Определение данных видов учета закреплено ст. 2 Закона РФ «О бухгалтерском учете».
Синтетический учет по законодательству рассматривается как учет обобщенных данных, раскрывающих виды имущества, обязательства и хозяйственные операции по строго установленным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.
Аналитический учет – учет, информация которого накапливается в лицевых, материальных и иных аналитических счетах, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.
Аналитический учет является наиболее трудоемким, так как составляет основу бухгалтерского учета в той степени детализации учитываемых объектов, в какой это нужно для аппарата управления предприятием, а также его внешних пользователей.
Синтетические счета (греч. synthetikos – основанный на синтезе, сводный, обобщенный, объединенный) содержат информацию о хозяйственных средствах и операциях в обобщенных показателях. Поскольку эти показатели в учете формируются только в денежном измерителе, то синтетический учет ведется в стоимостном выражении. К таким счетам относятся счета 04 «Нематериальные активы», 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и др.
Аналитические счета (греч. analytikos – разложение, расчленение, разбор) используются в целях детальной характеристики учитываемых объектов. Между синтетическими и аналитическими счетами существует тесная связь и взаимозависимость. Аналитические счета открываются в развитие каждого синтетического счета. Степень детализации аналитических счетов достигается путем использования трех видов измерителей: натурального, трудового и денежного. Например, к синтетическому счету «Материалы» могут быть открыты аналитические счета: ключ гаечный размером 12х14, штангенциркуль и т.д.
Общий вывод, который следует сделать из взаимосвязи аналитических и синтетических счетов, состоит в том, что начальные и конечные остатки, равно как и обороты по дебету и кредиту аналитических счетов, должны быть соответственно равны начальному и конечному остатку, а также обороту по дебету и кредиту объединяющего их синтетического счета.
Наряду с синтетическими и аналитическими счетами в бухгалтерском учете применяются субсчета. Это промежуточные счета между синтетическими и аналитическими счетами. Их назначение – в дополнительной группировке некоторых аналитических счетов. Они используются как в текущем учете, так и при составлении отчетности и анализе хозяйственной деятельности в целях получения обобщенных показателей в дополнение к информации, содержащейся в синтетических счетах. Субсчета открываются не ко всем счетам, а только в отношении тех, которые представлены значительной номенклатурой учитываемых объектов. По сути, субсчета предназначены для «разгрузки» отдельных синтетических счетов. Например, к счету 10 «Материалы» открывается 9 субсчетов:
1. Сырье и материалы.
2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали.
3. Топливо.
4. Тара и тарные материалы.
5. Запасные части.
6. Прочие материалы.
7. Материалы, переданные в переработку на сторону.
8. Строительные материалы.
9. Инвентарь и хозяйственные принадлежности.
Исходя из вышеизложенного систему бухгалтерского учета можно представить тремя уровнями обобщения и детализации:
- первый уровень – синтетические счета (счета первого порядка);
- второй уровень – субсчета (счета второго порядка);
- третий уровень – аналитические счета (счета третьего, четвертого и т.д. порядков).
3.. Двойная запись, ее сущность и значение
Двойственность записи, характерная для счетов, на которых отражаются обязательства участников экономического события порождена двойственным характером процесса обмена. Следовательно, каждая хозяйственная операция должна быть отражена как минимум на двух взаимосвязанных счетах в одной и той же сумме.
Счета, затрагиваемые в одной хозяйственной операции методом двойной записи, принято называть корреспондирующими счетами. Такую связь между счетами принято называть корреспонденцией счетов. Она устанавливается исходя из экономической сущности конкретного экономического события и указывается зачастую в самом первичном документе.
Отразить в учете корреспонденцию счетов значит указать, на какой счет по данной операции должна быть записана сумма в дебет и на какой – в кредит. Поэтому при осуществлении данной процедуры должен четко соблюдаться принцип, согласно которому запись в дебет счета должна сопровождаться указанием на корреспондирующий с ним счет по кредиту в этой же сумме. Когда производится запись операции в кредит счета, одновременно указывается корреспондирующий с ним счет по дебету.
Применение корреспонденции счета в системе бухгалтерского учета позволяет уяснить сущность каждой записи, понять экономическое содержание хозяйственных операций. Если подобная связь между счетами отсутствует, то о таких счетах принято говорить, что они не корреспондирующие. Так, счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению, в силу своей экономической сущности, не может быть связан со счетом 80 «Уставный капитал».
Саму запись хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета на основании оправдательного документа принято называть бухгалтерской проводкой.
Для того чтобы составить бухгалтерскую проводку, надо обладать не только определенной суммой знаний, но и представлять последовательность ее оформления. Прежде всего надо четко понимать экономическую сущность конкретной хозяйственной операции. Только на основании такого понимания можно определить, какие два корреспондирующих счета будут отражать данную операцию.
В литературе нередко рассматривают понятия «бухгалтерская проводка» и «корреспонденция счетов» как одно целое. Действительно, исходя из рассмотрения их определений, эти два понятия очень созвучны по своей сути.