- при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;
- с целью разделения труда между персоналом;
- для повышения ответственности за порученный участок работы.
Должностная инструкция:
- разрабатывается - руководителем структурного подразделения;
- визируется - юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
- утверждается - руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.
Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. Должностная инструкция должна иметь:
- наименование министерства (если является отраслевой);
- наименование организации, разработавшей инструкцию;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);
- текст;
- подписи составителей; - печать (при необходимости); - визы.
Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Служебное взаимодействие.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.
В разделе 3 (Должностные обязанности) должен быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.
Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Приказы предприятия делятся на две основные группы:
- приказы по основной деятельности (производственным вопросам); - приказы по личному составу (персоналу предприятия).
К приказам по основной деятельности относятся приказы:
- по организации работы предприятия;
- финансированию;
- планированию;
- отчетности;
- снабжению;
- реализации продукции;
- другим производственным вопросам, например:
о распределении служебных помещений; порядке и сроках хранения бухгалтерских документов; нарушении правил транспортировки грузов; создании рабочей группы по проекту; премировании сотрудников коммерческого отдела; мерах по улучшению пожарной безопасности и т.п.
К приказам по личному составу относятся приказы:
- о приеме работников;
- увольнении работников; переводе работников.
Подготовка приказа включает стадии:
- изучения существа вопроса;
- сбор необходимых сведений;
- подготовка проекта приказа;
- согласование проекта;
- подписание руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
Приказ должен иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- текст; - подпись.
Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т. д.
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:
- констатирующей;
- распорядительной.
В констатирующей части указывают основания издания приказа.
Основанием для издания приказа являются:
- нормативные документы государственных или муниципальных органов; - решения совета директоров, общих собраний акционеров; - производственная необходимость.
В распорядительной части указывают:
- «ПРИКАЗЫВАЮ»;
- «кому» (исполнителю или структурному подразделению); - «что сделать» (указывают конкретную работу); - «до какого числа» (сроки ее окончания).
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько.
В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:
- информационно-методического характера;
- повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;
- связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:
о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками; применении правил работы с конфиденциальными документами; сроках предоставления авансовой отчетности; порядке использования служебного автотранспорта; проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п.
Распоряжение государственного или муниципального органа управления правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Распоряжение должно иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Текст распоряжения состоит из двух частей:
- констатирующей;
- распорядительной.
В констатирующей части указывают основания издания распоряжения.
В распорядительной части указывают:
- «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;
- «кому» (исполнителю или структурному подразделению); - «что сделать» (указывают конкретную работу); - «до какого числа» (сроки се окончания).
Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» опускают, указывая только действие, например:
- всем сотрудникам пройти инструктаж; - работникам отдела кадров провести аттестацию;
- сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.
Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.
Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя предприятия.
Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.), например:
- о приоритетных направлениях развития фирмы;
- разработке программы электронного документооборота;
- реорганизации системы повышения квалификации работников;
- организации сайта в Интернете;
- участии в международной выставке; - внедрении рацпредложения и т.п.
Подготовка решения включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса ответственным исполнителем;
- сбор необходимых сведений;
- обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании (заседании);
- подготовка проекта решения;
- подписание руководителем и секретарем коллегиального органа (в ряде случаев всеми участниками обсуждения).
Проекты решений готовятся ответственными исполнителями по поручению коллегиального органа.
Решения оформляются на общем бланке предприятия.
Решение должно иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- наименование коллегиального органа;
- заголовок (если решение касается одного вопроса);
- текст;
- подписи.
Датой решения является дата проведения собрания (заседания).
Нумерация решений производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.) отдельно от других видов документов.
Текст решения состоит, как правило, из двух частей:
- констатирующей; - распорядительной.
В констатирующей части указывают состояние вопроса, цели, задачи или основание решения.
Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.