Банк на основе реестра зачисляет на расчетный счет поставщика причитающиеся ему денежные средства, а в документах на их зачисление отмечаются даты реестров и суммы денежных средств. Таким образом, контроль за использованием банковских карт осуществляется как поставщиком, так и непосредственно держателем карты.
Аналитический учет банковских карт ведется по банкам-эмитентам, по видам карт и работникам, использующим эти карты.
Таким образом, по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет», отражаются суммы, поступившие на специальный карточный счет с расчетного счета организации, по кредиту — суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку-эмитенту за обслуживание. Сальдо по субсчету показывает остаток средств, не использованных по банковским картам на конец месяца.
Информация о движении средств по счету 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет», обобщается (с помощью компьютерной обработки) в ведомости с отражением сальдо дебетовых и кредитовых оборотов в разрезе корреспондирующих счетов.
Как уже говорилось ранее исследуемое предприятие имеет только один расчетный счет в банке. Следовательно по счетам 52 и 55 операций у данного предприятия не осуществляется.
2.3. Инвентаризация денежных средств и денежных документов
Правила проведения инвентаризации кассовой наличности регулируются Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 г, № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Согласно п. 3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совeтa директоров Центрального банка Р Ф от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18 в ред. Письма ЦБ РФ от 26. 02. 1996 г. №247.
Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (постановления, распоряжения) (приложение 14) руководителя организации о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-22), утвержденного Постановлением Госкомстата России 18.08.1998 №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (ред. от 03.05.2000 №36). Приказ регистрируется в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23). Инвентаризационная комиссия формируется из представителя администрации организации, работника бухгалтерии или службы внутреннего аудита и других специалистов. Инвентаризация проводится при обязательном участии материально ответственных лиц — кассира или кассира - операциониста. Согласно п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств для проведения инвентаризации может создаваться постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Результаты инвентаризации наличных денежных средств в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 (Приложение 16). В акте инвентаризации приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя организации о дальнейшее решении по результатам инвентаризации.
Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом (кассиром и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй — остается у материально-ответственного лица. При обнаружении недостачи инвентаризационная комиссия требует от кассира предоставить письменное объяснение причин ее возникновения.
При смене материально ответственных лиц акт по форме № ИНВ-15 составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий экземпляр передается в бухгалтерию.
3. Автоматизированная обработка экономической информации по учету денежных средств
Для автоматизации учета движении денежных средств все большее значение приобрела компьютерная обработка данных, внесение первичной документации в бухгалтерские компьютерные программы и получение ежедневных данных о результатах работы производства. Работая в среде компьютерной обработки данных необходимо все больше внедрять организационную форму обработки данных, форму бухгалтерского учета и его автоматизированные разделы, применять локальный или сетевой вариант обработки данных, обеспечить архивирование и хранение данных. Необходимо правильно оценивать возможности компьютерной системы с точки зрения ее гибкого реагирования на изменения хозяйственного законодательства, формирования управленческой отчетности, проведения аналитических процедур, а также степени квалификации учетного персонала в области информационных технологий. Когда на предприятии создана база компьютерной обработки данных и достаточно квалифицирован персонал, то есть все основания утверждать, что бухгалтерский учет в каждую минуту рабочего времени может дать достоверную информацию по любому вопросу, возникающему у внутреннего и внешнего пользователя информации.
На исследуемом предприятии для автоматизации бухгалтерского учет используется программный продукт «1С Бухгалтерия 7.7.». "1С:Бухгалтерия" представляет собой компоненту "Оперативный учет" системы "1С:Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.
Денежные средства - важнейший инструмент развития производства. Хранятся они в кредитных учреждениях и в кассе предприятия. Используются на приобретение материальных ценностей, оплату труда, услуг сторонних организаций, платежи финансовым органам, банку и на другие нужды.
В процессе хозяйственной деятельности предприятия ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы, оказанные услуги. Основным каналом пополнения денег в кассе является поступление с расчетного счета в банке, выручка от реализации продукции, остатки подотчетных сумм и, др.
Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу. Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом.
Денежные средства, находящиеся в кассе предприятия, учитываются на счете 50 "Касса". На этом счете отражаются все кассовые операции по приходу и расходу наличных денежных средств. Алгоритм движения денежных средств предусматривает приходные, расходные операции, корреспонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтерского учета по счету 50.
Денежные средства предприятия, хранящиеся в банке учитываются на счетах 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет", 55 "Специальные счета".
Компьютерный учет предусматривает автоматизацию выполнение следующих операций:
- учет кассовых операций;
- учет банковских операций;
- расчеты с поставщиками.
НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ проводится на конкретное предприятие -проставляются его реквизиты (наименование предприятия, расчетный счет, адрес и др.) наименование предприятия в дальнейшем печатается в верхней части выходных машинограмм.
На первом этапе при решении любой учетной задачи предусмотрено создание базы данных. База данных учета денежных средств представлена следующими справочниками;
- балансовых счетов;
- организаций;
- сотрудников;
- наименований платежных документов;
- назначения платежей.
Справочники разрабатываются до начала расчетов, но могут дополняться в ходе обработки информации. .
Разработка отдельных справочников имеет свои особенности.
В справочнике балансовых счетов при обработке информации кассовых операций по счету 50 "Касса" необходимо проставить остаток денежных средств в кассе на начало для проведения расчетов. При обработке информации учета банковских операций по счету 51 "Расчетный счет" так же проставляется остаток денежных средств на расчетном счете на начало дня проведения расчетов. В справочнике балансовых счетов по 50 и 51 счету проставляются так же номера журналов-ордеров и дата начала расчетов. По остальным балансовым счетам данного справочника проставляется номер и наименование счета - другая информация не проставляется. В справочнике организаций заполняется наименование организации, программно - ее код, если же предполагается печатание платежных документов на принтере по данной программе, то по каждой организации проставляются ее реквизиты. Остальные справочники заполняются обычно - в диалоговом режиме.