Значительная часть поддельных банкнот Национального банка Республики Беларусь (95,5% от общего числа) была принята кассирами предприятий торговли, акционерных обществ и других форм собственности, осуществляющих реализацию товаров и услуг за наличный расчет, а выявлена при пересчете инкассированной выручки в структурных подразделениях Национального банка Республики Беларусь [23, с.2].
Учитывая вышеизложенное, необходимо обеспечить обучение кассовых работников способам определения подлинности банкнот, обязав их при проведении валютно-обменных операций осуществлять тщательный визуальный контроль и использовать технические средства при приеме и пересчете денежной наличности, а также рекомендовать руководителям предприятий, обслуживающихся в структурных подразделениях банков, организовать работу по обучению кассиров указанных предприятий. (Постановление НБ РБ от 28.01.2006).
Существенной проблемой организации работы обменных пунктов является загруженность кассового работника операциями, которые могут быть эффективно автоматизированы. Автоматизация таких операций позволит снизить операционные издержки обменного пункта, увеличить количество обслуживаемых клиентов и даст возможность получения дополнительного дохода.
Обменные пункта каждого современного банка оснащены компьютерными системами, которые автоматизируют достаточно трудоемкие операции банковского учета. Однако таким системам присущ ряд недостатков, среди которых:
- недостаточная производительность и невозможность поддержания больших объемов данных;
- необходимость работы напрямую с базами данных (описание конфигурации, список кассиров, список допустимых валют);
- отсутствие согласованности с работой принтера;
- возможность осуществления ограниченного перечня наличных операций с иностранной валютой (размен, прием таможенных платежей, покупка-продажа, дорожных чеков и др. не поддерживаются).
Помимо отмеченных важными недостатками являются невозможность текущего контроля за работой обменного пункта, снижение качества выполнения кассиром своих функций под воздействием психологических факторов, отсутствие централизованной системы, которая позволила бы осуществлять мониторинг текущего состояния наличного валютного рынка и оперативно реагировать на изменение спроса и предложения на валюту.
Все это приводит к недостаточной эффективности деятельности банков на наличном валютном рынке.
Предлагаемый выход из данной ситуации включает следующие этапы:
1) модернизацию программного обеспечения;
2) замену технически и морально износившихся технических средств и оборудования в обменных пунктах;
3) построение локальной вычислительной сети закрытого типа.
Реализация первого этапа даст банку возможность сократить затраты времени на проведение валютно - обменных операций и оформление документов, расширить перечень проводимых операций (добавить размен, обмен, конверсию, возможность проведения других расчетов обменным пунктом при наличии внешней связи и доступа к ресурсным базам), сократить объемы работ, не требующих высокой квалификации, повысить качество обслуживания клиентов.
Выбор банком информационной системы усложняете при необходимости поддерживать высокоскоростной обмен данными между обменными пунктами, между обменным пунктом и банком, между банками. В связи с этим банкам приходится не только осуществлять техническое оснащение, но и перепроектировать всю системную инфраструктуру банка.
Сбалансированное программное обеспечение, грамотно разработанное при содействии не только программистов и руководителей подразделений, но и самих кассиров, которые помогут наиболее рационально организовать технологический цикл работы обменного пункта и выявить «узкие» места, позволит уменьшить нагрузки в пиковые часы работы пункта обмена валют.
Проведение мероприятий по реализации второго этапа даст возможность подключить устройства мониторинга за работой обменных пунктов. Кассиры при выполнении своих обязанностей не всегда могут оперативно выявлять утерянные, нелегально полученные, фальшивые документы, по которым разрешена продажа иностранной валюты. Создание системы автоматизированного контроля положительно скажется на всех агентах валютного контроля. Установив камеру слежения с фиксацией данных на сервере, в расположенном в отделении, банк получит возможность наблюдения за работой обменного пункта, а значит, выявления и устранения конфликтных ситуаций и нарушений в работекассира иоперативного реагирования в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств. Построениелокальнойсети и наличие связи между обменным пунктом и банком дает возможность проведения не только валютно-обменных операций, но и различных платежей и зачислений [17, c. 25].
К особенностям работы обменного пункта, которые должны учитываться при его техническом оснащении, относятся следующие факторы:
- работа в режиме реального времени;
- ежедневная настройка системы по ряду параметров;
- работа с документами строгой отчетности, в том числе распечатка в соответствующих местах необходимых данных;
- работа с наличными денежными средствами:
- сравнительно небольшой объем обрабатываемой информации.
В связи с этим можно предложить систему, автоматизирующую наиболее трудоемкие операции, выполняемые валютным кассиром в обменном пункте:
- настройка системы на текущий операционный день, включающая установку текущей даты, определение обменного пункта и валютного кассира, регистрация выданного аванса в валюте и в рублях, установка курсов валют;
- текущий контроль наличных денежных средств в рублях и валюте;
- подготовкаи вывод на печать отчетных форм по результатам работы за операционный день;
- проведение операций по покупке-продаже и обмену иностранной валюты;
- редактирование текущего курса валют в течение рабочего дня;
- оформление и вывод на печать справки строгой отчетности на операцию купли-продажи наличной валюты,
- ведение ежедневных реестров купли-продажи наличной валюты.
Важной особенностью проектируемого АРМ является создание дружественного интерфейса системы с пользователем, учитывающей уровень его подготовки и возможность обучения (самообучения).
Эффективность внедрения автоматизированной системы обусловлена действием ряда факторов - организационного, информационного и экономического характера.
Организационный эффект проявляется в освобождении работников от рутинных операций по систематизации и группировке учетных данных, многочисленных расчетов и записей в реестры и другой документации, сверки показателей и увеличении тем самым времени для проведения анализа и оценки эффективности принимаемых управленческих решений.
Информационный фактор эффективности выражается в повышении уровня информированности персонала.
Экономический фактор проявляется в том, что учетная информация, имеющая целью полное и своевременное отражение изменения состояния объекта и причин, влияющих на его развитие, в конечном счете направлена на улучшение использования производственных ресурсов.
Опыт эксплуатации комплексов задач показал, что в процессе автоматизации учетно-вычислительных работ достигаются снижение трудоемкости отдельных операций, рост производительности и улучшения условий труда отдельных работников, повышение оперативности, достоверности, включая подготовку отчетности при постоянно растущем объеме первичной документации без увеличения численности персонала.
Итак, экономическая эффективность складывается из двух основных компонентов:
- совершенствования производственной, хозяйственной и финансовой деятельности обменного пункта;
- сокращение затрат на проведение вычислительных операций.
Базой для оценки экономической эффективности автоматизированной системы может служить время, затрачиваемое на одного клиента в обменном пункте. К основным обобщающим показателям экономической эффективности проекта оптимизации деятельности обменного пункта относятся:
- годовой экономический эффект от разработки и внедрения автоматизированной системы;
- срок окупаемости автоматизированной системы;
- расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат.
Таким образом, годовой экономический эффект от внедрения предлагаемого проекта модернизации деятельности обменного пункта равен 1413,9 USD срок окупаемости системы составляет 7 месяцев.
Исходя из специфики деятельности банков на наличном валютном рынке, разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:
1. Функциональные возможности АРМ должны предоставить возможность выполнения в автоматизированном режиме основных операций, производимых валютным кассиром.
2. Системное программное обеспечение должно поддерживать работу в режиме реального времени и допускать проведение в больших количествах операций ввода-вывода, чтения, записи, вывода на печать.
3. Базовые программные средства должны обеспечивать перенос пакета прикладных программ на новые аппаратные платформы, без каких-либо изменений в них.
4. Прикладное программное обеспечение, кроме требуемого функционального диапазона, должно производить настройку системы на текущий операционный день в соответствии с существующей технологией работы обменного пункта.
5. Прикладные программные средства должны организовывать взаимодействие с существующей базой данных.
6. Управление АРМ должно быть простым и наглядным, а работа с использованием АРМ должна снижать количество допускаемых валютным кассиром ошибок. [17, с.18].
Реализация перечисленных требований позволит создать экономически эффективную автоматизированную систему, которая существенно повысит производительность труда валютных кассиров, увеличит пропускную способность обменного пункта, улучшит качество обслуживания клиентов.