Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 70 из 72)

Эти документы включаются в государственную, часть Архивного фонда Российской Федерации и предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Центральная экспертная комиссия министерства (ведомства) осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за всеми процедурами определения ценности документов, обеспечения их сохранности и учета, архивной обработки и описания, передачи документов из делопроизводства в ведомственный архив, передачи документов на государственное хранение.

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая ЦЭК создается для:

организации и проведения методической и практической работы по

экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, ведомстве, их структурных подразделениях, в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях; осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных отраслевых организаций и учреждений.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве федерального министерства, ведомства. Решения Комиссии вступают в силу после их утверждения руководством министерства, ведомства. В необходимых случаях (см. п. 2.8. и 2.9 Положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России (Росархив).

1.3 Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, ведомства из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя.

В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив) — секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы министерства, ведомства, представитель соответствующего архивного учреждения.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами федерального министерства, ведомства, нормативно-методическим и документами Росархива, положением о ЦЭК министерства, ведомства.

1.5. В соответствии с настоящим примерным положением федеральное министерство, ведомство разрабатывает конкретное положение о своей ЦЭК, которое после согласования с Росархивом утверждается приказом руководителя министерства, ведомства одновременно с утверждением персонального состава

ЦЭК.

2. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образуюшихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций.

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы.

2.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5. Организует и координирует работу по подготовке нормативнометодических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.

2.6. Оказывает содействие и методическую помощь в работе специалистов отрасли:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и орга-

низациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской

Федерации;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и

своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами

России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей отрасли.

2.7. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе

спецдокументации;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации

постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками

хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов по-

стоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей на документы по личному составу; графиков подготовки и передачи документов на госхранение; нормативно-методических пособий по р'аботе с документами (пе-

речней документов со сроками хранения, классификаторов, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, памяток и правил по работе с документами);

отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и

не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

2.8. Представляются на рассмотрение в Росархив:

предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков

хранения отдельных категорий документов;

перечни документов со сроками хранения;

отраслевые списки видов подведомственных учреждений и орга-

низаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования

Архивного фонда Российской Федерации;

акты на уничтожение документов, созданных до 1945 г. включи-

тельно;

положения о ЦЭК и центральном архиве; примерные и типовые номенклатуры дел; инструкции по делопроизводству.

2.9 Представляются в соответствующие архивные учреждения на утверждение:

описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специ-

альная документации);

перечни проблем (тем) научно-технической документации посто-

янного срока хранения;

перечни документов, подлежащих передаче в госархивы, на со-

гласование;

номенклатуры дел министерства (ведомства); описи дел по личному составу.

2.10 Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного

уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.