Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 51 из 72)
связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в котороеподшит документ.
Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
Контрольные вопросы.
1. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в организации делопроизводства?
2. Какие задачи выполняет регистрация документов?
3. Какие требования предъявляются к организации регистрации документов?
4. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?
5. Назовите формы регистрации документов.
6. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов?
7. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистрации документов?
8. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов? 9. Какие сведения о документе при автоматизированной системе регистрации вводятся автоматически и какие — из раскрывающихся списков?
10. В чем преимущества автоматизированной системы регистрации?
11 Информационно-справочная работа по документам
Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов — важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размешать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.
Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах, В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек — три года. В картотеке законодательнонормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.
Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
по конкретному документу: где находится; стадия подготовки;результат исполнения; место хранения.
По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов. По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период.
По региону: стране; области; городу.Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
приблизительные хронологические рамки поиска (по датепоступления или для внутренних — подписания документа, от и до);
регион, по которому ведется поиск (страна, область); организация (корреспондент/адресат); содержание (тема).При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего
делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий — полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа исходящий или внутренний — подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и «Восход».
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.
Контрольные вопросы
1. Какое значение имеет информационно-справочная работа в организации документационного обеспечения управленческой деятельности?
2. Как информационно-справочная работа связана с регистрацией документов?
3. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении?
4. Назовите наиболее типичные виды запросов по документам.
5. Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители?
6. В чем преимущество ведения информационно-справочной работы в автоматизированном режиме?
7. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме?