Кассу необходимо специально оборудовать. Это должно быть изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Двери в кассу во время совершения операций следует запирать с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Руководитель отвечает за обеспечение сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т. д. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал их проверяет комиссия, назначаемая руководителем предприятия; результаты проверки фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры для охраны кассы до прибытия их сотрудников. Руководитель, главный бухгалтер (лица, их заменяющие), а также кассир предприятия, получив разрешение органов внутренних дел, проверяют наличие денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.
О ее результатах составляется акт в четырех экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй отсылается в страховую компанию, третий — в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый экземпляр остается у предприятия.
Кассовые операции оформляют специальными документами — ордерами. Прием наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером формы № КО-1 (Приложение 4 – 7), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.
О приеме денег лицу, сдавшему их, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера (лица, на это уполномоченного) и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата; сам же приходный ордер остается в кассе.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам формы № КО-2 (Приложение 8-11) или другим надлежаще оформленным документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия (лицами, на это уполномоченными).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
Заготовительные организации могут выдавать наличные деньги сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья; при этом по окончании рабочего дня они составляют общий расходный кассовый ордер, на все выданные задень суммы по заготовительным квитанциям.
В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляют один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежный) ведомости. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу кассир должен потребовать у лица предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, данные о том, кем и когда он выдан, получить подпись этого лица.
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в этом случае данные документа, удостоверяющего личность, не записываются.
На предприятии деньги из кассы можно получить и по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и подписи владельца. Расписка в получении денег должна быть сделана собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно - платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров (например, договора строительного подряда).
Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться также по ведомости. Ведомости при этом составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются подписями: руководителя и главного бухгалтера предприятия — организатора работ; уполномоченного соответствующей организации.
Если деньги выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег необходимо указывать фамилию, имя и отчество лица, которому доверено их получение. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Разовые доверенности остаются в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и т. д.), а также выдача депонированных сумм и денег подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости указать фактически выплаченные и подлежащие депонированию суммы, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и поставить свою подпись. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом (раздатчиком), то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №_ _».
Бухгалтерия проверяет отметки, сделанные кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчитывает выданные и депонированные по ним суммы. Депонированные суммы сдаются в банк, и на них составляется один общий расходный кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров (заменяющих их документов) на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров (заменяющих их документов) кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере — наличие разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.