Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 20 из 72)

законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки - таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, налогообложение и бухгалтерский учет и т.д. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости - распечатать подобранные материалы.

Второй этап подготовки к составлению документа - изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден. Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно - тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов - сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа - сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.

Один из наиболее распространенных методов сбора информации - поиск в Internet, например, просмотр информации о технических характеристиках изделий на страницах производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.

Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций.

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать трафаретный текст такого документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов.

Например:

Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление ожидается в течение [место для срока поступления товара]. Мы Свяжемся С Вами немедленно после поступления товара на наш склад.

Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.

С уважением

Старший менеджер И.П. Сидоров или

Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу договор от 00.00.0000

№ 000000-00 «О поставках ... ». В связи с этим просим проследить за своевременным переводом денег на наш счет и выслать копию платежного поручения по факсу (095) 123 45 67.

С уважением Вице-президент С. И. Иванов

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов широко распространено в последние десятилетия применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Особенно часто они применяются в начальной части документов.

Например:

Уважаемый господин (госпожа),

Многоуважаемые господа,

Благодарим Вас за письмо от ...,

Ваше письмо от... получено, нами изучены Ваши предложения о...,

В ответ на Ваше письмо от ...напоминаем, что...,

В подтверждение нашего факса сообщаем,

В дополнение к нашему письму от ...,

Приносим извинения за задержку с ответом на ... и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов — так называемые «комплименты»:

С уважением,

С искренним уважением,

С глубоким уважением, Искренне Ваш и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной области деятельности постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг. Это не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и все содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц.

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица (от лат. tabula - доска, список) — перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка-, ведомость. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа «электронные таблицы» MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-921, который называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения

(табл.5.1).

Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями».

В соответствии с п. 4.5.2 ГОСТ таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

Таблица 5.1

Тематический заголовок (необязателен)

Головка	Заголов		ки граф
	Подзагол		овки граф
Строки (горизонтальные ряды)

Боковик Графы (колонки)