Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 58 из 72)

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея

г. Бологое»; Дело об организации до вузовской подготовки в МГТУ "Станкин".

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на, которое заводится дело, указываются в именительном падеже. Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов материалы и документальные материалы неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов».

Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор-

респондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-восточного округа об участии в математической олимпиаде».

В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф.

10-ф)».

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационноструктурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по ' степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-

распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем — дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размешать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

Переписка с фирмой «Арбель».

Переписка с фирмой «Информсервис».

Переписка с фирмой «Регана».

Или

Переписка с вузами Астраханской области.

Переписка с вузами Вологодской области и т.д.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы - это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помешаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность,

финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М.: ВНИИДАД, 1966).

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.