Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 21 из 72)
(графа для
заголовков)
Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.
Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом и в начале и конце выделения помешен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы проводить после создания всего документа. Следует обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной, — если они имеют самостоятельное значение, Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе, в конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.
При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы, — номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть установлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв раздела на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.
MS Word 97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности, в меню Таблица имеется специальная команда Заголовки. Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически повторяется на второй и последующих страницах. Таблица 5.2
| Субъекты федерации | Распределение населения |
| работающих | пенсионеров |
ГОСТ не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием (табл.
5.4).
Перед числовыми значениями величин и обозначениями типов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют.
Нумерация в таблице осуществляется автоматически установкой функции «Нумерованный список» (Команда Список меню Формат) для выделенного столбца (ячеек) таблицы или нажатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо отметить опцию Только один номер в ячейке. В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы. Таблица 5.4
| Наименование показателя | Значение |
| 1 Книги | |
| 2 Журналы | |
| 3 Периодические издания | |
| 4 Информационно-справочные материалы |
ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.
Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы и границы». Еще больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.
При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).
Таблица 5.5
| Наименование показателя | 1995 г. | 1996 г. | 1997 г. |
| Доход от личного подсобного хозяйства, млрд руб. | 992 | 586 | 436 |
| Доход из других источников (поступления от родственников, за разовую работу, алименты и др.), млрд руб. | 93.4 | 335 | — |
Значение показателя, приведенное в виде текста, записывается на уровне первой строки наименования показателя.
Правила заполнения показателей представлены в табл. 5.6.
Таблица 5.6
| Наименование показателя | Пояснения по заполнению показателя |
| Высшее и среднее специальное учебное заведение Специальность | Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать сокращенно «им.» Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию |
Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (табл. 5.7).
Таблица 5.7
| Работающая молодежь в возрасте | 1985 г. | 1990г. | 1995 г. |
| От 16 до 17 включительно | 112 | 128 | 138 |
 18 20 | 199 | 211 | 203 |
| 21 25 | 512 | 542 | 493 |
Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.
Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же», далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения
(табл. 5.8).
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (табл. 5.9). Таблица 5.8
| Наименование должности | Квалификационные требования |
| Старший инженер Старший механик Старший технолог | Высшее образование, стаж работы специальности не менее пяти лет То же То же |
Облегчает восприятие таблицы ее цветовое оформление (табл. 5.10).
Для лучшего сопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько колонок. Фиксированное расположение на странице частей текста одна относительно другой достигается с помощью таблицы с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст.
Таблица 5.9
| Пол | Количество | |
| Руководители подразделений | Мужчины Женщины | 8 3 |
| Менеджеры | Мужчины Женщины | 6 13 |
| Продавцы-консультанты | Мужчины Женщины | 2 26 |
Таблица 5.10
| 1999 | |||||||||||
| 1 квартал | 2 квартал | 3 квартал | 4 квартал | ||||||||
| Янв | Фев | Мар | Апр | Май | Июн | Июл | Авг | Сен | Окт | Ноя | Дек |
| 1 отдел | 5 | 7 | 6 10 8 6 | 6 11 10 5 | 8 15 9 7 |  | 14 10 6 7 | 8 | 9 | 7 17 12 10 | 15 |
| 2 отдел | 12 | 11 | 18 8 8 | 11 7 8 | 12 | 15 | 18 | ||||
| 3 отдел | 8 | 9 | 8 | 10 | 14 | ||||||
| 4 отдел | 4 | 6 | 9 | 9 | 8 | ||||||
Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в программе типа «электронные таблицы», наиболее распространенным примером которой является MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.