Основні засоби, які стали непридатними для використання, підлягають списанню відповідно до «Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ», затвердженої ДКУ та МЕУ 10.08.2001 р. № 142/181. Для оформлення списання основних засобів, які стали непридатними, використовують: «Акт про списання основних засобів» (т. ф. № 03-3 (бюджет), «Акт про списання автотранспортних засобів» (т, ф. № 03-4 (бюджет), «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури» (т, ф. № 03-5 (бюджет). Зазначені акти складаються постійно діючою комісією, яка призначається наказом по установі.
Постійно діюча комісія для визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих засобів створюється наказом керівника установи щорічно у такому складі:
— керівник або його заступник (голова комісії;
—головний бухгалтер або його заступник (в установах і організаціях, в яких штатним розкладом посаду головного бухгалтера не передбачено - - особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);
—керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;
—особа, на яку покладено відповідальність за збереження основних засобів;
—інші посадові особи (на розсуд керівника установи).
Для участі в роботі комісії зі встановлення непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших основних .засобів, які перебувають під наглядом державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує акт про списання об'єкта або передає комісії свій письмовий висновок, що додається до акта.
Постійно діюча комісія виконує такі процедури:
1)проводить огляд основних засобів для складання акта на їх списання, використовуючи при цьому необхідну технічну документацію (технічні паспорти, проектне-кошторисну документацію, відомості дефектів тощо), а також дані бухгалтерського обліку;
2)встановлює неможливість відновлення і подальшого використання об'єкта в даній установі та вносить пропозиції про його Продаж, передачу або списання;
3)встановлює конкретні причини списання об'єкта: фізичний
або моральний знос, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія та інше;
4)встановлює осіб, з вини яких сталося передчасне вибуття основних засобів з експлуатації;
5)встановлює можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об'єкта і проводить їх оцінку;
6)здійснює контроль за вилученням із списаних основних засобів придатних вузлів, деталей та матеріалів з кольорових і дорогоцінних, металів, визначає їхню кількість, вагу, вартість, контролює здавання їх на відповідний склад.
За результатами обстеження комісією складаються акти на списання основних засобів за встановленими формами, які затверджуються керівником установи. Розбирання та демонтаж основних засобів до затвердження актів на їх списання не допускається.
Списання з балансів бюджетних установ основних засобів проводиться в такому порядку:
а) з балансів установ, які утримуються за рахунок коштів державного бюджету:
- вартістю до 5000 грн. за одиницю — з дозволу керівника установи;
- вартістю від 5000 до 10000 грн. за одиницю --• з дозволу вищої організації;
—вартістю понад 10000 грн. за одиницю - з дозволу міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади за підпорядкуванням;
б) з балансів установ, які утримуються за рахунок місцевих бюджетів:
—вартістю до 2500 гри за одиницю — керівниками установи, які є розпорядниками коштів;
—вартістю від 2500 до 5000 грн за одиницю — з дозволу вищої установи;
—вартістю понад 5000 грн за одиницю — з дозволу місцевої державної адміністрації.
Списання основних засобів з балансів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій незалежно від їхньої вартості проводиться з дозволу керівника установи.
Усі деталі, вузли і агрегати розібраного та демонтованого обладнання, які придатні дія ремонту іншого обладнання, а також матеріали, отримані від ліквідації основних засобів, оприбутковуються як вторинна сировина і обов'язково здаються установі, на яку покладено збір такої сиропний. Вилучені після демонтажу основних засобів деталі і вузли, що містять дорогоцінні. метали і дорогоцінне каміння, підлягають здаванню на спеціалізовані підприємства України, що здійснюють приймання та переробку відходів і брухту дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння.
Посадові особи, винні у порушенні порядку збереження основних засобів та в безгосподарному ставленні до них (знищення, підпалювання та ін.), притягаються до відповідальності у встановленому законодавством порядку. При цьому визначення сум збитків здійснюється відповідно до «Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей», затвердженого КМУ 22.01,1996 р.№ 116, та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» від 06.06.1995 р. № 217/95-ВР.
Предмети, які втратили своє значення, але придатні дія використання, можуть бути списані тільки за умови, що їх неможливо продати чи передати іншій установі.
Безоплатна передача основних засобів дозволяється лише в такому порядку:
а) у межах одного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади — установам, що утримуються за рахунок державного бюджету;
б) у межах одного бюджету — установам, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів.
Продаж основних засобів (утому числі зношених) здійснюється тільки через аукціони чи біржі. При цьому продаж основних засобів, вартість яких перевищує 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, проводиться за умови обов'язкового погодження з органами, уповноваженими розпоряджатися цим майном.
Суми, отримані установами від продажу чи демонтажу основних засобів (крім будівель і споруд), залишаються у розпорядженні установи з правом їх подальшого використання на ремонт, модернізацію або придбання нових засобів того ж призначення. При цьому кошти, отримані від реалізації та розбирання основних засобів, придбаних за рахунок позабюджетних коштів, використовуються тільки після сплати податків, встановлених законодавством. Суми, отримані установами від продажу чи демонтажу будівель і споруд, вносяться в доход того бюджету, за рахунок якого ці установи утримуються (табл. 5.3).
Таблиця 5.3
Основні господарські операції з обліку вибуття основних засобів
| Кореспондуючі | |||||
| Зміст господарської операції | субрахунки | ||||
| Дт | Кт | ||||
| 1 | 2 | 3 | |||
| 1. Списуються повністю зношені, непридатні дія | 131.132 | ЮЗ— 119 | |||
| використання основні засоби | |||||
| 2. Списуються основні засоби, ще не повністю | |||||
| зношені, але непридатні для використання | |||||
| на суму зносу | 131, 132 | 103—119 | |||
| на залишкову вартість | 401 | 103—119 | |||
| 3. Оприбутковані матеріали, одержані від | |||||
| розбирання необоротних активів: | |||||
| такі. Ідо підлягають перерахуванню в доход | 231,234 | 642 | |||
| бюджету | |||||
| такі, що залишаються у використанні | |||||
| установи і які були придбані; | |||||
| за рахунок коштів загального фонді' | 234,235, | 681,701. | |||
| 238,239 | 702 | ||||
| за рахунок коштів спеціального фонду | 234, 235, | 711—713 | |||
| 238.239 | |||||
| 4. Реалізація основних засобів, придбаних за | |||||
| рахунок коштів загального фонду (крім будівель І | |||||
| споруд): | |||||
| на суму зносу таких засобів | 131, 132 | 104—119 | |||
| на залишкову вартість | 401 | 104— НУ | |||
| на суму виручки | 313,323, | 711 | |||
| 364, 675 | |||||
| 5. Реалізація основних засобів (крім будівель і | |||||
| споруд), придбаних за рахунок коштів | |||||
| спеціального фонду: | |||||
| на суму зносу | 131, 132 | 104—119 | |||
| на залишкову вартість | 401 | 104—119 | |||
| на суму виручки (без ПДВ) | 313,323, | 711 | |||
| 364, 675 | |||||
| на суму ПДВ | 313,323, | 641 | |||
| 364, 675 | |||||
| 6. Реалізація будівель і споруд: | |||||
| на суму зносу | 131 | 103 | |||
| на залишкову вартість | 401 | 103 | |||
| на суму коштів, отриманих від реалізації | 364, 675 | 642 | |||
| 1 | 2 | 3 | |||
| 7. Списання недостач необоротних активів: | |||||
| на суму зносу | 131, 132 | 104—119 | |||
| на залишкову вартість | 401 | 104—1 19 | |||
| на суму коштів, що підлягає відшкодуванню | 363 | 642 | |||
| винною особою | |||||
Списання основних засобів у зв'язку ч їх переведенням до складу малоцінних та швидко зношуваних предметів оформляється звичайними бухгалтерськими записами на дебеті рахунків 40 (на залишкову вартість) і 13 (на суму зносу) та кредиті рахунків 10 або 11 (па їх первісну вартість). Одночасно на суму первісної вартості таких об'єктів дебетують субрахунок 221 «Малоцінні та швидко зношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації» та кредитують субрахунок 411 «Фонду малоцінних та швидкозношуваних предметах за їх видами».