Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 24 из 72)
платить — заплатить (разница состоит в грамматическойсочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» — косвенного: «заплатить за чтонибудь»;
командированный — командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» — «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение«относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»),
Орфография
Правописание имен собственных. Орфографические трудности, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами. (Опустим простейшие правила известные каждому школьнику).
Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство). С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др., при помощи суффикса -ов (ев) или -ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также прилагательные на -ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения.
Географические названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств. Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь.
Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд — они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.
Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: РиоКолорадо (рио — река), Сьерра-Невада (сьерра — горная цепь), Йошкар-Ола (ола — гора). Но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.
Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта.
В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже
(в неофициальных вариантах названий) отдельные слова — со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.
В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.
Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:
Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.
В большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы:
Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации.
Помимо первого слова с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название: Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея); Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).
Названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:
Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена.
Наименования должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие — со строчной: начальник Государственноправового управления Президента Российской Федерации.
Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке — сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры (от итал. abbreviating). Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв (ВВЦ, ВВС). Важнейшие причины использования сокращений состоят в том, что они, во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повторов. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.
От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения — условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизированы следующие графические сокращения:
1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н,
г., с. (село — при названии), д., пос.);
2) названия месяцев (янв.);
3) телеграфные сокращения (тчк);
4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс.);
5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №; накл.
№; расч. счет №);
6) текстовые сокращения (т. д.; т. п.; с. г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);
7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; член-корр.; к. т. н.; с.
н. с.; зав.; зам.; и. о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
8) обращение г-н (господин) и некоторые другие.
Чтобы уточнить написание общепринятых сокращений, можно воспользоваться словарем сокращений русского языка.
Правила графического сокращения слов. Основной принцип:
сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию.
Желательно отбрасывать максимальное количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного и однозначного понимания текста: лучше фундам., чем фундаментал. НО: лучше социальн., чем соц., поскольку сокращение «соц.» может быть расшифровано и как «социальный», и как «социалистический».
Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым.
Сокращение не может заканчиваться на гласную или и; сохраняется следующая согласная: крат., калийн., учен., маслян.
Мягкий знак отбрасывается: сельский — сел.
Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический — метал.
В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают каждую часть слова по данным правилам: проф. — тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть: агролесомелиор., лесохоз.
Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
Правила аббревиации. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым — разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.
Сокращения — названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия — пишутся с прописной буквы.
Если в марках изделия буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО: в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно: алюминиевый сплав АЛ5, сталь Б2.
Слово «год» после дат сокращается до одной буквы г. или до двух — во множественном числе. В 2000г. В 1990—1999 гг.
Цифровое обозначение учебного и финансового года пишется через косую черту; слово «год» употребляется в единственном числе: В 1998/99 учебном году.
«Рубль» сокращается до руб. (реже р.).
Условные обозначения физических, химических, математических величин должны точно соответствовать государственным стандартам.
Правила использования сокращений и аббревиатур. При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.
Форма P.S. (от лат. post scriptum — после написанного) в деловой переписке
не употребляется.
Определение грамматического рода аббревиатур. Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ — существительное мужского рода: в словосочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное слово «центр»). Буквенные аббревиатуры не склоняются!
Род звуковых аббревиатур раньше рекомендовалось устанавливать так же, но сейчас он чаще определяется по аналогии (аббревиатуры, оканчивающиеся на согласный, похожи на слова мужского рода, оканчивающиеся на о — на слова среднего рода: решение ВАК, рано закрыто).
Установление рода аббревиатур происходит постепенно, по мере их внедрения в широкий оборот, через стадию колебаний в роде.