Форма Книги учета доходов и расходов для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения в соответствии с гл. 26.2 НК РФ утверждена Приказом Министерства Финансов РФ от 31 декабря 2008 г. № 154н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, и порядок их заполнения».
В 2006-2008 годах действовала книга, утвержденная Приказом Минфина России от 30 декабря 2005г. 167н. (в ред. Приказа Минфина России от 27.11.2006 № 152н). С 2009 года вводится новая книга (сама форма практически не изменилась) и новый Порядок её заполнения.
Согласно решению Верховного Суда от 26.05.2006 по делу ГКПИ 06-499 в книге доходов и расходов признаны недействующими графы с названиями «Доходы - всего» (графа 4) и «Расходы – всего» (графа 6).
В соответствии с Приказом отражения хозяйственных операций Книга учета доходов и расходов заводится на один календарный год. Все хозяйственные операции нужно фиксировать в ней в хронологическом порядке позиционным способом, основываясь на данных первичных документов, при этом записи в Книге производятся только на русском языке. К первичным документам также предъявляются определенные требования – если они составлены на иностранном языке, то налогоплательщику необходимо иметь построчный перевод на русский язык.
Министерство РФ по налогам и сборам разрешает вести Книгу учета доходов и расходов как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета доходов и расходов в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (налогового) периода вывести ее на бумажные носители. На каждый очередной налоговый период открывается новая Книга учета доходов и расходов.
Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя - при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа до начала ее ведения. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя - при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.
Книга учета доходов и расходов, ведение которой в течение налогового периода осуществлялось в электронном виде, после выведения на бумажные носители по окончании налогового периода должна быть представлена в налоговый орган для заверения должностным лицом налогового органа не позднее срока, установленного для представления налоговой декларации по итогам налогового периода статьей 346.23 Налогового кодекса РФ.
Исправление ошибок в Книге учета доходов и расходов должно быть обоснованно и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя - при ее наличии).
Книга учета доходов и расходов содержит титульный лист, а также три раздела, которые и придется заполнять налогоплательщикам:
I раздел «Доходы и расходы»;
II раздел «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за отчетный (налоговый) период;
III раздел «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения».
В первую очередь заполняется титульный лист, в котором указываются все необходимые сведения о налогоплательщике единого налога.
В строке «Налогоплательщик (наименование организации)» указывается полное наименование организации, а также указывается код по ОКПО (Общероссийскому Классификатору предприятий и организаций). Код по ОКПО присваивается органом государственной статистики при постановке организации на учет в этом органе. Он указывается органом статистики в «Информационном письме об учете в Едином государственном регистре предприятий и организаций (ЕГРПО)», которое выдается организации на руки в единственном экземпляре.
Строка «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет в налоговом органе организации» предназначена для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. В ней указываются ИНН и КПП, присвоенные фирме, которые проставляются из документа, подтверждающего постановку организации на учет в налоговом органе. Данные об ИНН и КПП берутся из «Свидетельства о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации (форма № 1-1-Учет Приложение 1 к Приказу МНС РФ от 01 декабря 2006 г. № САЭ-3-09/826@ «Об утверждении форм документов, используемых при постановке на учет и снятии с учета российских организаций и физических лиц», которое выдается налоговым органом налогоплательщику в единственном экземпляре.
А теперь рассмотрим порядок заполнения непосредственно Книги учета доходов и расходов (Приложения 2, 4). Раздел I «Доходы и расходы» предназначен для учета доходов и произведенных им расходов. В данном разделе доходы отражаются в день поступления средств на счета в банках, а расходы после из фактической оплаты. Это означает, что регистрация хозяйственных операций производится кассовым методом.
Графы 1, 2 и 3 раздела I предназначены для отражения порядкового номера хозяйственной операции, даты и номера первичного документа и содержание регистрируемой операции соответственно.
Графы 4 и 5 служат для отражения доходов и расходов в стоимостном выражении, рассчитываемых в соответствии с правилами НК РФ и рассматриваемых в статье 346.15 «Порядок определения доходов» и в статье 346.16 «Порядок определения расходов». Графа 5 в обязательном порядке заполняется налогоплательщиком, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов.
Доходы и расходы определяются и записываются в Книге учета доходов и расходов налогоплательщиком как отдельно за каждый квартал, так и нарастающим итогом с начала налогового периода (года) по истечении соответствующего отчетного (налогового) периода – за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год.
Раздел II заполняется налогоплательщиком, выбравшим в качестве объекта налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов".
При заполнении данного раздела налогоплательщиком указывается отчетный (налоговый) период, за который производится расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) основных средств и нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
Расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемые в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 346.16 Кодекса, отражаются в разделе позиционным способом отдельно по каждому объекту, в последнее число отчетного (налогового) периода в размере уплаченных сумм. При этом в течение налогового периода расходы принимаются за отчетные периоды равными долями. Указанные расходы учитываются только по основным средствам и нематериальным активам, используемым при осуществлении предпринимательской деятельности.
Раздел III заполняется налогоплательщиком, выбравшим в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, и получившим по итогам предыдущего (предыдущих) налогового (налоговых) периода (периодов) убытки от осуществляемой предпринимательской деятельности, в отношении которой применяется упрощенная система налогообложения.
Налогоплательщик вправе осуществлять перенос убытка на будущие налоговые периоды в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток. Налогоплательщик вправе перенести на текущий налоговый период сумму полученного в предыдущем налоговом периоде убытка. Убыток, не перенесенный на следующий год, может быть перенесен целиком или частично на любой год из последующих девяти лет. Если налогоплательщик получил убытки более чем в одном налоговом периоде, перенос таких убытков на будущие налоговые периоды производится в той очередности, в которой они получены.
Доходная и расходная части Книги учета доходов и расходов
Доход экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той или иной мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в отношении различных доходов на основе соответствующих глав НК РФ.
Для налогового учета, согласно статье 346.15 НК РФ в состав доходов организаций, облагаемых единым налогом, включаются: