ГОСТ 6.38-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.
Стандарт устанавливает:
- состав реквизитов;
- расположение реквизитов на листе бумаги; - требования к тексту и бланкам документов.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от
27.02.98 № 28
Стандарт устанавливает современное толкование терминов: - по делопроизводству; - по архивному делу.
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.
Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
Государственные инструкции по делопроизводству:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) - называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.).
Основными задачами службы ДОУ являются:
- организация делопроизводства;
- ведение делопроизводства;
- совершенствование делопроизводства.
Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:
- управление делами;
- управление делопроизводства;
- канцелярия;
- отдел ДОУ;
- секретариат (дирекция); - инспекция при руководителе.
Положение о службе ДОУ определяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.
- Общие положения:
- отдел документационного обеспечения (в дальнейшем – «отдел») является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется исполнительному директору (заместителю директора) предприятия;
- отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия;
- в своей деятельности отдел руководствуется Уставом предприятия, настоящим положением, стандартами и нормативно-методическими документами по делопроизводству.
- Задачи:
- обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия;
- регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия;
внедрение новых информационных технологий в работе с документами.
- Структура:
- структура и штаты отдела утверждаются генеральным директором предприятия с учетом специфики работы и объема документооборота;
- в состав отдела входят: группа (участок) обработки входящих документов, группа (участок) обработки исходящих документов, группа контроля, экспедиция, копировально-множительное бюро, секретариат.
- Функции:
- организация делопроизводства на предприятии в соответствии с федеральными стандартами и нормативно-методическими документами Росархива и предприятия;
- организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия;
- прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам;
- рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия;
- организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия;
- обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них;
- составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях;
- участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии;
- разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия);
- участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством;
- оформление командировочных документов, регистрация командированных сотрудников.
- Права:
- проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер;
требовать от руководителей структурных подразделений справок, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства;
- возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных инструкцией по делопроизводству правил оформления.
- Ответственность:
- всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет руководитель отдела;
- степень ответственности других работников отдела устанавливается должностными инструкциями.
- Служебные контакты (служебное взаимодействие):
- с руководителями структурных подразделений предприятия - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству предприятия документов, использования служебной информации;
- с юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений, контрактов и других документов;
- с отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки работников отдела;
- со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
- с отделом информатизации - по вопросам проектирования, эксплуатации и внедрения автоматизированных информационных систем;
- в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:
- на экране дисплея;
- на бумажном носителе;
- на ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.
При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.
Преимущества использования электронных документов:
- компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;
- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;
- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;