Відрядженому працівникові відшкодовуються також виграти на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами у поїздах, страховими платежами па транспорті, податком на додану вартість за придбані проїзні документи. Усі ці витрати повинні бути підтверджені відповідними документами в оригіналі.
За час перебування за кордоном працівникові відшкодовуються також витрати:
— на проїзд за місцем відрядження;
—на оформлення закордонних паспортів, отримання віз, обов'язкове страхування;
— на оплату телефонних рахунків і т. ін.
Якщо у вартість рахунка за проживання в готелі включена вартість харчування, то сума добових зменшується відповідно: при одноразовому харчуванні — на 20%; при дворазовому на 40% і при триразовому харчуванні в готелі - на 60%. Витрати на побутові послуги в готелях обмежені рамками 10% від норми добових за всі дні проживання, витрати на проживання понад встановлені норми та деякі інші — з дозволу керівника установи.
Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструкціями Національної академії наук України. Кошти на експедиції видаються відповідно до затвердженого кошторису.
Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати авансовий збіг про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення про відрядження з відмітками про дати прибуття і вибуття, а також в оригіналі інші документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів підлягає поверненню до каси у тій валюті, в якій був виданий аванс, не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.
Працівники бухгалтерії перевіряють правильність оформлення звіту та законність витрачання коштів за призначенням. Перевірений і підписаний бухгалтером звіт подають на затвердження керівникові установи, який зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення про затвердження звіту,
У разі неподання в строк авансового звіту або неповернення в касу невикористаної суми авансу бухгалтерія має право відрахувати суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи з дотриманням вимог чинного законодавства.
Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» до синтетичного рахунка 36 «Розрахунки з різними дебіторами». На цьому ж субрахунку обліковують видані в підзвіт талони на бензин, талони па проїзд у міському транспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату зарплати (в окремих випадках).
Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими проведеннями (табл. 4.2).
Зазначені господарські операції відображають у «Меморіальному ордері № 8 — Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» т.ф.№ 386 (бюджет), записи в якому здійснюють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний та аналітичний облік. При цьому методі в одному рядку записують як суму виданого авансу окремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим авансовим звітом, виводять залишок на кінець звітного періоду за підзвітною особою або за установою. При видачі одній особі декілька разів авансів протягом місяця її прізвище буде повторюватися у накопичувальній відомості відповідно до кількості отриманих авансів. Загальні підсумки накопичувальної відомості (за вирахуванням операцій з руху коштів у касі) переносять до книги Журнал-головна.
Таблиця 4.2
Кореспонденція субрахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами
| Кореспондуючі | ||
| Зміст господарської операції | субрахунки | |
| Дт | Кт | |
| 1 . Видано з каси під звіт готівкою: | ||
| у національній валюті | 362 | 301 |
| в іноземній валюті | 362 | 302 |
| 2. Подано авансовий звіт про витрачені підзвітні | ||
| сума; | ||
| а) на придбання матеріалів, продуктів харчування, | ||
| малоцінних та швидкозношуваних предметів | ||
| купівельна вартість (без ПДВ) | 231—239, 221 | 362 |
| сума ПДВ при використанні коштів | 801, 802 | 362 |
| загального фонду | ||
| сума ПДВ при використанні коштів | ||
| спеціального фонду | ||
| включена до податкового кредиту | 641 | 362 |
| не включена до податкового кредиту | 811—813 | 362 |
| одночасно другий запис на купівельну | «01, 802, | 411 |
| вартість МШП | 811—813 | |
| б) на відрядження | ||
| за рахунок коштів загального фонду | 801, 802 | 362 |
| за рахунок коштів спеціального фонду | 811—813 | 362 |
| пов'язане з виробництвом продукції, | 821—823 | 362 |
| виконанням науково-дослідних робіт за | ||
| договорами із замовниками | ||
| пов'язане із заготівлею і переробкою | 825 | 362 |
| матеріалів | ||
| 3. Повернено в касу невикористаний залишок | 301,302 | 362 |
| авансу | ||
| 4. Видано під звіт талони на бензин | 362 | 331 |
| 5. Подано авансовий звіт про витрачання талонів | 801,802, | 362 |
| на бензин | 811—813 | |
| 6. Подано авансовий звіт про виплачену через | 661,662 | 362 |
| підзвітну особу заробітну плату, стипендію | ||
| 7. Відраховано суму невикористаного авансу із | 661 | 362 |
| зарплати підзвітної особи | ||
4.3. Облік розрахунків з відшкодування завданих, збитків
У діяльності бюджетних установ можуть бути випадки, коли , результаті проведених перевірок, ревізій, інвентаризацій виявлені нестачі, розкрадання, втрати від псування матеріальних цінностей, які повинні бути відшкодовані за рахунок винних осіб. Розмір збитків, що підлягають відрахуванню з винних осіб, визначається відповідно до затвердженого постановою КМУ від 22.01.1996р. № 116 «Порядку визначення розміру .збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей» (з подальшими доповненнями) та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» № 217/95-ВР.
Згідно з названим Порядком розмір збитків визначається виходячи з балансової вартості відсутніх (знищених, зіпсованих) цінностей (-І вирахуванням зносу), але не нижче 50% балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Держкомстат України, відповідного розміру податку на додану вартість і акцизного збору за формулою:
Рз=[(Бв-А)*Іінф+Азб+ПДВ]*К,
де Рз —розмір відшкодування збитків, грн.;
Бв — балансова вартість на момент встановлення факту завданих збитків, грн.;
А — сума нарахованого зносу (амортизації) за час використання об'єкта, грн.;
Іінф — загальний індекс інфляції, що розраховується на підставі щомісячно визначених індексів інфляції;
Азб — сума акцизного збору, грн.;
ПДВ — сума податку на додану вартість, грн.;
К — коефіцієнт відшкодування суми збитків винною особою.
Для більшості матеріальних цінностей коефіцієнт відшкодування К = 2. Проте для деяких видів цінностей він дещо інший (табл. 4.3). З визначеної таким чином суми збитку бюджетній установі відшкодовується .пише облікова вартість втрачених цінностей (первинна вартість за мінусом зносу), а решта перераховується до державного бюджету.
Таблиця 4.3
Коефіцієнт для розрахунку суми відшкодування завданих збитків
| Вид матеріальних цінностей | База розрахунку збитків | Коефіцієнт | |
| Спирт етиловий питний, скирт етиловий ректифікований, спирт етиловий сирець | Оптова ціна підприємства - виробника з урахуванням акцизного збору та податку на додану вартість | 3 | |
| Плодово-ягідні соки, консервовані з використанням сірчаного ангідриду або бензокислого натрію | Оптова ціна підприємства-виробника з урахуванням податку на додану вартість | 2 | |
| Тварини | Закупівельні ціни (па момент віденко давання збитків) | 1,5 | |
| Вузли й агрегати, деталі, напівфабрикати тощо, які виготовляються дія внутрішньо виробничих потреб, а також продукція, виробництво якої не закінчено | Собівартість з нарахуванням середньої норми прибутку на дану продукцію | 2 | |
| Продовольчі товари, роздрібні ціни на як: дотуються | Роздрібна ціна плюс дотація | — | |
| Бланки цінних паперів, документів суворого обліку (1) | Номінальна вартість, зазначена на бланках цінних паперів (документах суворого облік}'), або вартісні цих документів, встановлена законодавством | 5 | |
| Бланки цінних паперів, документів суворого облік}' (2) | Вартість придбання (виготовлення) бланків документів, па яких не зазначена номінальна вартість (або вартість не встановлена законодавством) | 50 | |
| Банкнотний папір | Максимальна сума грошей, що може бути виготовлена на цьому банкнотному папері | 1,5 | |
| Захищений папір, персоніфікована захисна стрічка | Вартість такої стрічки або паперу | 5000 | |
| Дорогоцінні метали | Ринкова ціна, то діє на дату виявлення збитків | 2 | |
| Дорогоцінне каміння (крім огранованого) | Ринкова ціна, що діє на дату виявлення збитків | 2 | |
| Ограноване дорогоцінне каміння | Ринкова ціна, що діє на дату виявлення збитків | 3 | |
| Алмазні інструменти та алмазні порошки | Ринкова ціна, що діє на дату виявлення збитків | 2 | |
| 1 | 2 | 3 | |
| Іноземна валюта та платіжні документи в Іноземній валюті | Вартість валютних цінностей, перерахована у валюту України за обмінним курсом НБУ на день виявлення завданих збитків | 3 | |
| Матеріальні цінності, що підлягають списанню на видатки у міру їх придбання | Ринкова ціна на аналогічні матеріальні цінності, зменшена пропорційно фактичному зносу, але не нижче ніж на 50 відсотків ринкової ціни | ||
Облік розрахунків з відшкодування завданих збитків ведуть на субрахунку 363 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». За дебетом цього субрахунка записують суми завданих збитків з кредиту субрахунків грошових коштів, необоротних активів, виробничих запасів та ін. на підставі належним чином оформлених документів (актів перевірок, ревізій, інвентаризаційних описів тощо) та наказу керівника установи про порядок регулювання виявлених нестач і втрат. За кредитом субрахунка 363 записують суми, що надійшли в касу або відраховані із заробітної плати винної особи на відшкодування завданих збитків (табл. 4.4).