Перевізник при отриманні вантажу отримує три примірники ТТН і супровідні документи (накладні, сертифікати, посвідчення), що вказуються відправником вантажу в графі 8 "З вантажем слідують документи" розділу "Відомості про вантаж", що видно з таблиці. ТТН і докладені до неї документи перевізник передає разом з вантажем вантажоодержувачу.
Варто звернути увагу на особливості оформлення ТТН перевізником у разі потреби переадресування вантажу в дорозі чи при перевантаженні на інший автомобіль.
Якщо в дорозі необхідно зробити переадресування вантажу, адреса призначення змінюється у всіх трьох примірниках ТТН. які знаходяться у водія. При цьому реквізити, які необхідно замінити, закреслюються (однією рискою так, щоб їх можна було прочитати), а в рядку "Переадресування" проставляються реквізити нового вантажоодержувача й адреса пункту розвантаження. Ці записи завіряються підписом відповідального представника перевізника.
У разі потреби перевантаження в дорозі вантажу на інший автомобіль у рядках "Автопідприємство", "Водій", "Автомобіль" раніше зазначені реквізити закреслюються (так, щоб їх можна було прочитати) і записуються нові дані. Ці записи завіряють підписом відповідальної особи перевізника, яка керує розвантажно-навантажувальною роботою. Крім того, факт передачі вантажу одного водія-експедитора іншому засвідчується актом установленої підприємством-перевізником форми, про що робиться відповідна позначка на вільному місці на зворотному боці ТТН, де записується номер акта, дата складання і його короткий зміст (причина перевантаження, ушкодження тари, порушення пломб, недостача місць).
Після доставки вантажу водій-експедитор здає всі три примірники ТТН представнику вантажоодержувача.
Для обліку обсягів вантажних перевезень перевізник на підставі даних ТТН, незалежно від форми оплати транспортних послуг (відрядної, погодинної, покілометрової, іншої) і видів перевезень, заповнює подорожній лист. Пунктом 4.1 Інструкції №228/253 не дозволяється вписувати в подорожні листи обсяги вантажних перевезень, не підтверджені товарно-транспортною накладною.
ТТН є підставою для визначення обсягів вантажних перевезень (у тоннах, тонно-кілометрах) і включення їх у подорожній лист і талон замовника - для розрахунків перевізника з замовником автотранспорту за виконані роботи.
Вантажоодержувач заповнює ТТН, завіряє дані підписом і печаткою, передає третій і четвертий примірники ТТН водію, який разом зі подорожнім листом здає їх диспетчеру (чи іншому представнику перевізника), відповідальному за виконання розрахунків вартості транспортних робіт і послуг, нарахування заробітної плати водію.
Третій примірник ТТН перевізник висилає замовнику автотранспорту для оплати за виконання транспортних послуг. Четвертий примірник залишається у перевізника, додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи і нарахування заробітної плати водію.
1.4. Талон замовника (типова форма № І-ТЗ)
Талон замовника типової форми № 1-ТЗ є обов'язковим документом для розрахунків перевізника з замовником автоперевезень.
Талон замовника оформляється у перевізника у двох примірниках під копірку. У ньому вказується дата видачі і номер подорожнього листа, до якого цей талон додається, а також найменування перевізника, марка і державний номер автомобіля, марка і державний номер причепа, найменування замовника, прізвище, ініціали та посада особи, відповідальної за використання автомобіля.
Талон замовника засвідчується підписом відповідальної особи і штампом заявника.
Перший примірник талона залишається у замовника і є підставою для розрахунків з перевізником. Інший примірник з товарно-транспортною накладною і подорожнім листом водій передає відповідальній особі перевізника.
Таким чином, після завершення транспортного процесу в кожного з учасників залишаються примірники товарно-транспортних накладних і талон заявника, на підставі яких проводиться списання й оприбуткування цінностей, облік виконаних транспортних робіт, списання паливно-мастильних матеріалів і нарахування заробітної плати водіям.
1.5. Талон до товарно-транспортної накладної
Відповідно до пункту 2.6 Інструкції № 288/253 дозволяється під час перевезення однорідних вантажів від відправника вантажу на ту ж відстань, за умови забезпечення цілісності вантажу, оформляти одну товарно-транспортну накладну для всього обсягу вантажу, перевезеного автомобілем за зміну. При цьому необхідно оформляти проміжні ходки талоном, що видається відправником вантажу водію автомобіля на кожну окрему ходку.
Єдиної затвердженої форми талона на даний час немає. Порядок його оформлення встановлюється за домовленістю між відправником вантажу і вантажоодержувачем.
Форма талона, як показує практика, багато в чому залежить від перевезеного вантажу. Простою формою є талон на перевезення річкового піску від місця заготовляння до ділянки будівництва. Найбільш складною формою буде талон на перевезення сільгосппродукції від сільськогосподарського підприємства до переробника.
З метою посилення контрольних та інших функцій документа галузеві міністерства і відомства можуть "модернізувати" типові форми первинних документів. Прикладом цього є введення в практику обліку спеціалізованої товарно-транспортної накладної форми № 1-ТТН (хліб) і введення Інструкції про порядок заповнення, застосування спеціалізованої товарно-транспортної накладної на видачу хлібобулочних виробів, що затверджені наказом Міністерства аграрної політики України від 06.06.2001 р. № 153.
1.6. Товарно-транспортна накладна на відпуск хлібобулочних виробів (спеціалізована форма №1-ТТН (хліб))
Форма № 1-ТТН (хліб) - це єдиний первинний документ, що є підставою для списання ТМЦ підприємством, який здійснює їх відпуск, для дозволу на вивіз їх з території підприємства постачальника і для оприбуткування їх підприємством одержувачем. Якщо перевезення хлібобулочних виробів здійснюється на комерційній основі, то накладна додається до шляхового листа (типова форма № 2-ТН) чи до талона замовника (типова форма № 1-ТН, при роботі автомобіля за погодинною формою оплати транспортних послуг).
Нумерація примірників форми № 1-ТТН (хліб) здійснюється виробником продукції. У випадках застосування комп'ютерних систем дозволяється друкувати накладну № 1-ТТН (хліб), здійснювати нумерацію і вносити в неї записи за допомогою друкувальних пристроїв.
Заповнення товарно-транспортної накладної форми № 1-ТТН (хліб)
Заповнення товарно-транспортної накладної форми № 1-ТТН (хліб) визначається п.2 Інструкції Мінагропромполітики № 153. Спеціалізована товарно-транспортна накладна на відпуск хлібобулочних виробів складається з чотирьох частин і оформляється на кожну партію вантажу.
Товарно-транспортну накладну за формою № 1-ТТН (хліб) у залежності від схеми реалізації виписують у кількості від трьох до п'яти примірників:
- п'ятий екземпляр, завірений підписами і печатками (штампами) виробника (постачальника), залишається у виробника і є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей;
- перший, другий, третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) відправника вантажу, передають водію: перший примірник водій здає одержувачу, він є підставою для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей в одержувача; другий, третій примірники, завірені підписами і печатками (штампами) одержувача, водій передає виробнику (постачальнику); четвертий примірник, який є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, водій передає перевізнику.
Виробник (постачальник) за необхідності може виписувати додаткові примірники товарно-транспортної накладної.
Коли в розділі "Відомості про вантаж" товарно-транспортної накладної неможливо перелічити всі назви і характеристики пред'явлених до перевезення товарно-матеріальних цінностей, до товарного розділу товарно-транспортної накладної додається - як невід'ємна її частина - належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат чи інша форма первинного обліку), яка застосовується підприємством для оформлення операцій по передачі товарно-матеріальних цінностей. При цьому в товарному розділі товарно-транспортної накладної робиться відповідна відмітка. Товарно-транспортна накладна без додатка товарної накладної спеціалізованої форми вважається недійсною і не може використовуватися для розрахунків з виробником і одержувачами, а також для обліку виконаних обсягів перевезень.
Висновок
Автомобільний транспорт є однією з найважливіших сфер підприємницької діяльності, оскільки у процесі господарювання кожна фірма потребує перевезення матеріалів, сировини, готової продукції, при цьому вони використовують власний автотранспорт або користуються послугами автотранспортних підприємств. Сам автотранспорт (автобуси, причепи, напівпричепи, автомобілі легкові, вантажні, пожежні, санітарні та інші) належить до основних засобів, і всі операції по його придбанню, списанню (вибуттю), ремонтам, нарахуванню амортизації оформляються формами документів, призначених для обліку основних засобів, але у цій сфері діяльності є певні особливості, які полягають у застосуванні первинної документації, а саме: товарно-транспортна документація і первинні документи з обліку специфічних для автотранспортних підприємств запасів.
Основними документами первинного обліку обсягу перевезених вантажів і транспортної роботи, а також для розрахунків між перевізником і замовником транспортних послуг є: шляхові листи: форма №1, №2, №3; товарно-транспортні накладні типової форми №1-ТН, які належать до документів суворої звітності, які виготовляються друкарським способом з обліком серій і номерів; талон замовника типової форми №1-Т3. Кожен з цих документів має певні особливості заповнення.