68;
- проценты, уплачиваемые организацией за предоставление ей в пользование денежных средств (кредитов, займов): Дт 91-2 Кт 66, 67;
- штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров, уплаченные или признанные к уплате: Дт 91-2 Кт 51, 76;
- расходы на содержание производственных мощностей и объектов, находящихся на консервации: Дт 91-2 Кт 10, 60, 69, 70, 71 и другие;
- убытки прошлых лет, признанные в отчетном году: Дт 91-2 Кт 02, 05, 69, 70 и другие;
- отчисления в резервы под обесценение вложений в ценные бумаги, под снижение стоимости материальных ценностей, по сомнительным долгам: Дт 91-2 Кт 14,59,63;
- суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания: Дт 91-2 Кт 62, 76;
- курсовые разницы: Дт 91-2 Кт 50,52, 58, 62 и другие;
- прочие расходы, признаваемые операционными или внереализационными.
Записи по субсчетам 91-1 «Прочие доходы» и 91-2 «Прочие расходы» производятся накопительно в течение отчетного года. Ежемесячно сопоставлением дебетового оборота по субсчету 91-2 «Прочие расходы» и кредитового оборота по субсчету 91-1 «Прочие доходы» определяется сальдо прочих доходов и расходов за отчетный месяц. Это сальдо ежемесячно (заключительными оборотами) списывается с субсчета 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов» на счет 99 «Прибыли и убытки». Таким образом, синтетический счет 91 «Прочие доходы и расходы» сальдо на отчетную дату не имеет.
По окончании отчетного года все субсчета, открытые к счету 91 «Прочие доходы и расходы» (кроме субсчета 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов»), закрываются внутренними записями на субсчет 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов» [5].
Аналитический учет по счету 91 «Прочие доходы и расходы» ведется по каждому виду прочих доходов и расходов. При этом построение аналитического учета по прочим доходам и расходам, относящимся к одной и той же финансовой, хозяйственной операции, должно обеспечивать возможность выявления финансового результата по каждой операции.
4 ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ
Основным общим недостатком системы учета доходов и расходов в ТШВ «Урожай» является недостаточный контроль за деятельностью бухгалтерии со стороны руководства предприятия. При такой системе руководитель как бы не является потребителем бухгалтерской информации в той степени, в которой ему следует им быть теоретически.
Практически достаточных усилий по контролю за доходами и расходами руководитель предприятия не прикладывает, хотя нормативные требования соблюдаются им с наибольшей возможной точностью.
Практика бухгалтерского учета доходов и расходов на предприятии сталкивается со многими недостатками, связанными с действующим законодательством.
Также хочется отметить общую громоздкость законодательства, его устаревание и неприспособленность к условиям учета при помощи современной вычислительной техники.
Пути улучшения совершенствования действующей на предприятии системы учета доходов и расходов:
1) автоматизация учета доходов расходов. Внедрение на предприятии пакета автоматизированных программ. Программа дает возможности при обработке бухгалтерских проводок сразу заполнять первичные документы. После заполнения документов, содержащей все нужные статьи, появляется возможность: автоматического заполнения программой регистров бухгалтерского учета, что значительно облегчает и ускоряет процесс формирования бухгалтерской отчетности.
2) возможность создания единого стандарта на средства автоматизации учета основных средств. В настоящее время появляется все больше и больше фирм, занимающихся изготовлением и распространением программ автоматизации бухгалтерского учета. К сожалению, освоение приобретенных программ является довольно сложным процессом, а если на двух предприятиях установлены программы разных фирм, то много времени тратится на переквалификацию бухгалтера.