За рішенням головного бухгалтера матеріально відповідальні особи можуть складати замість реєстру приймання-з давання документів «Звіт про рух матеріальних цінностей на складі», до якою записувати лигає ті цінності, за якими відбувалися надходження та відпуск протягом звітного місяця. До такого звіту заносять кожен документ про надходження та відпуск матеріалів, вказують залишок цінностей на початок і кінець місяця, тому він може виконувати роль регістра аналітичного обліку.
При наявності в установі електронних обчислювальних машин (ЕОМ) складський облік може бути повністю автоматизований шляхом створення автоматизованого робочого місця (АРМ) завідувача складу. У такому разі всі облікові регістри і звіти формуються автоматично, можуть бути надруковані на паперових носіях інформації у вигляді машинограм або ж автоматично (на магнітних носіях) передані для використання на центральну ЕОМ у бухгалтерію. Це значно полегшує облік товарно-матеріальних цінностей та підвищує його якість і оперативність.
6.5. Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії
Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії можна вести трьома різними способами: паралельно-картковим (книжковим), в оборотних відомостях, оперативно-бухгалтерським (сальдовим). Останній метод вважають найбільш раціональним. Зупинимося коротко на характеристиці особливостей кожного з цих методів.
Паралельно-картковий (або паралельно-книжковий) метод передбачає, що в бухгалтерії ведеться кіль кісно-сумовий облік за всіма номенклатурними номерами товарно-матеріальних цінностей, для чого для кожного виду (облікової групи) відкривають картку кількісно-сумового обліку (т. ф. № 3-7) або відповідну кількість сторінок у «Книзі кількісно-сум свого обліку» (т. ф. № 3 - 6). Записи у ці регістри аналітичного обліку здійснюють на підставі первинних документів, що надійшли від матеріально відповідальних осіб. У кінці місяця визначають обороти і залишки з кожного аналітичного рахунка і складають «Оборотні відомості» (т. ф. № 3-1 І), підсумки яких звіряють -і даними синтетичного обліку. Таким чином, при цьому методі кількісний облік матеріалів у бухгалтерії і на складі дублюється, що значно підвищує його трудомісткість та вартість і викликає часте відставання аналітичного обліку від синтетичного. Але він забезпечує подвійний контроль за рухом та збереженням матеріалів, постійне порівняння даних обох видів обліку (складського й аналітичного), своєчасне виявлення помилок, підвищення достовірності облікових даних. Тому в невеликих бюджетних установах цей метод застосовують досить часто і успішно.
Метод оборотних відомостей передбачає, що в бухгалтерії ведуться лише «Оборотні відомості» (т. ф.№ 3-11) кількісно-сумового обліку за матеріально-відповідальними особами і видами цінностей (залишок на початок місяця, надійшло, вибуло, залишок на кінець місяця — кількість і сума). Записи в такі оборотні відомості виконують на підставі первинних документів та їх реєстру за місяці, (окремо з надходження і видатку), який складають для кожної матеріально відповідальної особи у розрізі номенклатурних номерів. Дані такого реєстру звіряють з картками складського обліку. Замість реєстру можна використовувати з цією ж метою «Звіт про рух матеріалів на складі», який більше відповідає цьому методові обліку. Залишки на початок місяця у такому звіті звіряють із залишками па кінець попереднього місяця в оборотній відомості, надходження та вибуття матеріалів — з доданими до звіту первинними документами, залишки на кінець звітного місяця виводять у звіті та порівнюють з даними карток складського обліку. Підсумки звіту переносять до оборотної відомості. Підсумки оборотних відомостей за всіма матеріально відповідальними особами звіряють з даними синтетичного обліку. Оборотні відомості за цим методом ведуть у вигляді зшитка з вкладними аркушами. Найменування матеріалів та їхні номенклатурні номери записують лише один раз на початку року, а щомісяця заносять на вкладні аркуші дані про рух матеріалів та їх залишки на кінець місяця.
Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів широко застосовують у бюджетних установах, що мають значну облікову номенклатуру матеріалів, та в централізованих бухгалтеріях. Цей метод поєднує в одному процесі аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії з оперативним обліком на складах, шо сприяє поліпшенню обліку матеріалів та посиленню контролю за їх використанням, зменшенню кількості бухгалтерських записів з обліку матеріалів, усуненню дублювання кількісного обліку матеріалів па складах і в бухгалтерії. Все це значно підвищує оперативність і точність бухгалтерського обліку матеріалів, знижує його трудомісткість та підвищує ефективність праці облікових працівників.
При цьому методі облік матеріалів на складах ведеться тільки в натуральних вимірниках, а в бухгалтерії — тільки у грошовому виразі за твердішими (постійними) обліковими цінами у розрізі місць зберігання, матеріально відповідальних осіб та груп матеріалів.
Впровадження сальдового методу передбачає проведення відповідної підготовчої роботи: розробку номенклатури-цінника на всі матеріали, що використовуються в установі; визначення єдиних планово (розрахунково)-облікових цін; планування системи документообігу і суворого дотримання порядку оформлення первинних документів; систематичну (щотижневу) перевірку працівниками бухгалтерії правильності ведення складського обліку.
Матеріально відповідальні особи передають первинні документи у бухгалтерію після попередньої перевірки бухгалтером повноти і правильності їх рознесення у регістри складського обліку. У кінці місяця завідувач складу виводить залишки у цих регістрах і переносить їх з карюк складського обліку в «Сальдову книгу (відомість)», яку передає до бухгалтерії. У бухгалтерії залишки матеріалів таксують (розцінюють) :іа твердими цінами і визначають суму залишків за окремими групами матеріалів у розрізі матеріально відповідальних осіб. Ці залишки звіряють з даними аналітичного обліку, який ведеться у І тминовому вимірнику за тими ж обліковими групами матеріалів і за тими ж постійними (твердими) цінами. При виявленні розбіжностей у конкретній групі перевіряють первинні документи щодо кількості матеріалів, які надійшли та вибули, правильності застосування ціни і таксування. Виявлені помилки в аналітичному обліку виправляють методами додаткових записів або «червоного сторно». Помилки у картках складського обліку виправляють коректурним способом.
Досвід роботи бюджетних установ показує, що оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріальних цінностей сприяє значному поліпшенню якості як складського, так і всього матеріального обліку і забезпечує підвищення реальності бухгалтерських балансів та звітності.
Відхилення від облікових цін, що закономірно з'являються при цьому методі обліку, можуть відображатися в обліку двома способами. Якщо вони незначні (в умовах стабільності економіки), їх можна зразу ж при надходженні матеріалів та виникненні відхилень відносити за рахунок відповідних джерел фінансувати, тобто списувати на видатки, В умовах нестабільної економічної ситуації, при значних коливаннях цін на матеріали (в умовах інфляції тощо) для обліку відхилень бажано відкривати окремі аналітичні рахунки «Відхилення від облікових цін» до кожного синтетичного рахунка або субрахунка. Щомісячно суми таких відхилень необхідно розподіляти і списувати на витрати пропорційно вартості витрачених матеріалів за обліковими пінами. При такій організації обліку залишок матеріалів на синтетичному рахунку (субрахунку) буде відображено за їхньою фактичною собівартістю.
При автоматизації обліку всі необхідні регістри складають на підставі робочих масивів інформації автоматично згідно із заданою програмою обробки документів, але і в цьому випадку доцільним є використання оперативно-бухгалтерського (сальдового) методу обліку матеріальних цінностей.
6.6. Синтетичний облік виробничих запасів і господарських матеріалів
Для обліку виробничих запасів і господарських матеріалів планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено синтетичні рахунки класу 2 «Запаси»: 20 «Виробничі запаси»; 23 «Матеріали і продукти харчування». До кожного з цих рахунків відкриваю ті, ся субрахунки за видами товарно-матеріальних цінностей.
На рахунку 20 «Виробничі запаси» обліковується обладнання, яке підлягає встановленню на об'єктах, що будуються або реконструюються, будівельні матеріали, конструкції, деталі та інші матеріальні цінності, придбані за рахунок коштів, виділених на капітальне будівництво, матеріали для науково-дослідних робіт, а також спеціальне обладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами. До цього рахунка передбачено такі субрахунки:
201«Сировина і матеріали»;
202«Обладнання, конструкції і деталі до установки»;
203«Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами»;
204«Будівельні матеріали»;
205«Інші виробничі запаси».
На субрахунку 201 «Сировина і матеріали» обліковуються сировина та матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт і капітального будівництва.
На субрахунку 202 «Обладнання, конструкції і деталі до установки» обліковують будівельні конструкції і деталі, зокрема: металеві, залізобетонні і дерев'яні конструкції, блоки і збірні частини будівель і споруд; збірні елементи; обладнання дія опалювальної, вентиляційної, санітарне-технічної системи (опалювальні котли, радіатори і т. ін.). На цьому субрахунку також обліковується вітчизняне та імпортне обладнання, що потребує монтажу і призначене для встановлення, інші матеріальні цінності, необхідні для будівництва. До обладнання, яке потребує монтажу, належить таке, що може бути введено в дію тільки після збирання його частин і прикріплення до фундаменту або опор будівель і споруд, а також комплекти запасних частин такого обладнання. До складу обладнання включається і контрольно-вимірювальна апаратура або інші прилади, призначені для монтажу в складі встановленого обладнання.