Мероприятия по повышению эффективности управления загрузкой гостиничного предприятия (стр. 7 из 13)

· распечатка пакета отчетов о работе гостиницы за день, которые на следующий день будут переданы руководству и в бухгалтерию;

· автоматическое начисление стоимости номера на счета гостей;

· сохранение данных и статистики за день;

· выполнение системных процедур.

Выполнение ночного аудита можно начать только при завершении всех операций за истекший день, этим и обусловлено время его проведения.

Система FIDELIOFO представляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы. Эти отчеты и прогнозы необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы. Прогнозирование является важной функцией Службы бронирования гостиницы, так как от правильного составления прогноза зависит правильное координирование работы остальных служб гостиницы. Все службы гостиницы находятся в тесной взаимосвязи. Поэтому увеличение или уменьшение загрузки гостиницы ведет к изменению графика работы всех служб. На основании прогнозов такие службы как хозяйственная, служба ресторана и другие составляют расписание работы персонала, количество работающих в день, а также в ресторане прогнозируется потребление продуктов питания на основании предполагаемой загрузки.

В системе FIDELIOFO предусмотрено соблюдение конфиденциальности при работе с информацией. То есть для каждого пользователя существует определенный набор модулей системы, с которыми он может работать. Идентификация пользователя происходит посредством имени и пароля.

Для удобства в системе предусмотрено «запирание» (реализовано через клавишу F8) системы пользователем (в случае недолгого отсутствия на рабочем месте), для последующей работы нужно ввести имя и пароль.

Также в системе ведется журнал операций, то есть имеется возможность вывести отчет о действиях каждого пользователя в системе за интересуемый период. Кроме того, карточка гостя, бронь, начисление имеют поле, куда проставляется имя создавшего их оператора (пользователя).

Достоинством системы FIDELIOFO является наличие связи с другими системами и внешними устройствами. Front Office может взаимодействовать с системами MICROS-Fidelio и третьими системами, FrontOffice и система SalesandCatering, FrontOffice и система HRSBackOffice, телефонные системы и системы тарификации телефонных звонков, система управления рестораном Micros, системы электронных замков, система авторизации кредитных карт, инженерный модуль и модуль управления энергией, система голосовой почты, системы Мини-баров.

1. Программный интерфейс с ресторанной системой MICROS позволяет закрывать счета в ресторанах, барах и других точках продажи на номер клиента, если он проживает в гостинице. Интерфейс устроен таким образом, что при закрытии чека в ресторанной системе MICROS официант или бармен может выбрать вид оплаты «отнесение на комнату», проверить, кто в данный момент проживает в этой комнате и, получив подпись клиента, отправить начисление на его счет в гостинице. Вместе с суммой начисления на счет клиента попадает название точки продажи, дата и время закрытия чека, номер чека, а в случае работы расширенного интерфейса и детали чека (то есть подробный счет из ресторана с перечнем блюд и цен). Начисления попадают на счет клиентов в онлайновом режиме, то есть сразу же.

1. Это приносит огромные удобства как клиентам гостиницы – не нужно носить с собой наличные, предоставляется возможность расплачиваться по своим счетам один раз и так далее, так и руководству гостиницы – оперативно получать финансовую информацию.

2. Интерфейс с программным обеспечением телефонной станции гостиницы работает с несколькими видами АТС, используемых в гостиницах. Такой интерфейс позволяет контролировать телефонные звонки клиентов гостиницы, автоматически начислять на счета клиентов плату за телефонные разговоры в соответствии с заведенной тарифной сеткой.

3. Интерфейс с бухгалтерскими системами позволяет автоматически делать проводки в бухгалтерской системе. Это сильно облегчает работу бухгалтера, так как по правилам ведения учета бухгалтер обязан показывать реализацию ежедневно, отдельно по каждому типу клиентов, а это в зависимости от величины гостиницы, ее загрузки и спектра предоставляемых услуг до сотни проводок ежедневно.

4. Программный интерфейс с телевизионными системами.

5. Программный интерфейс с ресторанной и складской системой FIDELIOF&B, что позволяет персоналу ресторана получать информацию о загрузке гостиницы и планировать количество посетителей ресторанов и баров.

6. Программный интерфейс FIDELIOEND, которая позволяет оперативно отслеживать состояние номерного фонда.

7. Программный интерфейс с системой автоматического запирания и отпирания дверей в номерах, которая позволит отпереть дверь каждого номера в случае, если произведена операция заселения.

8. Программный интерфейс с системой электронной авторизацией кредитных карт.

2.2. Анализ динамики загрузки гостиницы ЗАО «Шератон Палас Отель»

Для подбора и систематизации исходного материала для выполнения дипломного проекта используется модуль «Reports» системы FIDELIO, предназначенный для составления различного вида статистических отчетов. Целью данного дипломного проекта является рассмотрение проблемы управления заполняемостью гостиничного предприятия. Были просмотрены финансовые и статистические отчеты, в той или иной мере характеризующие загрузку предприятия в отчетных периодах.

На основании данной информации для изучения динамики загрузки предприятия были выделены следующие временные интервалы: неделя, месяц, год.

На основании отчетных документов предприятия можно проследить следующую тенденцию в динамике загрузки предприятия.

Рис. 1. Динамика недельной загрузки ЗАО «Шератон Палас Отель», %

Рис 2. Динамика среднемесячной загрузки ЗАО «Шератон Палас Отель», %

Рис. 3 Динамика среднегодовой загрузки ЗАО «Шератон Палас Отель»,%

Проанализировав динамику недельной загрузки предприятия можно выявить следующую тенденцию. В понедельник загрузка номерного фонда составляет чуть более 80%. Однако уже во вторник наблюдается резкий подъем уровня заполняемости до 110%. Предприятие оказывается в ситуации «перебронирования» (overbooking), что может повести за собой целый ряд негативных обстоятельств, как для предприятия, так и для гостей. В среду тенденция «овербукинга» сохраняется, загрузка номерного фонда составляет 103%. Однако по сравнению со вторником процент бронирований уже несколько ниже. В четверг наступает ситуация, наиболее близкая к идеальной. В пятницу и субботу наблюдается значительный спад загруженности номерного фонда предприятия. В воскресение загрузка уже несколько выше, чем в субботу.

Из диаграммы, характеризующей среднемесячную загрузку предприятия можно определить, что тенденция, представленная в диаграмме недельной загрузки, сохраняется на протяжении всего месяца.

Из диаграммы среднегодовой загрузки видно, что самые благоприятные месяцы для заполняемости номерного фонда предприятия – это февраль, март, апрель, октябрь, ноябрь, декабрь. Иными словами – начало и конец года. Значительный спад наблюдается в январе, мае, а также на протяжении всех летних месяцев.

2.3. Анализ показателей динамики загрузки гостиницы «Шератон Палас Отель»

Так как гостиница в основном, ориентирована на иностранных туристов, приезжающих в Москву с деловыми целями, то динамика средней недельной загруженности предприятия характеризуется, в первую очередь, темпом деловой жизни в городе. Как уже говорилось выше, пик деловой активности приходится на вторник и среду. В остальные дни недели загрузка гостиницы значительно ниже.

Это характеризуется рядом признаков:

· недостатком рекреационных возможностей предприятия;

· низким уровнем экскурсионного обслуживания;

· отсутствием гибкой системы скидок в выходные дни;

· отсутствием специальных предложений в периоды низкой загрузки;

· отсутствием хорошей рекламы.

По вторникам и средам предприятие, наоборот, оказывается переполненным. Возникает ситуация «овербукинга». Несмотря на то, что высокий уровень загрузки чрезвычайно благоприятен для гостиницы, такая ситуация может повлечь за собой и негативные последствия как для гостей, так и для предприятия. В первую очередь, постоянные гости, которые приезжают без предварительного бронирования, часто не имеют возможности поселиться в гостинице. Вследствие этого, они вынуждены останавливаться в других отелях, что влечет за собой потерю гостиничным предприятием своих постоянных клиентов. Часть приезжающих в это время гостей, имеющих гарантированное бронирование и соответствующий бланк подтверждения, заселяется в другие гостиницы, что не соответствует их ожиданиям от выбранного ими отеля. Хотя в данном случае гостиница и берет на себя оплату расходов на проживание и транспортировку, есть большая вероятность, что эти гости больше никогда не приедут в отель и общее впечатления от выбранной ими гостинцы останутся крайне низкими. Ситуация «овербукинга» может быть обусловлена:

· нечеткими прогнозами загрузки предприятия;

· стремлением «забить» гостиницу до отказа, не проведя предварительный анализ приезжающих гостей;

· низким процентом «гарантированных» бронирований по сравнению с «негарантированными»;

· отсутствием четкого разделения обязанностей, наличием дублирования функций между отделами, ответственными за принятие заявок на бронирование номеров гостиницы.

Среднегодовая загрузка предприятия также обусловлена изменениями темпа деловой жизни города. В январе и мае большинство компаний, фирм и предприятий закрыты на праздничные каникулы. Загрузка номерного фонда в эти месяцы традиционно низкая – 60% и 55% соответственно. На мой взгляд, это обусловлено: