РЕВИЗИЯ ОПЕРАЦИЙ С
ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫМИ ЦЕННОСТЯМИ
1. Задания, последовательность и источники ревизии
Реформирования бухгалтерского учета и финансовой отчетности требует внесения коренных изменений в методологию контроля и ревизии операций с товарно-материальными ценностями. Прежде всего следует провести рационализацию управления коммерческой деятельностью, основными элементами которой являет экономическая свобода, свободное движение товаров и услуг в сфере предпринимательства, конкуренция, маркетинг, совершенное знание рынка и ценового механизма, понятия риска и оперативного реагирования на ситуацию, которая сложилась на рынке, и т.п..
Основными заданиямиревизии операций с товарно-материальными ценностями являет:
– анализ выполнения задания с товарообороту, выявления резервов увеличения его объема, уменьшения затрат и обеспечение рентабельности;
– проверка правильности документального оформления и целесообразности осуществления товарных операций, своевременное отображение их в учете;
– контроль за своевременным и полным оприходованием товарно-материальных ценностей;
– исследования товарных запасов и контроль за соблюдением их норматива;
– контроль за соблюдением правил проведения инвентаризации, своевременное выявление ее результатов;
– проверка выполнения договорных обязательств относительно поставки и сбыта (реализации) товаров;
– выявления фактов приписок и сверхнормового списания потерь товаров и т.п.
Последовательность и порядок проведения ревизии зависят от задания на ревизию и объема деятельности торгового предприятия, его структуры, состояния учета и контроля за движением товарно-материальных ценностей.
Последовательность ревизии такая. Ревизию начинают с внезапной инвентаризации денег в кассе и других товарно-материальных ценностей на складе ли в магазине. К проведению инвентаризации следует привлечь бухгалтеров, экономистов, финансистов, юристов, товароведов и других специалистов гуртовень и магазинов. Потом ревизор обследует склад или магазины, осуществляет проверку состояния складских и торговых помещений и соблюдение порядка прием и реализации товаров за количеством и качеством. Затем ревизор начинает документальную ревизию с применением приемов и способов экономического анализа.
Ревизию операций с товарно-материальными ценностями осуществляют выборочно. Однако сплошной проверке подлежат актированные потери (акты на списание боя, лома, брака, порча товарно-материальных ценностей, акты на завышение веса тары, акты на переоценку товаров), а также сравнительные ведомости, расчеты естественного убытка товаров, документы на внутреннее перемещение и возвращения товаров, затраты обращения, торговая наценка, доходы от реализации и финансовые результаты.
Сплошным способом проверяются товарные операции, если при их ревизии установлены существенные нарушения и злоупотребление.
Старательно проверяется осуществления оперативного контроля за выполнением договоров на снабжение и сбыт товаров, особенно, чем соблюдение цен и торговых наценок.
Приведем схему последовательности ревизии движения и наличия товарных запасов на оптовых составах и предприятиях розничной торговли.
Основными источниками ревизии товарных операций являет:
– договоры с поставщиками и покупателями, реестры оперативного учета и контроля их выполнения (журнал учета поступления грузов, книга учета выполнения договоров);
– поручения на получение и отпуск товаров, книга учета выданных поручений;
– товарно-транспортные накладные, накладные, счета-фактуры, платежные требования, платежные поручения, выписки со счетов в банках, товарные отчеты, отчеты кассира и кассовые книги, векселя;
– инвентаризационные описания, сравнительные ведомости, расчеты естественного убытка, расчеты затрат на остаток товаров, расчеты реализованной торговой наценки;
– акты на списание товарных потерь; регистры аналитического и синтетического учета — журналы-ордера, ведомости, карточки складского учета, товарные книги;
– финансовая, оперативная и статистическая отчетность и т.п..
2. Особенности инвентаризации товарно-материальных ценностей
Ревизия торгового предприятия (склада, магазина) начинается с инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия. Для проведения инвентаризации по распоряжению руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия по привлечению специалистов. В распоряжении отмечается склад комиссии, объем инвентаризации, порядок, начало и окончания работы.
К началу инвентаризации все операции склада или магазина прекращаются и все подсобные помещения и прочие места сохранения ценностей, которые имеют отдельные входы и выходы, пломбируются. Потом комиссия требует от заведующего складом (магазина) товарный отчет с документами на момент инвентаризации и расписку о сдаче всех документов (ее текст приведен на титульных листах описания). Отчет и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии проверяет относительно правильности их складывания, правильности цен, наличия подписей материально ответственных лиц на всех документах. Внимательной проверке подлежат документы на внутреннее перемещение товаров, когда устанавливают наличие разрешения руководителя и главного бухгалтера базы (магазина). Отчет и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии визирует, то есть ставит штамп или надписывает от руки «К инвентаризации на ...» (дата) и подписывает, что служит для бухгалтерии основой определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.
На оптовых и распределительных базах, составах, овощехранилищах, морозильниках и предприятиях розничной торговли товары в неповрежденной таре, с пломбами поставщика (в целых пронумерованных пачках, грудах, ящиках, бочках) заносятся по спецификации или маркировке, которое являет на таре или упаковке. Каждое название товара, его отличительные признаки, сорт, артикул и т.п. записывают в описание в отдельности. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку мест товаров на выборку путем раскрытия и взвешивание таких мест и делает об этом отметку в описании. Если такой выборочной проверкой будет установлен расхождения, то комиссия может провести полную их проверку с вызовом представителя поставщика.
Товар в описание записывается с подробным и правильным названием и полной характеристикой. На весовые товары, которые находятся в таре, отмечаются вес брутто и вес нетто. Если товар находится в ящиках или бочках, то рядом с фактическим наличием проставляется количество мест (ящиков, бочок и т.п.).
Неполноценные товары записываются в отдельное описание и от материально ответственного лица берут письменное объяснение. На испорченные товары составляется акт установленной формы и материально ответственное лицо также дает письменное объяснение. В бухгалтерии базы (магазина) проверяют правильность оформления инвентаризационных материалов (описаний, актов и др.), сверяют фактические остатки товаров, сопоставляя их данные с бухгалтерскими записями (по всем бухгалтерским счетам, регистрам аналитического учета — журналу-ордеру, машинограмме), потом проверяют цены, таксировка, итоги в описаниях. Выявленные ошибки должны быть выправлены и предупреждены подписями лиц, которые проверяли описи, главы инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
Товарные отчеты обрабатывают и записывают в учетных регистрах, потом составляют сравнительные ведомости.
Естественный убыток описывают на складе (в магазине) тогда, когда установленный недостаток и в границах этого недостатка, а на складе — не больше от суммы, которая остался после зачета пересортицы.
Материалы инвентаризации рассматривает руководитель предприятия, которое принимает решения относительно утверждения результатов инвентаризации, которое оформляется приказом.
Зачет пересортицы, в порядке исключения, допускается для однородных товаров, за один период и в одной материально ответственного лица при условии, что это есть следствием ошибок, просчета, если товары имеют похожесть относительно внешнего вида или упакованные в одинаковую тару при их отпуску без распаковывания.
За допущенную пересортицу на складе должны быть наложенные дисциплинарные взыскания, а при установлении пересортицы вследствие злоупотреблений, то есть злонамеренно, виновных следует привлекать к криминальной ответственности.
3. Ревизия движения и наличия товарных запасов на оптовых составах
После проведения инвентаризации товаров и выявления ее результатов ревизор начинает документальную проверку товарных операций.
Основная цель проверки товарных операций — установить своевременность и полноту оприходования материально ответственными лицами товаров, которые поступили на базу (склад), правильность их учета и обоснованность и правильность списания в расход отпущенных (отгруженных) товаров.
Ревизию товарных операций начинают с установление реального сальдо на счете 41 «Товары на складе». Путем сравнения ревизору следует установить на ближайшую к ревизии дату тождественность записей об остатках товаров на счете 41 «Товары на складе», указанных в балансе, данным Главной книги, регистров аналитического учета и лицевых счетов материально ответственных лиц (заведующий складом).
Ревизор выясняет, не ли значатся товары за уволенными материально ответственными лицами, а потом устанавливает полноту и своевременность оприходования товарно-материальных ценностей, которые поступили на оптовую базу (склад) за период, который подлежит ревизии.
Во время проверки операций относительно поступления товаров следует проанализировать записи по счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В частности, выясняют: