За термінами подання статистична звітність поділяється на періодичну та одноразову. Періодична звітність подається регулярно протягом року з установленими проміжками часу (щомісячно, щоквартально і т. ін.). Одноразова звітність може подаватися на вимогу статистичних органів (один раз на рік або рідше).
Склад і терміни подання найважливіших форм статистичної звітності, затвердженої Держкомстатом України у 2001 р., наведено у табл. 8.2.
Склад загальнообов'язкової статистичної звітності бюджетних установ
| Форма звітності | Періодичність подання | Термін подання |
| 1 . Звіт про основні показники діяльності підприємства (ф. № 1 - підприємництво) | Річна | Не пізніше 1 5 лютого наступного за звітним року |
| 2. Звіт з праці (ф. № 1-ПВ) | Місячна, квартальна | До 7 числа після звітного періоду |
| 3. Чисельність окремих категорій працівників та підготовка кадрів (ф. № 6 - ПВ) | Річна | До 15 січня наступного за звітним року |
| 4. Звіт про використання робочого часу(ф. № 3-ПВ) | Квартальна | До 7 числа після звітного періоду |
| 5. Звіт про травматизм на виробництві та його матеріальні наслідки (ф. № 7-тнв) | Річна | До 25 січня наступного за звітним року |
| 6. Звіт про наявність та рух основних засобів, амортизацію (знос) (ф. № 11-ОЗ) | річна | До 20 лютого наступного за звітним року |
| 7. Звіт про залишки і витрати матеріалів (ф. № 3-МТ1І) | Піврічна, річна | До 10 числа після звітного періоду |
| 8 Звіт про залишки і використання палива та палива-мастильних матеріалів (ф. № 4-МТП) | Місячна Квартальна, річна | До 1 числа теля звітного періоду До 10 числа після звітного періоду |
| 9. Звіт про стан інформатизації (ф. № 2-шформатика) | Річна | До 15 лютого наступного за звітним року |
| 10. Звіт про наявність автотранспорту на кінець року (ф. № 1-тр) | Річна | До 25 січня наступного за звітним року |
| 11, Звіт про роботу автотранспорту (ф. № 2-тр) та Інші | Річна | До 20 січня наступного за звітним року |
Крім поданих у табл. 8.2 загальнообов'язкових форм, бюджетні організації складають і подають статистичну звітність за профілем своєї діяльності: про відвідування поліклінік, захворюваність, тривалість лікування, відвідування театрів, музеїв тощо.
Складають статистичну звітність на підставі даних спеціально організованого спостереження (статистичного обліку) в установах та організаціях, а також на підставі даних бухгалтерського обліку.
8.4. Закриття рахунків, порядок складання і подання річної бухгалтерської звітності
Перед складанням річної бухгалтерської звітності бюджетні установи обов'язково повинні проводити інвентаризацію засобів та розрахунків з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичного наявністю активів та зобов'язань. Інвентаризація проводиться відповідно до «Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженої наказом ГУ ДКУ № 90 від 30.10.1998 р.
Відповідальність за організацію та своєчасне проведення інвентаризації несе керівник установи. Для проведення інвентаризації наказом по установі створюється інвентаризаційна комісія, встановлюються терміни початку і закінчення Інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку. Очолює комісію керівник або його заступник, до її складу обов'язково входить головний бухгалтер. В окремих випадках можуть створюватися додатково робочі (місцеві) інвентаризаційні комісії для проведення Інвентаризації в окремих структурних підрозділах.
Річна інвентаризація починається не раніше 1 жовтня (необоротні активи, сировина та матеріали, готові вироби, пальне, корми фураж, незавершене виробництво у рослинництві, незавершені науково-дослідні роботи тощо) і проводиться, як правило, станом на 1 число місяця. Наприклад, Інвентаризація капітальних робіт і капітальних ремонтів мас проводитися станом на 1 грудня; дорогоцінних. металів, дорогоцінного каміння та виробів з них, грошових коштів, грошових документів, розрахунків з бюджетом — станом на 1 січня і т. ін.
Результати інвентаризації оформляють інвентаризаційним описами, які складають у двох примірниках окремо за кожним балансовим рахунком (субрахунком) і матеріально відповідальною особою. Оформлені належним чином і підписані головою, члена ми інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою описи здаються у бухгалтерію, де їх перевіряють і проставляють дані обліку про залишки інвентаризованих цінностей на лагу проведення інвентаризації та виявляють відхилення (надлишки або нестачі). Результати інвентаризації комісія відображає у протоколі з визначенням причин розходжень та винних осіб. Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи. Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку в тому ж періоді, в якому закінчено інвентаризацію, а також у річному звіті. При цьому виявлені надлишки засобів прибуткуються та зараховуються на збільшення фінансування установи, нестачі в межах затверджених норм — списуються на зменшення фінансування, а понад норми природних втрат і втрати від псування цінностей — відносяться за рахунок винних осіб. (Порядок регулювання виявлених під час інвентаризації розходжень розглянуто у розділах 4.7, 5.9 та 6.11). До складання річної звітності мають бути оброблені усі первинні документи, господарські операції відображені на рахунках в облікових регістрах, визначені результати виконання кошторису, закриті рахунки доходів та витрат, визначені фінансові результати, звірені залишки аналітичних і синтетичних рахунків (субрахунків). Методика складання і подання річної звітності визначається щорічно відповідними інструкціями. Так, річна звітність за 2002 р. складається відповідно до «Інструкції про порядок складання за 2002 р. річних фінансових звітів установами та організаціями, які отримують кошти з державного та/або місцевого бюджетів», затвердженою наказом ДКУ від 25.12.2002 р. № 240.
Згідно з вимогами цієї інструкції та інших нормативних документів ДКУ в кінці року бюджетні установи визначають фінансовий результат виконання кошторису. У зв'язку з цим перед складанням заключного балансу необхідно виконати бухгалтерські проведення із списання доходів і видатків установи на рахунок 43 «Результати виконання кошторисів». При ньому видатки списують на дебет, а доходи - на кредит відповідних субрахунків рахунка 43. На субрахунках обліку видатків (801—825) дебетове сальдо може залишитися на кінець року лише з незакінчених або закінчених, але не зданих і не оформлених відповідними документами робіт:
- з виготовлення продукції у виробничих (навчальних) майстернях;
- видання друкованої продукції і надання послуг;
- незавершеного виробництва у підсобному (навчальному) сільському господарстві;
- незакінченого капітального будівництва;
- незакінчених науково-дослідних та конструкторських робіт за договорами з підприємствами, виготовлення експериментальних пристроїв для проведення наукових експериментів за рахунок коштів державного бюджету;