Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 71 из 72)

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.

3.5. Информировать руководство министерства, ведомства и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6. Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в учреждениях Федеральной архивной службы России.

4. Организация работы ЦЭК

4.1. ЦЭК федерального министерства, ведомства работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.1

4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, ведомства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЦЭК и руководство федерального министерства, ведомства (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

П р и л о ж е н и е 7

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива от 19.01.1995 №2

1. Общие положения

1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение создается действующая на постоянной основй экспертная комиссия (ЭК) организации.

1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе организации, который утверждает принятые комиссией решения.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, перечнями документов со сроками хранения и настоящим положением.

1.4. Председателем экспертной комиссии является один из заместителей руководителя организации, секретарем — заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений организации, включая представителя делопроизводственной службы (канцелярия, секретариат, общий отдел и т. п.).

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел.

2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3 Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.

2.4 Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в структурных подразделениях организации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации.

3.2 Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение.

3.3 Рассматривает и принимает решения об одобрении (утверждении):

проектов номенклатур дел (сводной и по структурным подразде-

лениям организации);

описей на дела постоянного хранения, на документы по личному

составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие передаче в архив организации;

описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в

соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения);

актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему

хранению;

предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями (предложения в установленном порядке направляются на рассмотрение соответствующего учреждения Государственной архивной службы).

3.4. Совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом (ответственным лицом) осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации.

3.5. Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в делопроизводстве.

4.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Государственной архивной службы и других организаций.

4.4. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.5. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

П р и л о ж е н и е 8

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

_____№____________ Наименование должности

___________________ руководителя организации

(место составления) подпись расшифровка подпись

Дата

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании_____________________________________________________

название и выходные данные перечня документов

________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №____________________ название фонда Итого______________________дел за___________________________годы цифрами и прописью

Описи дел постоянного хранения за __ ___________________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК___________________________________

наименование архивного учреждения

(протокол от_________№______________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Дата подпись расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От________№________

П р и л о ж е н и е 9

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

ХРАНЕНИЯ

______________________________________________________________________

________________Д.№ _______________Оп.№

________________Ф.№

________________________

________________________

(наименование учреждения и структурного подразделения )

Дело№_________том №________

_____________________________

_____________________________

_____________________________

(заголовок дела)

_______________________

(дата)

на_________________лист

Хранить____________________

Ф.№_________________

Оп.№________________

Д.№_________________

П р и л о ж е н и е 10

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 1126 + 2 листа внутренней описи. Лист 5 имеет физические повреждения — разрыв и склейка.

Секретарь подпись расшифровка подписи