2.4 Инвентаризация товаров на оптовых складах и учет ее результатов.
Инвентаризацию товаров на оптовых складах проводят с целью контроля за их сохранностью, соблюдением условий хранения товарно-материальных ценностей, проверки рабочего состояния весоизмерительного оборудования, ведения складского учета, выявления неходовых, залежалых, с истекающими сроками реализации, подлежащих уценке товаров, их порчи, боя, применения мер к сокращению товарных потерь и приведения учетных данных в соответствие с фактическим наличием ценностей.
В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» сроки проведения инвентаризации имущества устанавливаются руководителем предприятия.
Инвентаризацию товаров в обязательном порядке проводят; при смене собственника или реорганизации предприятия; при ликвидации предприятия; перед составлением годовой отчетности; при смене руководителя предприятия или материально ответственных лиц; при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие); по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.
Порядок инвентаризации товаров на оптовых складах регламентируется Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30 мая 2003 г. №89 «Об утверждении типового плана счетов бухгалтерского учета и инструкции по применению типового плана счетов бухгалтерского.
Инвентаризацию товаров на оптовом складе проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом (распоряжением) руководителя предприятия. В состав комиссии входит не менее трех человек. Председателем инвентаризационной комиссии, как правило, назначают представителя администрации оптового предприятия.
Приказ (распоряжение) о назначении инвентаризационной комиссии, в котором также указывают объекты, порядок и продолжительность инвентаризации, подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия. Распоряжение регистрируют в книге учета инвентаризаций и под роспись в данной книге вручают председателю комиссии за 2-3 часа до начала проведения инвентаризации. Внезапность инвентаризации - важнейший принцип ее проведения.
На оптовом складе до начала проверки фактического наличия товаров инвентаризационная комиссия проводит следующие первоочередные меры:
- пломбирует входы и выходы (кроме одного) всех помещений, где хранятся ценности;
- проверяет исправность и соблюдение сроков клеймения весоизмерительного оборудования:
- проверяет и визирует последний на дату инвентаризации товарный отчет материально ответственного лица с приходными и расходными документами, с указанием на каждом из них «До инвентаризации на... (дата)» и подпись председателя инвентаризационной комиссии. Отчет передают в бухгалтерию, который служит основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным;
- берет расписку у материально ответственного лица, которая оформляется на титульной странице инвентаризационной описи, о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Проверку фактического наличия товаров комиссия проводит в порядке их расположения в помещении путем их пересчета, перевешивания, перемеривания.
Сведения о фактическом наличии товаров записывают в инвентаризационную опись товаров в торговле. Не допускается вносить в опись данные об остатках товаров со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского или складского учета без проверки их фактического наличия.
Товары на оптовых складах и подготовленные к отправке, находящиеся на складе, включают в общую инвентаризационную опись и обязательно проверяют, не списаны ли они материально ответственным лицом в расход. Товары, поступившие на склад во время инвентаризации, заведующий складом принимает в присутствии инвентаризационной комиссии. Приходные товарные, товарно-транспортные накладные на эти товары председатель инвентаризационной комиссии визирует с надписью «Поступили во время инвентаризации, в опись и в отчет не включены». Документы на поступившие во время инвентаризации товары заведующий складом включает в первый отчет после инвентаризации.
При инвентаризации товаров описи составляют в двух экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и один экземпляр материально ответственным лицом, а при передаче товарно-материальных ценностей - в трех экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и по одному экземпляру каждым материально ответственным лицом, сдающим и принимающим ценности. Все экземпляры инвентаризационной описи являются действительными и заполняются от руки или с использованием ЭВМ. Запись в них производят четко, ясно, без помарок и подчисток, с полным заполнением всех реквизитов. Исправление допущенных ошибок производят корректурным способом без копирки во всех экземплярах инвентаризационной описи.
Результаты инвентаризации товаров по продовольственным складам бухгалтерия должна вывести не позднее трех дней, а по непродовольственным складам - не позднее пяти дней после окончания инвентаризации. Для выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей Сличительные ведомости составляют вручную или с использованием ЭВМ.
Предварительно в инвентаризационной описи по каждому наименованию товаров отражают данные бухгалтерского натурально-стоимостного учета на дату инвентаризации. Сличение в инвентаризационной описи фактического наличия с данными бухгалтерского учета по каждому наименованию (номенклатурному номеру) товаров позволяет выявить и записать в сличительную ведомость первоначальный результат: недостачи и излишки товаров, с указанием наименования, характеристики, номенклатурного номера товарно-материальных ценностей, единицы измерения, количества и суммы. Выявленные недостачи товаров должны быть списаны с подотчета заведующего складом, а излишки оприходованы в подотчет заведующего складом с учетом полученных результатов в сличительной ведомости.
По недостающим после взаимозачета товарам, по которым установлены нормы естественной убыли, бухгалтер составляет расчет естественной убыли товаров за межинвентаризационный период. Естественную убыль товаров отражают в сличительной ведомости в пределах фактической недостачи товаров соответствующего наименования и списывают за счет начисленного резерва на естественную убыль, а при его отсутствии или недостатке - на издержки обращения оптовых предприятий по покупным ценам.
Окончательный результат инвентаризации - окончательные недостачи (излишки) товаров по количеству и сумме, включая суммарные недостачи (излишки) по каждому их наименованию определяют следующим образом: из первоначальной недостачи (первоначальных излишков) товаров вычитают недостачи (излишки), участвующие во взаимозачете пересортиц, и естественную убыль товаров в пределах норм. Окончательные недостачи товаров относят на виновных лиц и взыскивают по продажным ценам (с налогом на добавленную стоимость). Окончательные излишки товаров приходуют в подотчет заведующего складом с отражением внереализационных доходов по покупным ценам.
Сличительную ведомость результатов инвентаризации товаров по складу подписывает бухгалтер-составитель, главный бухгалтер предприятия, заведующий складом, председатель инвентаризационной комиссии. Все инвентаризационные материалы (инвентаризационную опись, сличительную ведомость, протокол инвентаризационной комиссии, заключения служб и отделов, письменное объяснение материально ответственных лиц) передают на рассмотрение руководителю оптового предприятия. Решение по результатам инвентаризации руководитель оптового предприятия утверждает приказом, в котором обязательно отмечают относится ли недостача к мелким и подлежит взысканию с виновных лиц или к крупным недостачам с привлечением виновных лиц к ответственности по закону.
На основании сличительной ведомости, утвержденной руководителем предприятия, результаты инвентаризации товаров на складе отражают в регистрах стоимостного (журнале-ордере № 1) и натурально-стоимостного учета (карточках складского учета товаров) в том отчетном периоде, в котором инвентаризация была закончена, а также в журнале-ордере № 10 по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», счета 98 «Доходы, будущих периодов», субсчета 4 «Разница сумм».
Синтетический учет отражения результатов инвентаризации товаров рассмотрен в таблице 3.
Таблица 3.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция сетов | ||||
| Дебет | Кредит | |||||
| 1. | На основании сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей: | |||||
| а) излишки по учетным ценам (свободным отпускным ценам) | 41 | 92/1 | ||||
| б) недостача по учетным ценам (свободным отпускным ценам) | 94 | 41 | ||||
| 2. | По решению руководителя организации и постоянно действующей инвентаризационной комиссии недостача взыскивается с материально-ответственного лица: | |||||
| а) недостача взыскивается с виновного лица (стоимость недостающих товаров по учетным (свободным отпускным ценам) с НДС | 73/2 | 94 | ||||
| б) разница в стоимости между учетными (свободными отпускными ценами) и рыночными ценами | 73/2 | 98/4 | ||||
| в) НДС на разницу в стоимости между учетными (свободными отпускными ценами) и рыночными ценами | 73/2 | 68 | ||||
| 3. | Погашение недостачи виновным лицом: а) внесением денег в кассу | 50 | 73/2 | |||
| б) путем удержания из заработной платы | 70 | 73/2 | ||||
| 4. | Одновременно с погашением недостачи виновным лицом закрывается счет 98/4 на сумму разницы в стоимости между учетными (свободными отпускными ценами) и рыночными ценами | 98/4 | 92/1 | |||
| 5. | Если суд вынесет решение о невозможности взыскать недостачу, тогда она списывается на внереализационные расходы | 92/2 | 94 | |||
3. Учетная политика и практика учета товаров в ООО «АДГО».