Распорядительные документы содержат приказ на совершение хозяйственной операции. Они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей являться не могут (приказы о зачислении на работу, отпуска и др.).
Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.
Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах (расчеты, группировочные ведомости).
Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, "Требование на отпуск материалов" содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операций - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок в них.
Первичные документы - документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).
Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (разовые наряды), а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях (накопительные наряды).
Внутренние документы составляются и используются непосредственно в организации (наряды, накладные), а внешние поступают от других организаций и лиц и используются в данной организации (платежные поручения, счета, чеки).
33.Виды классификаций документов и их характеристика (+ см.№32).
Документ- письменное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции или права на ее совершение. Бухгалтерский документ, как правило, составляются по установленным формам на бланках, отпечатанных типографским способом. В отдельных случаях, когда для документального оформления какой-либо хозяйственной операции нет утвержденной формы документа (бланка), допускается составление документов произвольной формы.
Классификация документов –это группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.
По назначению:
1.распорядительные
2. оправдательные
3. комбинированные
4. документы учетного оформления.
По порядку составления
1.первичные
2. сводные
В зависимости от способа отражения хозяйственных операций:
1.разовые
2.накопительные
По месту составления
1.внутренние -документы, составленные на данном предприятии.
2.внешние - поступают от других предприятий
По качественным признакам:
1.полноценные - составлены по установленной форме, имеют все обязательные реквизиты и правильно отражают действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.
2.неполноценные –не удовлетворяют вышеуказанным требованиям.
По степени механизации учета:
1.составленные полностью или частично механизированным способом
2.заполняемые вручную
34.Проверка документов, виды проверок.
Документы, которыми оформлены хозяйственные операции, подвергаются проверке, которая состоит из 3 этапов.
1. проверка полноты его содержания (формальная проверка): проверяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи и нет ли в нем подчисток, помарок, не оговоренных исправлений.
2. арифметическая (счетная проверка): позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Такая проверка обязательна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего 2 видов:
-не дописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний;
-”перевертыши”, например вместо числа 89 пишется ж механически 98.
Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнимательности, усталости и сторонних помех;
3.проверка по существу (логическая проверка): цель - выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется, была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме.
После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.
Гашение - отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) “получено”, “оплачено” или “погашено”. Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергают, все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение проводится путем проставления на документах разметочного штампа.
35.Инвентаризация: понятие, виды, основания проведения.
Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре.
Причины проведения инвентаризации:
-ошибки при отпуске и приеме ценностей;
-неисправности оргтехники;
-наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл);
-хищения и злоупотребления;
-контроль действия материально ответственных лиц.
Виды инвентаризации:
1.полная - проверяются все виды имущества организации. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.
2.частичная - предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).
3.плановая - осуществляется в соответствии с установленным графиком, например, перед составлением годового отчета,
4.внеплановая (внезапная) - осуществляется по мере необходимости (смена материально-ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.).
Основания проведения инвентаризации:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годового отчета;
- при смене материально ответственных лиц;
- при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.;
- при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ создаются и рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.
36.Отражение в учете результатов инвентаризации.
Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в порядке, предусмотренном действующими нормативными документами. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ ИЗЛИШКОВ
Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы".
При оприходовании объектов основных средств, оказавшихся в излишках при инвентаризации, следует применять счет 08 "Вложения во внеоборотные активы".
Оказавшиеся по результатам инвентаризации в излишках объекты основных средств приходуются в бухгалтерском учете следующими записями:
1. Дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы"
- основное средство оприходовано в оценке по рыночной стоимости.
2. Дебет счета 01 "Основные средства" Кредит счета 08 "Вложения во внеоборотные активы"
- принятое в эксплуатацию и оформленное в установленном порядке основное средство оприходовано по окончательно сформированной первоначальной стоимости.
ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ НЕДОСТАЧ
В бухгалтерском учете делаются записи по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетами их учета (например, 01 "Основные средства", 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция" и т.п.). Недостающие товарно-материальные ценности отражаются по фактической себестоимости, а основные средства - по остаточной.
ОТРАЖЕНИЕ НЕДОСТАЧ В ПРЕДЕЛАХ ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ
Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу), например, в дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу".