В установлені графіком документообігу дні (терміни) усі документи з надходження та відпуску матеріальних цінностей зі складу передають до бухгалтерії установи згідно •> реєстром приймання-здавання документів, складеним у двох примірниках, один з яких за підписом бухгалтера повертається завідуючому складом. В окремих випадках за рішенням керівництва установи замість реєстру приймання-здавання документів завідуючий складом може складати звіт про рух матеріальних цінностей, який після перевірки та обробки може виконувати роль регістра аналітичного обліку (при ручних формах ведення бухгалтерського обліку).
6.4. Облік матеріалів за місцем надходження та зберігання (складський облік)
Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб, з якими при призначенні на посаду укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Цей договір повинен зберігатися у головного бухгалтера установи. У бюджетних установах письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність укладаються із завідувачем господарства, завідувачами складів, іншими посадовими особами, що виконують роботи з приймання, зберігання, використання та видачі матеріальних цінностей.
Адміністрація установи зобов'язана створити для цих працівників умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей. З цією метою матеріали повинні зберігатися у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальними приладами, що забезпечують точність визначення кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі використовують багато матеріалів і є декілька сховищ, то за кожним з них бажано закріпити певну групу матеріалів: будівельні матеріали, нафтопродукти, тверде паливо, запасні частини і ремонтні матеріали, отрутохімікати і добрива. господарські матеріали, насіння, корми, матеріали для навчальних та наукових цілей, спеціальне обладнання тощо. Кожен склад необхідно відповідним чином обладнати стелажами, чарунками, піддонами, секціями, інвентарною тарою. Для забезпечення швидкого приймання та видачі матеріалів, а також проведення їх інвентаризації на кожному місці зберігання матеріалів необхідно прикріпити ярлик з найменуванням матеріалу, його марки, сорту, типорозміру, номенклатурного номера, одиниці вимірювання, норми запасу, ціни.
Кожному місцю постійного зберігання матеріалів (складу, коморі, сховищу), якщо їх декілька, присвоюють шифр (номер, код), який потім вказують у всіх прибуткових і видаткових первинних та зведених документах про рух матеріальних цінностей.
Для належної організації обліку та схоронності матеріалів на складах необхідно:
— забезпечити збереження товарно-матеріальних цінностей лише в закритих приміщеннях та під постійною охороною. Відкриті майданчики для зберігання будівельних матеріалів, палива тощо навалом (у буртах) повинні бути огороджені для обмеження доступу сторонніх осіб;
— усі місця зберігання матеріалів обладнати протипожежним інвентарем;
— встановити чіткий графік роботи складу, дотримуватись постійного порядку в розміщенні матеріалів на складі, своєчасно відображати в облікових регістрах складського обліку рух матеріальних цінностей та визначати .залишки;
— визначити коло осіб, відповідальних за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей, за правильне і своєчасне оформлення таких операцій та відображення їх в обліку. Ознайомити відповідальних осіб з чинним законодавством щодо матеріальної відповідальності робітників та службовців за збитки, завдані установі, а також з діючими інструкціями, нормативами та правилами приймання, зберігання, обробки, перевезення, відпуску (пролажу), використання у виробництві переданих їм матеріальних цінностей. Укласти з матеріально відповідальними особами письмові договори про повну індивідуальну матеріально відповідальність за збереження товарно-матеріальних цінностей;
— встановити перелік посадових осіб, яким надано право підписувати документи на одержання продуктів і матеріалів, видачу пропуску для вивезення матеріалів з території складу та за межі установи;
— забезпечити зразками підписів (керівника, головного бухгалтера, бухгалтера матеріального обліку тощо) усіх матеріально відповідальних осіб, контрольно-пропускну службу, бухгалтерію. Довести до всіх посадових осіб графіки обробки документів та передачі їх до бухгалтерії;
— своєчасно і якісно проводити інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей, оформляти і відображати в обліку її результати;
— працівникам бухгалтерії не рідше 2—3 разів на місяць здійснювати безпосередньо на складах у присутності матеріально відповідальних осіб перевірку правильності оформлення первинних документів та ведення складського обліку, складання звітності про рух товарно-матеріальних цінностей (з відповідними помітками у регістрах складського обліку);
— приймати та звільняти матеріально відповідальних осіб за погодженням з головним бухгалтером установи з обов'язковим проведенням інструктажу. Приймання та передавання складу іншій матеріально відповідальній особі проводити за актом лише після суцільної інвентаризації усіх цінностей на складі.
Надходження матеріалів на склад оформляється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника (рахунку, акті, накладній, товарно-транспортній накладній) або ж прибутковим ордером, який виписує матеріально відповідальна особа і додає до супровідних документів постачальника. При централізованій доставці матеріальних цінностей їх приймання підтверджується не лише розпискою матеріально відповідальної особи у супровідному документі постачальника, але й штампом (печаткою) бюджетної установи. Так же оформляються документи при перевезенні матеріалів залученим автотранспортом.
Відпуск матеріалів зі складу здійснюють на підставі відповідних документів, оформлених належним чином і затверджених (підписаних) керівником установи. Усі видаткові документи на відпуск матеріали! зі складу об'єднують у дві групи: разові та накопичувальні. Разові документи після використання (видачі матеріалів) у той же день відображають у регістрах складського обліку. Накопичувальні документи заносять до облікових регістрів тільки після їх закриття, але не пізніше останнього дня звітного місяця. Кількість виданих матеріалів з накопичувальних документів переноситься до регістрів складського обліку загальною сумою після їх повного оформлення! закриття.
Кількісний облік продуктів і матеріалів на складі ведуть матеріально відповідальні особи у розрізі найменувань, сортів, категорій, профілів, типорозмірів або інших якісних відмінностей (ознак) за номенклатурними номерами у «Книзі складського обліку запасів» (т. ф. № З- 9). При значній кількості цінностей їх облік можна вести у «Картках складського обліку матеріалів» (т.ф. №М 12).
Картки складського обліку відкривають у бухгалтери і записують в них номер складу, найменування та якісні ознаки матеріалів, одиницю вимірювання, номенклатурний номер, облікову піну, ліміт запасу, залишок на початок року (залишок повинен підтвердити підписом бухгалтер матеріального відділу). Після цього картку реєструють у спеціальному журналі, присвоюють їй порядковий номер і передають на склад під розписку матеріально відповідальної особи у цьому журналі (реєстрі).
На складі картки зберігають у спеціальних ящиках-картотеках, де їх розміщують за номенклатурними номерами у розрізі облікових груп матеріальних цінностей. Картотеки повинні бути обладнані спеціальними пристроями, цю полегшують використання карток: опорними пластинками для підтримання карток у вертикальному положенні, розподілювачами для відокремлення однорідних груп карток, індикаторами з позначенням шифрів, кодів, номенклатурних номерів або букв, за якими згруповано картки. Усе це забезпечує можливість легко знайти необхідну картку, швидко зареєструвати господарську операцію, згрупувати об'єкти обліку за певного ознакою, звірити облікові дані карток з даними аналітичного обліку в бухгалтерії, скласти звіт про рух матеріалів тощо.
На підставі первинних документів матеріально відповідальна особа щоденно робить відповідні записи у книзі або у картках складського обліку про надходження і відпуск товар по матеріальних цінностей і визначає залишок на кінець дня. Записи у книгу або картки здійснюються за кожним документом зокрема. Підсумки накопичувальних документів (забірних карток, відомостей на видачу матеріалів тощо) заносяться в книгу або картку складського обліку один раз після їх закриття, але не пізніше останнього дня місяця. Матеріально відповідальні особи повинні контролювати щодня дотримання норм запасів і при істотних відхиленнях фактичних запасів від Встановлених норм повідомляти у відділ постачання та керівництву установи.
Періодично завідувач складом на підставі первинних документів складає «Реєстр приймання-здавання документів» (т. ф. № М-18) і разом з доданими до нього документами здає у бухгалтерію під розписку бухгалтера на другому примірнику реєстру. Бухгалтер перевіряє правильність оформлення документів для складання реєстру, ведення книги (карток) складського обліку і використовує документи для бухгалтерського обліку руху товарно-матеріальних цінностей та фактичних видатків установи.