При оформлении банковских операций необходимо обеспечивать контроль за законностью операций и сохранностью средств.
Ответственный исполнитель должен проверить соблюдение установленных правил расчетов, правильность оформления документа и заверить его своей подписью. Если документ подлежит дополнительному контролю, то он передается контролирующему работнику. В ходе проверки контролеры пользуются образцами подписей работников банка, а также образцами подписей и оттисками печатей клиентов банка. После проверки контролером операция исполняется.
Все проведенные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета, которые систематизируют их с различной степенью детализации. Наиболее общие счета - синтетические - определены планом счетов, который является экономически обоснованным систематизированным перечнем счетов бухгалтерского учета. Действующий план счетов приведен в приложении.
Наличие единого перечня счетов позволяет сделать информацию о деятельности банка доступной для сторонних пользователей и обобщать ее в единой отчетности Центрального Банка России. Детальную информацию дают аналитические счета, причем, степень детализации определяется потребностями управления банком.
Все счета делятся на балансовые и внебалансовые.
Учет по балансовым счетам ведется способом двойной записи, которая обеспечивает получение баланса банка. По внебалансовым счетам учет ведется по приходу и расходу без применения двойной записи.
Коды балансовых счетов состоят из 3-х знаков. Первые два знака слева - счета первого порядка, которые детализируются с помощью третьего знака на счета второго порядка. Например:
01Фонды банка
010 Уставный фонд
011 Резервный фонд
012 Специальные фонды.
Коды внебалансовых счетов состоят из четырех знаков, причем
первые два из них - "99".
Операции, проведенные за день, обобщаются в ежедневной отчетности, которая включает баланс и отчет по внебалансовым счетам.
Бухгалтерский баланс - это группировка хозяйственных средств и источников их образования в денежном выражении на определенную дату. Баланс представляет собой основную форму бухгалтерской отчетности, которая характеризует финансовую деятельность банка и используется для ее анализа и контроля. В нем отражается состояние привлеченных и собственных средств банка, а также их размещение в кредитные и другие операции.
Баланс банка, в отличие от балансов предприятий производственной сферы, построен по принципу односторонней группировки счетов. В одном его разделе могут быть активные, пассивные и активно-пассивные счета. Баланс составляется ежедневно.
На 1 число следующего за месяцем отчета бухгалтерский баланс и другие отчетные формы представляются в Главное управление Центрального Банка РФ.
Оперативное составление отчетности требует четкой организации бухгалтерского учета в банке.
Большинство операций банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгатгерском учете на основании денежно-расчетных документов. Формы документов унифицированы и изготашш-ваются типографским способом в виде стандартных бланков или печатаются на ЭВМ. Каждый стандартный документ содержит основные реквизиты: название документа, номер формы, номер документа и дата его выписки, наименование и местонахождение предприятия-плательщика и получателя средств, номера счетов в банке, назначение платежа (содержание операции), сумму операции, коды для обработки информации клиента, его подписи и печать, подписи работников банка, проверивших документ.
Все документы должны быть правильно и четко оформлены. Исправления в банковских денежно-расчетных документах не допускаются.
По месту формирования документы подразделяются на банковские, состаатяемые банком, и клиентские, поступающие от предприятий и организаций, а также граждан. Примером банковских документов являются кассовые (приходные и расходные), мемориальные ордера, распоряжения о выдаче кредита на оплату расчетных документов, авансовые отчеты подотчетных лиц. К клиентским документам относятся платежные требования, поручения, чеки, срочные обязательства по ссудам и др.
Денежно-расчетные документы по характеру банковских операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.
Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. К приходным кассовым документам относятся: объявления клиентов на взнос денег в кассу банка, приходные кассовые ордера, квитанции приема денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера. Чековые книжки (именные и на предъявителя) выдаются клиентам банка по их заявлениям. Расходными кассовыми ордерами оформляется выдача вкладов. Приходные и расходные кассовые ордера применяются и при совершении внутрибанковских операций, например: возврат подотчетных сумм; выплата авансов и заработной платы работникам банка.
Мемориальные документы используются для безналичных перечислений по счетам. К ним относятся представляемые банку клиентами платежные требования, поручения, расчетные чеки и др. документы, а также мемориальные ордера для оформления операций при частичной оплате платежных поручений, частичном погашении ссуд и т. п.
К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера. Этими документами оформляются прием и выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.
Все кассовые и мемориальные документы, служащие основанием для совершения банковских операций, должны иметь подписи должностных лиц банка, оформивших и проверивших их. Подписавшиеся лица несут ответственность за законность операции и правильное оформление документа. Некоторые операции подвергаются дополнительному контролю и поэтому подписываются, после ответственных исполнителей, старшими по должности работниками банка. Например, главный бухгалтер подписывает все документы по операциям, произведенным по счетам клиентов без их поручений или требований и распоряжений кредитного отдела, документы по внутрибанковским операциям, по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой.
Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка, которые инструктируют сотрудников, распределяют и закрепляют за ними места для хранения документов в шкафах и других хранилищах. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетовых или кредитовых балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Документы за истекший день должны быть оформлены не позднее, чем на следующий день. Количество и общая сумма документов заверяется на обложке подписями формировавшего работника, главного бухгалтера или его заместителя, а по кассовым документам -также старшего кассира.
Изъятие документов по вкладам допускается лишь по требованию судебных или следственных органов в связи с уголовными делами.
При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия за подписями главного бухгалтера банка или его заместителя. В акте или протоколе должно быть точно указано, по чьему требованию документ изымается. Второй экземпляр акта или протокола вручается указанному представителю.
На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.