Реферат по дисциплине «Архивоведение»
По теме Сравнительный анализ «Основных правил работы ведомственных архивов» и «Основных правил работы архивов организаций»
Задачи, функции, права, ответственность архивов.
| Характеристики | Ведомственный архивов | Архив организации |
| Задачи | 1) Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; Использование хранящихся в архиве документов; | |
| 1. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводственных подведомственных организациях; | 1 создание научно-справочного аппарата к документам архива; 2 организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов АФ РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ. 3. осуществляют прием электронных документов, обеспечивают сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение | |
| Функции | 1. ведут списки организаций (структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов; 2. принимают упорядоченные документы организаций (структурных подразделений для архивов организаций) – источников комплектования архивов; 3. учитывают, обеспечивают сохранность принятых в архив документов; 4. создают, поддерживают в актуальном состоянии НСА к документам архива; 5. проводят экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; 6. участвуют в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и ДОУ; 7. участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы ДОУ, в том числе в организациях – источниках комплектования архива; 8. осуществляют проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях- источниках комплектования; 9. осуществляют использование документов по запросам организации и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; | |
| 1. осуществляет фондирование принятых в архив и документов; 2. осуществляет и организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения; 3. осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий; 4. представляет ежегодно в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве. 5. Центральный архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли, вносит предложения руководству министерства о совершенстве архивного дела и делопроизводства; | 1. организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений. | |
| Права | 1.Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива. | |
| 1. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива; | 1. требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии; 2. контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива; 3. участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления | |
| Ответственность | В нормативном акте не оговорено | 1. несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; 2. утрату и несанкционированное уничтожение документов; 3. необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности; 4. нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством |
Организация документов в архиве
| Характеристики | Ведомственный архив | Архив организации |
| Классификация документов в пределах архива | 1.Разновидностями архивного фонда являются: архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности; объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации; коллекция называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.). | |
| Организация документов в пределах архивного фонда | 1.Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков: - структурного (в соответствии со структурными подразделениями); - хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы); - функционального, отраслевого, тематического, предметно - вопросного; - номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов); - корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); - географического; - авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов). 2. Сочетание структурного и хронологического признаков дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически - структурный и структурно - хронологический. 3.Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой. 4. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям. 5. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации. 6. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации. 7. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись 8. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее: - дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством; - планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода; - дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством; - в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по значимости этих подразделений | |
В «Основных правилах организации работы ведомственных архивов» информация о
определении хронологических границ фонда раскрыта наиболее полно, так как уделено внимание определению хронологических границ фонда организации в связи с введением или изменением административно-территориального деления, определению хронологических границ фонда в связи с реорганизацией организации – фондообразователя.
Учет документов в архиве
| Характеристики | Ведомственный архив | Архив организации |
| Общие требования | 1.Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов 2. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения. 3. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ - соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах. | |
| Учетные документы | 1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются: - книга учета поступления и выбытия документов для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов; - список фондов - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров; - лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; - описи дел - для поединичного и суммарного учета дел; - опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных де - описи страхового фонда документов - для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов - лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле - книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов | |
| 1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются: - утвержденные ЦСУ СССР формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве. - В делах по личному составу составляются внутренние описи документов. На каждый фонд ведется дело фонда. | 1. Основными учетными документами в архиве организации являются: список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших); реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава; паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации; книга учета поступления и дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы: паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря .... г.; паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря .... г. 2. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д. 3. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт). Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД. | |
В данном подразделе в «Основных правилах работы архивов организации» вводятся определения учет документов, архивный шифр, учетный документ, единица хранения.