Бухгалтерський облік в галузях економіки (стр. 123 из 194)
• зменшення ручної, монотонної праці;
• контроль за достовірністю введених даних, цілісністю госпо& дарських операцій;
• формування довільних зведень, бухгалтерських звітів авто& матизованим способом.
В комп’ютерному варіанті бухгалтерського обліку технологія ведення господарських операцій і створення реєстрів може про& водитися за допомогою таких компонентів: по&перше, за допо& могою бухгалтерських проведень, по&друге, за допомогою госпо& дарських операцій і, по&третє, за допомогою первинних докумен& тів (рис. 7.1).
Технологія автоматизації бухгалтерського обліку своїми про& цесами аналогічна до звичайного “паперового” обліку. Кожен комп’ютерний бухгалтерський компонент має зв’язки із синте& тичними та аналітичними рахунками, документами&підставами, іншими реєстрами господарських операцій. Основними загаль& ними реквізитами комп’ютерних бухгалтерських реєстрів є: дата, код проведення, заповнені строки, сума проведень, номер синте& тичного рахунка з дебету, його аналітичні рахунки, номер син& тетичного рахунка з кредиту, його аналітичні рахунки.
Крім того, особливим моментом для створення хронологічно& го порядку ведення документів використовується не тільки ре& єстрація дати документа, а й порядок їх слідування. В різних інформаційних системах бухгалтерського обліку може викорис& товуватися більш розгалужена структура облікового процесу.
Реєстр господарських операцій використовується для автома& тизації обліку, якщо господарська операція пов’язана з вико&
Рис. 7.1. Технологічна обробка облікової інформації в інформаційних системах обліку
ристанням ведення набору бухгалтерських проведень. При ре& єстрації автоматично формуються бухгалтерські проведення за окремо взятою господарською операцією. В багатьох програмних продуктах (наприклад, “Парус&Підприємство”) господарські опе& рації типізують на основі типових операцій і на їх основі прово& дять окрему господарську операцію у міру ведення господарських операцій.
Для первинних документів у бухгалтерських програмах ство& рено окремий обліковий реєстр документів — журнал, в якому подано набір типових документів, згрупованих за певною озна& кою (журнал “Банк”, в якому реєструються, фіксуються платіж& ні доручення, банківські виписки, заяви на акредитив; журнал “Каса”, в якому відображаються прибуткові і видаткові ордери тощо). Якщо документ пов’язано з формуванням проведень, од& ночасно з веденням дати, виду операції, підпорядкованих доку& ментів, то формується бухгалтерське проведення.
В багатьох програмних продуктах передбачається заповнення одного типового документа і на підставі його даних формування інших документів у міру здійснення господарської операції та відображення її в обліку (рис. 7.2).
Рис. 7.2. Структура зв’язку документів у програмі “1С: Підприємство” при отриманні ТМЦ і проведенні розрахунків
Важливим елементом інформаційного забезпечення є викори& стання різноманітних довідників та констант, які спрощують заповнення електронних документів шляхом автоматичної під& становки одиниць виміру, статей витрат, використання аналітич& них рахунків, що запроваджені до синтетичних рахунків.
Програми реєстрації і обробки бухгалтерської інформації по& винні бути адаптовані до встановлених правил ведення бухгал& терського обліку. Зокрема, це стосується представлення бухгал& терських регістрів в зручному вигляді для читання і розуміння записів, виключення несанкціонованого виправлення записів у регістрах.
Для будь&якої форми бухгалтерського обліку характерні свої спільні особливості:
• незмінність протягом поточного року прийнятої методології відображення окремих господарських операцій та оцінки май& на;
• повнота відображення в обліку за звітний період усіх госпо& дарських операцій, проведених у зазначений час, і результа& тів інвентаризації майна і зобов’язань;
• правильність віднесення доходів і витрат до відповідних звіт& них періодів;
• тотожність даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку.
У рамках цих вимог ведення бухгалтерського обліку за допо& могою засобів комп’ютерного обліку не повинно бути копіюван& ням технічних прийомів при журнально&ордерній чи меморіаль& ній формі обліків. Організація обліку в комп’ютерному варіанті має ряд особливостей.
Порівнюючи форми бухгалтерського обліку, можна виділити характерні фази обробки облікової інформації: збір і аналіз еко& номічної інформації, запис економічних наслідків у журналах, перенесення даних до Головної книги, формування звітності. При автоматизованій формі обліку фази обробки проводяться авто& матично за винятком введення інформації, якщо не передбачено входження інформації через електронну мережу (рис. 7.3, 7.4).
Рис 7.3. Схема журнально&ордерної форми бухгалтерського обліку
Характеризуючи схему автоматизованої форми бухгалтерсь& кого обліку, слід відзначити, що організація роботи бухгалтерів проводиться за функціональною ознакою й комплексно охоплює в єдиній системі бухгалтерський, управлінський (внутрішньогос& подарський) і статистичний облік та звітність.
Рис 7.4. Схема руху інформації при застосуванні автоматизованої форми бухгалтерського обліку
Форма автоматизованого обліку залежить від способу веден& ня хронологічних і систематичних записів в облікових реєстрах та вимог, які ставлять до них у частині задоволення потреб управління щодо надання економічної інформації. Облікові до& кументи, реєстри ієрархічно пов’язані між собою і відображають господарські процеси за певною методикою.
При автоматизованій формі обліку, як правило, передбача& ється поєднання даних аналітичного і синтетичного рівнів. В автоматизованих системах для відображення аналітичної інфор& мації щодо основних засобів, запасів постачальників передбаче& но заповнення&ведення довідників. Дані із довідників переносять в облікові реєстри для проведення розрахунків за кожним ета& пом, обліковим періодом.
Слід зауважити, що інформаційне забезпечення обліку можна розглядати як процес забезпечення інформацією і як сукупність форм документів, нормативної бази, які надходять з інших сис& тем. Тому сучасна інформаційна система бухгалтерського обліку може представляти собою відокремлену систему або складову ін& ших інформаційних систем підприємства чи мати доступ до ін& шої системи через електронну мережу, наприклад, банку (через систему “клієнт&банк”), біржі, державної установи для передачі звітності.
Прикладом використання підприємством віртуальної мережі є “електронна торгівля”, під якою розуміють таку форму поста& чання, обміну продукцією, при якій вибір замовлення товарів здійснюється з використанням електронних документів як засо& бів платежу. Але, враховуючи нерозвиненість даної структури та економічну ситуацію на вітчизняному рівні, широкого впрова& дження даної системи не передбачається.
Перспективним використанням електронної мережі для під& приємств є надання банківських послуг для автоматизації про& ведення безготівкових рахунків через систему&комплекс “клієнт банку — банк”. Вона дозволяє автоматизувати процес форму& вання, прийому і передачі фінансових, інших документів між клієнтом і банком з використанням можливостей internet&тех& нології, яка інтегрується із сертифікованими засобами захисту інформації. Така система дозволяє відправляти платіжні доку& менти клієнтів, має набір у клієнтській частині довільних інфор& маційних повідомлень і передачі їх в банк, отримання виписок
за рахунками у будь&який час; виконувати контроль проходжен& ня платежу в банк (клієнт отримує інформацію про прийом та проведення платежу); досягається також можливість доступу до реального залишку на поточному рахунку підприємства і фор& мування звітності щодо отриманих даних.
Відмінності між журнально&ордерною і автоматизованою об& ліковими формами полягають у послідовності виконання операцій і збереження даних. Найбільша кількість помилок в обліку при “паперовій” формі виникає на етапі перенесення даних з одного первинного документа до іншого, а також при складанні різно& манітних довідок і звітів. Застосування автоматизованого обліку дозволяє повністю позбутися помилок такого типу. При автома& тизованій формі процес ведення вхідної інформації проводиться тільки один раз і частково контролюється програмним забезпе& ченням, решта процесів — складання реєстрів, звітності тощо — проводиться автоматично. Тим більше, що програмне забезпе& чення дозволяє перевірити повноту, правильність заповнення реєстрів відповідно до нормативних актів, швидко виявити помил& ку і вказати способи її виправлення. Таким чином, підвищується достовірність та оперативність інформації.
При веденні автоматизованої форми бухгалтерського обліку проходить інтеграція оперативного, бухгалтерського, статистич& ного обліків у єдину систему. З іншого боку, застосування елек& тронного зв’язку дає змогу підприємству швидше інтегруватися у світове співтовариство.
Важливим елементом сучасного програмного забезпечення є можливість зв’язку виходу до електронної мережі — віртуально& го зв’язку, що дає змогу виключити ручне введення вхідних даних і уникнути технічних помилок.
Із розвитком новітніх технологій, запровадженням на норма& тивному рівні електронного підпису на документах з’явилася можливість передачі звітності до державних контролюючих ор& ганів зацікавлених осіб.