Основними завданнями ревізії є перевірка:
- дотримання нормативно-правових актів при нарахуванні оплати праці, утримань із неї й правильності ведення бухгалтерського обліку розрахунків з оплати праці;
- правильності організації праці, дотримання встановлених розцінок, ставок і окладів;
- своєчасності й правильності нарахування і виплати заробітної плати згідно з діючою системою оплати праці;
- правильності здійснення розрахунків з органами соціального страхування.
Під час ревізії доцільно не лише виявити порушення й зловживання, а й знайти резерви економічного витрачання коштів на заробітну плату.
Як правило, ревізію з оплати праці здійснюють вибірковим способом. Їх рекомендується організувати в такій послідовності.
Насамперед перевіряють стан трудової дисципліни, організацію праці і ведення особових справ працівників. Потім – використання затвердженого фонду заробітної плати (штатний розклад; ставки, нарахування й виплати, посадові оклади, розцінки, розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних і гарантійних виплат).
Відтак перевіряють стан обліку розрахунків з робітниками й службовцями щодо оплати праці та відрахувань на соціальне страхування. При цьому перевіряють правильність складання розрахунково-платіжних відомостей, звітів з питань праці й розрахункових відомостей щодо відрахувань на соціальне страхування.
4.2. Джерела ревізії заробітної плати в установах Пенсійного фонду України
Основними джерелами ревізії є:
штатні розклади, посадові оклади, тарифні сітки, розцінки, нормативи виробітку;
основні форми первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників (наказ чи розпорядження про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особиста картка; наказ чи розпорядження про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати; особові рахунки та інші документи, які затверджені у встановленому порядку, що характеризують кількість працівників та їхній дохід у грошовій, натуральній формі, а також розміри пільг і компенсацій);
генеральні та галузеві угоди; трудові угоди, колективні договори, облікові листи, довідки й розрахунки для нарахування заробітної плати;
реєстри синтетичного й аналітичного обліку (журнал-ордер № 9, відомість № 9, Головна книга до рахунка 66 « Розрахунки з оплати праці »);
фінансова, оперативна й статистична звітність тощо.
Перевірку розрахунків з оплати праці слід починати зі встановлення відповідності даних аналітичного обліку показникам синтетичного обліку за Головною книгою й балансом на одну дату, зокрема на 1-ше число відповідного місяця (сальдо з рахунка 66 « Розрахунки з оплати праці » в Головній книзі й балансі звіряють з підсумковими сумами до видачі розрахунково-платіжних відомостей).
Якщо виявлено розбіжності між даними синтетичного і аналітичного обліку, слід встановити їх причини. Основними причинами розходжень можуть бути: підробки в розрахунково-платіжних і платіжних відомостях для приховування розкрадання грошей з каси шляхом змови бухгалтера і касира. Сам спосіб розкрадання полягає в завищенні загальної суми грошей в останній колонці розрахунково-платіжної відомості « До видачі на руки ». Таку підробку можна виявити підрахунком підсумків у розрахунково-платіжних відомостях як по рядках (горизонталі), так і по стовпчиках (вертикалі). Кінцеві підсумки звіряють із сумою, показаною у видатковому касовому ордері й у первинних документах щодо нарахування заробітної плати (розрахунку).
У такому разі арифметичній перевірці підлягають:
- розрахунково-платіжна (платіжна) відомість;
- видатковий касовий ордер;
- журнал обліку прибуткових і видаткових касових ордерів;
- касова книга (звіт касира);
- табелі обліку робочого часу, довідки й розрахунки для нарахування заробітної плати, наряди на оплату праці тощо.
Можуть бути випадки розкрадання грошей шляхом привласнення депонованих сум. Для цього касир разом із бухгалтером підробляють підпис депонента а розрахунково-платіжній відомості або у видатковому касовому ордері чи депонентській відомості.
У цьому випадку слід звірити депоновані суми за такими документами:
- реєстр депонованих сум;
- депонентська відомість;
- видатковий касовий ордер;
- особовий рахунок та картка депонента;
- журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів;
- касова книга й звіт касира;
- документ про прийняття на роботу або звільнення з роботи (наказ, розпорядження);
- розрахунково-платіжні відомості за попередній період із підписами депонентів.
Ревізори можуть також викликати окремих депонентів для підтвердження одержання ними відповідних сум.
Ревізор перевіряє правильність нарахування заробітної плати таким чином:
- з’ясовує правильність застосування розцінок способом зіставлення з документом, де вони передбачені, а також уточнює, чи відповідають стаж працівника, його розряд, тип підприємства, сезон, асортимент продукції тощо розцінкам;
- встановлює, чи правильно підраховано обсяг виконаної роботи й кількість відпрацьованого часу шляхом їх зіставлення з обліковими листками, нарядами, картками, подорожніми листками, табелем виходу на роботу, актами здавання-приймання виконаних робіт та іншими документами, прикладеними до журналу-ордера № 7/1 для нарахування заробітної плати;
- арифметично перевіряє правильність нарахованої суми шляхом множення розцінки на кількість днів роботи, на суму товарообороту, на кількість виробленої продукції тощо.
Доцільно також перевірити, чи зафіксовані в розрахункових відомостях на оплату праці за другу половину місяця усі раніше виплачені протягом цього місяця суми (аванс, відпускні, допомога при тимчасовій втраті працездатності , записані в журнал-ордер № 1 з рахунку 30 « Каса».
Причинами відхилень між даними аналітичного й синтетичного обліку з рахунку 66 « Розрахунки з оплати праці » можуть також бути перекручення даних внаслідок зловживань (завалювання видатку грошей шляхом вилучення з фонду споживання різних виплат і утримань); неповне утримання авансів; повторне списання грошових документів з віднесенням виплат за ними в дебет рахунка 66 « Розрахунки з оплати праці »; зменшення дебіторської заборгованості або збільшення кредиторської заборгованості під час перенесення сальдо із однієї розрахункової відомості до іншої.
Порушення щодо оплати праці виникають у зв’язку з:
- неправильним визначенням обсягів виконаних робіт;
- неправильним застосуванням норм виробітку, тарифних ставок, посадових окладів і розцінок;
- неправильним таксуванням окремих документів з обліку праці;
- включенням у документи з обліку праці прізвищ осіб, які не брали участі у виконанні конкретних робіт;
- внесенням у документи з обліку праці посадових осіб, не передбачених штатним розкладом.
Перевірка витрачання коштів на оплату праці може бути успішно здійснена за умови вивчення правильності розрахункових показників з питань праці. Спочатку доцільно вивчити затверджені штатні розклади, встановити можливі штатні надмірності чисельності працівників, невідповідність окремих посад фактично виконуваній роботі, завищені розміри посадових окладів тощо.
Для встановлення можливих відхилень – перевитрат чи економії фонду оплати праці, слід порівняти кошторисні дані зі звітними показниками. Показники з питань праці, подані у квартальних і річних звітах, слід зіставити з даними бухгалтерського обліку. При цьому ревізор користується Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 « Витрати », затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 № 318. За цим положенням до складу прямих витрат на оплату праці включено заробітну плату та інші виплати робітникам, зайнятим у виробництві продукції, виконанні робіт або наданні послуг, які можуть безпосередньо бути віднесені до конкретного об’єкта витрат.
У зв’язку з цим важливим питанням ревізії є перевірка правильності застосування норм, посадових окладів і тарифних ставок, встановлених розцінок, а також положень про оплату праці й виплату преміальних винагород. Дотримання тарифних сіток і ставок, посадових окладів можливо встановити шляхом їхнього порівняння зі штатним розкладом і перевіркою даних розрахунково-платіжних відомостей, табелів обліку використання робочого часу й розрахунку заробітної плати. Організацію контролю за використанням трудових ресурсів і коштів на оплату праці показано на рис.4.2.1. приклад перевірки використання фонду оплати праці.
Під час перевірки табелів обліку використання робочого часу та інших первинних документів з нарахування заробітної плати слід з’ясувати , чи не було випадків внесення в них вигаданих (підставних) осіб.
Доцільно також перевірити правильність відрахування на соціальне страхування, а також утримань із заробітної плати; податку на доходи фізичних осіб, за виконавчими документами, дорученнями - зобов’язаннями за придбані товари в кредит; за письмовими дорученнями про переказ страхових внесків за договорами особистого страхування, авансів, виданих у рахунок заробітної плати, на відшкодування збитків, заподіяних підприємству, перерахування в ощадбанк на рахунки особистих вкладів за заявою працівника підприємства тощо.
Об’єкти контролю
| Стан трудової дисциплін ни і дотримання трудо вого законодавства | Система оплати праці й преміювання | Зростання продуктивності праці й використання фонду оплати праці |
Джерела інформації
| Правила внутрішньо го розпорядку й інші акти трудового законодавства | Фонд оплати праці | Планово-норматив на інформація системи оплати праці, преміювання й гарантовані компенсації | Законодавство з оплати праці й виплат за рахунок соціального страхування | ||
| Штатний розклад, тарифні сітки, ставки, посадові оклади, норми виробітку, розцінки | Первинна облікова документація для визначення кількості працівників (табель обліку використання робочого часу, розрахунково-платіжні відомості, особові рахунки тощо) | Реєстри ана літичного і синтетично го обліку праці й заро бітної плати | Звітність про використан-ня трудових ресурсів | Особові справи працівників | |
Прийоми дослідження