У процесі експлуатації основні засоби бюджетних установ поступово фізично і морально зношуються. Знос — це втрата об'єктом основних засобів фізичних якостей або технік о-економічних властивостей, а внаслідок цього — і вартості. Але, на відміну від виробничих підприємств, у бюджетних установах амортизаційні відрахування на основні засоби не проводять, а нараховують лише їх знос.
Знос нараховують на будинки та споруди, передавальні пристрої, машини та обладнання, робочу худобу, транспортні засоби, виробничий (включаючи пристрої) та господарський інвентар, багаторічні насадження, які досягли експлуатаційного віку.
Знос не нараховується па такі основні засоби:
- земельні ділянки;
- природні ресурси;
- будинки і споруди, що с унікальними пам'ятками архітектури та мистецтва;
- обладнання, експонати, зразки, діючі і недіючі моделі, макети та інші наочні посібники, що знаходяться в кабінетах та лабораторіях і використовуються для навчальних та наукових цілей;
- продуктивну і племінну худобу, буйволів, волів, оленів, експонати тваринного світу (в зоопарках та інших аналогічних установах);
- багаторічні насадження, що не досягли експлуатаційного віку;
- бібліотечні фонди, фільмофонди, сценічно-постановочні засоби;
- музейні і художні цінності;
- малоцінні необоротні матеріальні активи;
- основні засоби установ, що знаходяться за кордоном;
- білизну, постільні речі, одяг, взуття;
- орендовані основні засоби, які обліковують на забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».
Знос предметів (об'єктів) основних засобів нараховується один раз на рік (за повний календарний рік), незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані чи побудовані. Процес нарахування зносу здійснюється таким чином. При відкритті інвентарних карток обліку основних засобів т. ф. № 03-6 (бюджет) та № 03-8 (бюджет) записується річна норма зносу в процентах до балансової вартості. Згідно з діючим порядком нарахування зносу основних засобів у бюджетних установах проводять за ставками в процентах до первісної вартості основних засобів на кінець року. При цьому використовують такі норми нарахування зносу за групами основних засобів: група 1—5%, група 2—25 і група 3-15%.
Групу і становлять основні засоби, що обліковуються на субрахунку 103 «Будинки та споруди»: це — будинки, їхні структурні компоненти, в тому числі житлові будинки та їх частини (квартири і місця загального користування), а також на субрахунку 106 підгрупа 1 «Передавальні пристрої»: лінії електропередач, трансмісії та трубопроводи з усіма пристроями.
Групу 2 становлять основні засоби, що обліковуються па субрахунках 104 «Машини і обладнання» (крім підгруп 1 і 2), 106 «Інструменти, прилади та інвентар» (крім підгрупи 1), 105 «Транспортні засоби» (тільки в частині автотранспорту та запасних частин до нього). Це можуть бути вимірювальні прилади, регулювальні прилади та пристрої, лабораторне обладнання, обчислювальна техніка, медичне обладнання (крім робочих та силових машин і обладнання), інструменти, виробничий інвентар та приладдя, господарський інвентар.
Групу 3 становлять основні засоби, що обліковуються на субрахунках 104 (підгрупи 1 і 2), 105 (крім автомобільного транспорту і частіш до нього), 107 «Робочі і продуктивні тварини» (підгрупа 1), 108 «Багаторічні насадження» (крім молодих, які не досягли експлуатаційного віку), 109 «Інші основні засоби» (підгрупа 2). Це в першу чергу силові та роб очі машини і обладнання, усі транспортні засоби (крім автомобільного транспорту), робоча худоба, багаторічні насадження тощо.
В останній робочий день. грудня бухгалтер переносить з інвентарних карток у т. ф. № 03-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби» первісну вартість об'єкта, річну норму нарахування зносу, суму нарахованого зносу з початку експлуатації об'єкта до звітного періоду. На підставі цих даних визначають суму зносу за рік і на кінець року. На загальну суму нарахованого зносу у меморіальному ордері т. ф. № 274 оформляють бухгалтерське проведення:
Дт субрах. 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами»,
Кт субрах. 131 «Знос основних засобів»,
132 «Знос інших необоротних матеріальних активів».
З меморіального ордера сума зносу переноситься у книгу Журна л-головна.
Сума нарахованого зносу з кожного об'єкта зокрема не може перевищувати 100% його первісної вартості. У той же час нарахування зносу в розмірі 100% первісної вартості об'єкта не с підставою для його списання з балансу.
Списання нарахованого зносу проводять при вибутті основних засобів бухгалтерським проведенням:
Дт субрах. 401 (на залишкову вартість об'єктів),
Дт субрах. 131, 132 (на суму зносу вибуваючих засобів),
Кт субрах. 103--119 (на первісну вартість об'єктів).
Треба мати на увазі, що загальна сума первісної вартості необоротних активів (дебетове сальдо рахунків 10, II, 12) дорівнює сумі фонду в необоротних активах і зносу необоротних активів (кредитове сальдо рахунків 13 і 40).
5.6. Облік ремонту і модернізації'основних тсобів
Особи, відповідальні за експлуатацію та збереження основних -засобів, повинні забезпечити своєчасне, повне і якісне вико-налня усіх правил їх технічного обслуговування і ремонту, необхідних для підтримання (відновлення) експлуатаційних властивостей цих засобів.
За обсягомі характером виконуваних ремонтних робіт ремонти поділяють на поточні і капітальні. Вони відрізняються складністю, обсягом, терміном виконання та періодичністю проведення. Поточні ремонти можуть проводитися декілька разів на рік, а капітальні — як правило не частіте одного разу ш рік (або й рідше). При поточному ремонті замінюють окремі деталі без розбирання усього об'єкта, тоді як при капітальному ремонті розбирають об'єкт і замінюють несправні вузли та агрегати. Ремонти основних засобів можуть здійснюватись господарськім способом, тобто силами самої установи, або ж підрядним способом (силами сторонніх організацій на підставі укладеної угоди, договору, контракту).
На кожен об'єкт, що підлягас поточному чи капітальному ремонту, складають відомість дефектів, у якій вказують деталі, що потребують заміни, необхідні ремонтні роботи, норми часу на виконання робіт, виготовлення та заміну деталей, кошторисну вартість ремонту, строки початку і закінчення ремонту. Якщо ремонт виконується господарським способом, то на підставі відомості дефектів виписують наряд-замовлення, документи на одержання зі складу необхідних запасних частин І ремонтних матеріалів, наряди на виконання робіт з виготовлення, монтажу, реставрації окремих вузлів і деталей та їх ззміпи.
Якщо ремонт виконує підрядна організація, то відомість дефектів складають у присутності представника замовника. Один примірник відомості дефектів передають замовник}' для контролю повноти і якості ремонту. Приймання виконаних підрядною організацією ремонтних робіт оформляється «Актом приймання-Ідаван-ня відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» т, ф. № 03-2 (бюджет). Акт складають у двох примірниках - по одному для підрядника і замовника. Акт передають у бухгалтерію, де на Його підставі в інвентарній картці обліку основних засобів виконують відповідні записи про виконаний ремонт. Крім того, акт т. ф. № 03-2 г підставою для списання витрат на ремонт основних засобів.
Вартість поточного і капітального ремонт}' основних засобів не зараховується на збільшення їх балансової вартості, а списується на поточні витрати установи за рахунок відповідних джерел фінансування. При цьому виконуюгь такі бухгалтерські проведення (табл. 5.2).
Таблиця 5.2
Відображення в обліку господарських операцій з ремонту і модернізації основних засобів
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі субрахунки | |
| Дт | Кт | |
| 1. Списано витрачені на ремонт основних засобів ремонтні матеріали, запасні частини, пальне тощо | 801,802 | 234,235, 238 та ін. |
| 2 Нарахована зарплата працівникам установи за виконані ремонтні роботи з нарахуванням на соціальні заходи | 801, 802 | 661,651, 652; 653, 654 |
| 3. Прийняті роботи із закінченого ремонту основних засобів, виконаного підрядним способом (на суму з ПДВ) | 801,802 | 364, 675 |
| 4. Прийняті роботи з реконструкції основних засобів, виконані підрядною організацією на суму вартості робіт разом з ПДВ одночасно другий запис (па суму без і ПДВ) | 801,802 103—105 | 631 401 |
Роботи з реконструкції та модернізації основних засобів виконуються, як правіше, спеціалізованими підрядними організаціями. Оформляються вони аналогічно капітальному ремонту основних засобів, але роботи ч модернізації, добудови, дообладнання, реконструкції об'єктів основних засобів суттєво змінюють їх технічні та експлуатаційні характеристики, а відтак їхтпо вартість. Тому витрати на ці роботи зараховують на збільшення первісної вартості основних засобів.
Результати реконструкції, модернізації, дообладнання, добудови основних засобів обов'язково заносяться до інвентарної картки відповідного об'єкга. Якщо ж вказані роботи суттєво -змінюють характеристику і призначення об'єкта, то на нього оформляють нову інвентарну картку, а попередня вилучається і зберігається для довідки.
5.7. Облік вибуття і списання основних засобів
Вибуття основних засобів та інших необоротних матеріальних активів бюджетних установ може бути наслідком; їх повного фізичного зносу і непридатності для подальшого використання; реалізації (відчуження) надлишкового, непотрібного, невикористовуваного обладнання, транспортних засобів та інших об'єктів; поломки, знищення, псування з вини осіб, відповідальних за збереження та використання засобів; знищення або псування засобів унаслідок пожежі, стихійного лиха; недостачі, виявленої при проведенні інвентаризації; безоплатної передачі іншим бюджетним установам за розпорядженням вищих керівних органів; переведення до складу оборотних активів (малоцінних та швидкозношуваних предметів, тварин на відгодівлі).