- оформлення управлінських рішень;
- машинну реалізацію передачі підсумкової інформації системи автоматизованого обліку, тобто інформаційного забезпечення даними про результати господарської діяльності підприємства.
Основними методологічними принципами автоматизації обліку на базі АРМ бухгалтера, покликаними забезпечити єдність методів розробки та функціонування як єдиної системи, необхідно вважати:
- децентралізовану організаційну форму експлуатації засобів автоматизації в місцях виникнення облікової інформації, безпосередньо в бухгалтеріях та інших службах, де виникає та використовується первинна облікова інформація про господарські операції, що підлягають відображенню в бухгалтерському обліку;
- використання функціонального змісту автоматизованої системи бухгалтерського обліку, директивних вказівок з питань його організації та методології, які забезпечують єдину методологічну основу його ведення;
- автоматизацію складання документів первинного обліку на паперовому та машинному носіях на ділянках з масовим характером виникнення господарських операцій та передачу цих даних бухгалтеру відповідної ділянки обліку для автоматизованого вводу та відображення даних бухгалтерського обліку:
- організаційну структуру внутрішньомашинного інформаційного фонду задач обліку та аналізу, адекватну структурі зовнішнього документного зберігання даних обліку та аналізу в облікових регістрах в вигляді машинних інформаційних таблиць, що відображають набори машинних первинних документів, набори машинних документів - регістрів обліку;
- формування управлінської, облікової, контрольної та аудиторської інформації в запитному режимі в доступному та зручному вигляді;
- створення автоматизованих робочих місць бухгалтера з повністю автоматизованої системи розрахунків та відображення інформації з пропозиціями про прийняття управлінських рішень;
- створення інформаційної мови показників обліку, контролю та аудиту для автоматизованого формування запитної інформації;
- розробка шляхів досягнення мети без врахування та за врахуванням резервів підприємства.
АРМ спеціаліста дозволяє реалізувати задачі бухгалтерського обліку і контролю в регламентному і діалоговому режимах. За допомогою ПЕОМ можна здійснювати децентралізовану обробку даних на АРМ бухгалтера – спеціаліста по різних ланках обліку (функціях управління) і в реальному часі передавати отримані результати на ЕОМ вищого рівня з метою складання зведених регістрів бухобліку, звітності, здійснення аналізу, контролю господарської діяльності і формування управлінських рішень. Такий підхід сприяє скороченню термінів обробки обліково-аналітичної інформації, підвищенню її оперативності, якості, вірогідності і прийняттю управлінських рішень.
Великі багатомодульні облікові програми договірної роботи (наприклад, "1С: Бухгалтерія 7.7") дозволяють автоматизувати процес укладання договорів і описувати їх реквізити, основні і додаткові умови в декілька етапів. Після оформлення та затвердження договору він з'являється в реєстрі виконаних договорів і стає доступним в інших модулях системи. Під час подальшої роботи можна формувати рахунки, замовлення, платіжні доручення та накладні відповідно до стадій виконання договорів.
Схема прив'язки документів при цьому наступна: рахунки і замовлення прикріплюються до договорів, а накладні, акти виконаних робіт і платежі можуть прикріплюватись як до рахунків, так власне і до договорів.
Загальний аналіз за різними видами договірної діяльності здійснюється в звітах. За допомогою них можна:
переглянути зведений реєстр договорів;
сформувати оперативне зведення по контрагентах, що уклали договори з підприємством;
вивести борги за конкретним договором на конкретну дату;
перевірити розрахунки за конкретним договором тощо.
Отже, в модулі обліку договірної діяльності можна отримати повну інформацію про стан справ за будь-яким договором в різноманітних розрізах. Інформація надається в оперативному режимі і дозволяє користувачу приймати управлінські рішення відповідно до реального стану справ.
Для обліку розрахунків в комп'ютерних програмах потрібно створити об'єкти нормативно-довідкової інформації:
інформацію про агентів (структурний підрозділ або відповідальна особа, що несе відповідальність по укладанню і виконанню договору);
реквізитів контрагентів (організації або фізичні особи, що мають договірні відносини з підприємством);
інформації про укладені договори (документ, що є підставою здійснення операцій).
За допомогою програми "1С: Бухгалтерія 7.7" можна автоматизувати наступні операції:
1) укладання договору – введення первинного документу "Договір постачання" в базу даних програми;
2) надходження коштів на поточні рахунки підприємства за договором на підставі банківських документів – формування записів по дебету рахунків грошових коштів і кредиту відповідних рахунків;
3) формування звітів по договорах, завершених до настання встановленого строку;
4) формування звіту за договорами, за якими на дату початку дії договору не відбулося руху грошових коштів або матеріальних цінностей.
Всі сучасні програмні продукти для бухгалтерії, в тому числі і „1С: Бухгалтерія 7.7” дозволяють вести не тільки синтетичний, але й аналітичний облік господарських операцій. Навіть прості програми для малих підприємств, які мають тільки один рівень аналітичного обліку, дозволяють одержувати інформацію про фінансові результати діяльності підприємства.
Практично всі бухгалтерські програми, дозволяють формувати регістри, зведені проводки, відомості залишків по синтетичних та аналітичних рахунках, контрольні відомості за станом розрахунків. Все це - можливості, які властиві всім бухгалтерським програмним продуктам і не залежать від бухгалтерського рахунку, по якому ведеться облік.
У багатьох програмах реалізовані механізми налагодження, що дозволяють користувачу встановлювати порядок розрахунку згорнутого або розгорнутого сальдо по рахунках. В залежності від встановлення ознаки „тип сальдо рахунку” бухгалтер може примусити програму в одних звітах показувати згорнуте сальдо активно-пасивних рахунків, а в інших – розгорнуте. Це можливо здійснити в підпрограмі „бухгалтерський конструктор” „1С: Бухгалтерія 7.7”.
При використанні різних комп'ютерних програмних систем для отримання зведеної інформації за взаєморозрахунками найкращою можна вважати програму, що дозволяє вказати користувачу той рівень ієрархії аналітичних рахунків конкретного рахунку, починаючи з якого програма повинна одержувати розгорнуте сальдо.
Наприклад, щоб для рахунку „Розрахунки по податках і платежах” сальдо можна було встановити "згорнутим" на рівні субрахунків (видів податків) і "розгорнутим" на синтетичному рівні (переплата сум того чи іншого податку не може компенсувати несплату іншого). Якщо ж на будь-якому рахунку для обліку розрахунків відкриті субрахунки, а до них аналітичні рахунки розрахунків з конкретними контрагентами, то сальдо повинно „розгортатися” вже на рівні субрахунку для коректного відображення стану розрахунків.
При багаторівневій побудові аналітичного обліку доцільно мати розгорнуте сальдо на рівні рахунку або субрахунку, але не на рівні певного контрагента. У будь-якому випадку визначення рівня, на якому необхідно мати розгорнуте сальдо, справа конкретного бухгалтера. Комп'ютерна програма повинна мати можливість налагодження розрахунку згідно потреб користувача.
ФОП “Ганжа О.І.” використовує для ведення бухгалтерського обліку саме таку форму бухгалтерського обліку за допомогою комплексної бухгалтерської програмної системи“1С: Бухгалтерія”.
Для прикладу наведемо схему роботи бухгалтера ФОП “Ганжа О.І.” за допомогою програмного пакету “1С: Бухгалтерія”.
Процес автоматизації обліку доходів, витрат і фінансових результатів передбачає три етапи обробки інформації. На першому здійснюється вибір з бази даних (БД) інформації в залежності від показників, які обліковуються (витрати за елементами, доходи за місцями виникнення тощо), і формується в пам’яті ЕОМ робочий аналітичний масив. На другому інформація кожного робочого масиву перетворюється в синтетичні дані згідно з алгоритмом їх обробки (всі операції відображуються на рахунках). На третьому здійснюється формування вихідних документів (вихідної інформації, відеограм) у вигляді зведених відомостей, Головної книги, які використовуються обліковими службами підприємства для прийняття обґрунтованих управлінських рішень і складання бухгалтерської звітності.
Весь процес обліку фінансових результатів та бухгалтерського обліку в цілому на базовому підприємстві ФОП “Ганжа О.І.” можна представити наступним чином (рис. 3.1).
Постановка задач з обліку фінансових результатів, які розв’язуються за допомогою ПЕОМ, передбачає їх описання, тобто визначення складу вихідної інформації, функціонального призначення, користувача обліковою інформацією, а також періоду, за який здійснюється розробка вихідної інформації (за добу, декаду, місяць, рік).
| Реєстрація первинних документів + Нормативно-довідникова інформація | |
| База даних вхідної інформації | |
| Обробка і розрахунок даних для складання звітності | |
| База даних вихідної інформації |
Рис. 3.1. Схема бухгалтерського обліку за допомогою програмної системи “1С: Бухгалтерія”у ФОП “Ганжа О.І.”
Форма вихідної інформації повинна мати шапку, в якій зазначається назва підприємства, ідентифікатор, назва форми і за який період вона складається. В змісті форми друкується назва показників, їх цифрове значення і кореспонденція рахунків. Після завершення складання усіх форм здійснюється узагальнення результатів обліку в звітності і розробляються заходи, які спрямовані на поліпшення результатів господарської діяльності підприємства, зокрема на збільшення прибутку, а також обґрунтування оптимальних управлінських рішень.