Под информационной базой понимается совокупность сведений, включающих достаточный и необходимый объем информации обо всех существенных направлениях деятельности организации для проведения процедур управленческого анализа и принятия на его основе обоснованных управленческих решений.
Информационная база управленческого анализа формируется под влиянием объективных факторов, среди которых определенное место занимает концептуальная (методологическая и методическая) компетентность субъекта анализа (аналитик), а также техническое и организационное сопровождение информационных потоков.
Для создания информационной базы необходимо:
- определить объем, содержание, виды, периодичность анализа;
- обосновать методику аналитических процедур;
- выявить воздействующие факторы;
- сформировать систему показателей и параметров;
- определить общую потребность и характер информации по локальным целям;
- установить источники информации;
- проверить качество информации.
Таким образом, сбор, оценка и подготовка информации — один из первых (главных) этапов анализа, предопределяющих правильность его выводов, следовательно, и обоснованность принимаемых управленческих решений.
Всю информацию, необходимую для проведения управленческого анализа на предприятии любой отрасли, можно разделить на следующие категории.
Внутренняя информация:
o учетная информация;
o внеучетная информация.
Внешняя информация:
· нормативно-правовая база;
· рыночные показатели;
· справочная информация;
· информация СМИ.
Большую часть всей информационной базы составляет внутренняя информация.
Учетная информация включает в себя данные бухгалтерского, статистического и оперативного учета.
В рамках бухгалтерского учета выделяют управленческий учет и финансовый учет.
Так как любой анализ черпает информацию из бухгалтерского учета, непосредственное влияние на организацию управленческого анализа будет играть наличие и уровень развития системы управленческой учета на предприятии. На предприятии, где не ведется управленческий учет, проведение управленческого анализа будет чрезвычайно затруднено недостаточностью информации.
Недостаточный уровень развития управленческого учета ведет к формированию неполной, фрагментарной информационной базы. В данном случае процесс организации управленческого анализа потребует больших трудозатрат
Управленческий учет готовит, интерпретирует, обобщает, оформляет и передает внутренним пользователям информацию для дальнейшего тщательного анализа.
К внеучетным внутренним источникам можно отнести:
- плановые данные;
- внутренние нормативы (лимиты);
- акты различных проверок (налоговых, аудиторских, данные инвентаризации, ревизии и т.д.);
- докладные, служебные и пояснительные записки сотрудников организации.
Большое значение в методике управленческого анализа имеет внешняя информация. Объемный блок внешней информации — это законодательство. Аналитик должен не только учитывать современное состояние вопроса, но и моделировать ситуацию с учетом изменений в законодательстве.
Решения менеджеров зачастую зависят от рыночной конъюнктуры. Изменение состояния ресурсных рынков и рынков сбыта может существенно влиять на управленческие действия.
Аналитики в процессе своей деятельности собирают также справочную информацию: цены на товары конкурентов, цены на оборудование и т.д.
Информация, необходимая для проведения управленческого анализа может быть почерпнута также из средств массовой информации (СМИ). Например, сюда относится периодическая печать, публикующая годовые отчеты наиболее крупных фирм, сведения о выпуске отдельных видов продукции, кадровой политике, кадровых перестановках и т.д.
Информация для управленческого анализа должна формироваться в соответствии с принципом аналитичности.
Уровень аналитичности информации — это степень ее соответствия требованиям и целям управленческого анализа.
Аналитичность информации оценивается качественно и количественно с помощью следующих критериев:
- полнота охвата необходимых для анализа сведений (обеспеченность информацией);
- универсальность информации — возможность получения производных показателей;
- сопоставимость информации — возможность использования различных видов информации без дополнительной обработки (например, устранение влияния инфляционного фактора);
- степень достоверности информации;
- степень своевременности получения информации;
- ритмичность движения информационных потоков;
- степень готовности к механической обработке;
- низкая трудоемкость заполнения и обработки, удобство сбора и др.
Данные лишь тогда становятся информацией, пригодной для управленческого анализа, когда подвергнутся соответствующей обработке. Способы преобразования данных в управленческую (аналитическую) информацию условно подразделяются на две большие группы.
К первой группе относятся стандартные способы, которые применяются через равные промежутки времени по унифицированным отчетам и другим источникам сведений. Частота и глубина проведения таких предварительных подготовительных процедур диктуются требованиями конкретных пользователей. В современной учетной практике в любой компьютерной бухгалтерской системе имеется подсистема анализа данных. Существует множество специальных компьютерных программ для типовой обработки больших массивов разного рода данных, в том числе экономических.
Ко второй группе относятся способы преобразования, применяемые в редко встречающихся или нетипичных ситуациях, например, корреляционно-регрессивный анализ, матричный анализ, анализ сценариев и ситуаций и др.
Таким образом, выбирая тот или иной прием преобразования данных в информацию, аналитик трансформирует ее в методически обусловленную форму, позволяющую в дальнейшем определять требуемые показатели и параметры.
Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная хозяйственно-экономическая деятельность любой организации.
Главной задачей современных информационных технологий управленческого анализа является своевременное предоставление достоверной, необходимой и достаточной информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.
От точности получаемых в процессе анализа результатов зависит правильность и адекватность принятия управленческих решений, поэтому применение информационных технологий повышает эффективность аналитической работы.
Наиболее эффективной организационной формой использования информационных технологий является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) аналитиков, т.е. профессионально ориентированных малых вычислительных систем, предназначенных для автоматизации работ по экономическому управленческому анализу.
Необходимость внедрения автоматизированных информационных технологий в процессе проведения внутреннего управленческого анализа на современном предприятии очевидна. Это позволит достичь следующих целей:
- сокращения сроков обработки аналитических данных (повышение оперативности анализа);
- повышения качества и достоверности обработки за счет более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности, замены приближенных или уточненных расчетов точными вычислениями, постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически невыполнимых вручную и традиционными методами;
- повышения гибкости в управлении;
- совершенствования организации труда аналитических работников, снижения трудоемкости и стоимости аналитического процесса.
Таким образом, основное содержание процесса принятия управленческих решений — это постоянная логически последовательная работа с внутренней информацией (в первую очередь, со сведениями управленческого учета), которая реализуется посредством сбора, хранения, передачи и анализа данных о хозяйственной деятельности предприятия.
2 Практические аспекты подготовки информации для управленческого анализа
2.1 Примеры подготовки информации для проведения краткосрочного управленческого анализа
Важнейшая задача подготовки информации для целей проведения краткосрочного управленческого анализа состоит в разделении всех расходов организации на постоянные и переменные. Основной проблемой здесь является разделение условно-постоянных (условно переменных) расходов на постоянную и переменную части и приведение их к виду функции y=a+bx. Существует несколько способов выделения переменной части расходов из общей суммы: метод высшей и низшей точек, метод линейной регрессии (метод наименьших квадратов) и графический метод.
Ситуация 1.
Основным видом деятельности ООО «Маршрут» является перевозка жителей автобусами «ПАЗ». Стоимость одного такого автобуса – 215 тыс.руб., и рассчитан он на пробег 200тыс.км. Расход топлива – 30л на 100 км пробега, стоимость топлива – 5 руб./л. Через 50 тыс.км пробега необходима замена колес (шесть колес по 1000 руб.), а через 100тыс.км пробега – замена двигателя (его стоимость – 15тыс.руб.). Допустим, что никаких других эксплуатационных расходов ООО «Маршрут» не несет. Требуется определить размер постоянных и переменных расходов ООО «Маршрут», если организация планирует эксплуатировать свои автобусы до тех пор, пока их пробег не составит:
- 50тыс.км;
- 100 тыс.км;
-200 тыс.км.
Вариант 1.Администрация ООО «Маршрут» планирует эксплуатировать свои автобусы до тех пор, пока их пробег не составит 50тыс.км.