• зональная форма. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;
• анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;
• табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);
• комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной, анкетной и табельной. В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:
• типовые — предназначенные для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров — КО №1, КО №2, кассовой книги - КО № 4 и др.);
• специализированные — для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).
Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом "Получено" или "Оплачено" с указанием даты. Свободные строки подлежат обязательному прочерку.
Вопрос 31. Классификация документов
по назначению и порядку составления
Сущность документов, их место в хозяйственной деятельности организации отражены в их классификации по однородным признакам: по назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и по порядку заполнения. 1. По назначению документы подразделяют на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные - это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:
• приказы;
• доверенности;
• накладные на работу;
• чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета; V платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.
Эти документы подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.
Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств:
• накладная на получение товара;
• акт на списание товарно-материальных ценностей;
• расходный (приходный) кассовый ордер, по которому деньги выданы
(получены) из кассы (в кассу).
Роль документов бухгалтерского оформлениясостоит в том, что на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:
• ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;
• ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;
• накопительные ведомости;
• калькуляции фактической себестоимости продукции;
• расчеты отклонений от нормативной себестоимости;
• разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.
Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков. 2. По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения путем ее первоначальной регистрации, удостоверяюшей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:
• о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);
• об отгрузке продукции покупателям (накладные, счёта-фактуры);
• о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);
• о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью обобщения первичных документов, что предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях.
Сводные документы предназначены для равномерного (ежедневного) накопления и обобщения учетной информации в целом, что ведет к сокращению временных затрат на составление финансовой и бухгалтерской отчетности. К сводным документам относятся накопительные ведомости, книги учета.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме.
Вопрос 32. Классификация документов по содержанию хозяйственных оперший, по способу отражения операций, по месту составления, по порядку заполнения
1. По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К материальным документам относятся:
• акты приема-передачи и списания основных средств;
• документы на оприходование и списание материальных ценностей;
• перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей;
• счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся:
• платежные поручения и платежные требования;
• расчетные чеки;
• расчетно-платежные ведомости;
• авансовые отчеты.
2. По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете - приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.
Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.
3. По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной организации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:
• накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;
• расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;
• товарные отчеты;
• авансовые отчеты подотчетных лиц.
Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации:
• товарно-транспортные накладные;
• счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары;
• доверенности;
• платежные поручения.
4. По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составляемые ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.
Документы, заполняемые при помаши вычислительной техники,автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Вопрос 33. Документооборот
1. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.
За организацию документооборота отвечает главный бухгалтер предприятия. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.
2. Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:
* на первом этапе документы проверяются по существу, устанавливаются целесообразность и законность указанной в документе операции, определяются место и сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;