Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 17 из 72)
Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре помешается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по окружности — наименование организации. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации обязательно на печатях центральных органов власти, центральных органов федеральной исполнительной власти, на печатях иных органов государственной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов
представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами — федеральными законами, нормативными актами субъектов Федерации, города, района.
В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой — в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности — полное наименование организации. В некоторых законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность организаций различных организационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Например, п.6, ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т.д.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»
Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
Воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено специальными нормативными актами (например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.
Примерный перечень документов, заверяемых печатью, дан в приложении.
Реквизит 25 отметка о заверении копии. Копия документа — воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии с помощью копировального аппарата. Если изготавливается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике копируют в основном исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверяют копии работники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита «подпись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты. Например:
В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) обязательно, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.).
Выписки из протоколов заверяет секретарь, который составлял протокол и осуществляет его хранение, из приказов — секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение документов.
Реквизит 26 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размешается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:
а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.
Например:
Сидоркин 709 44 23
Илья Ильич Сидоркин 709 44 23
В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки ("или оператора ПК), которая печатала текст документа.
Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись. Например:
В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.
Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указывается наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.
Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.
4.5. Требования к изготовлению документов
Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.
Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал.
Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.
Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:
От границы левого поля печатают:реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат». Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения». Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».