Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 13 из 72)

Бланки на двух языках. В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационноучетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

наименование вида бланка; дату поступления; номер сопроводительного документа; наименование предприятия-изготовителя; серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

наименование вида бланка; количество экземпляров; серию и номера бланков; наименование структурного подразделения; фамилию и инициалы должностного лица-получателя; расписку в получении;

примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размещается ниже наименования организации — автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72,8 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается:

размещение на бланке только сокращенного наименования

организации — автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

составление бланка на двух языках, но с различной информацией об

организации — авторе;

«украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему; размещение на бланке справочных данных об авторе, его

местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;

произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих

требованиям государственного стандарта;

размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние

линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);

размещение реквизитов на бланках российских организаций по

образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

4.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа — сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов. власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств воспроизводится изображение Государственного герба Российской Федерации. Изображение

Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о

Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 №2050.

Реквизит 02 герб субъекта Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официально восстановлен исторический герб города, 1 февраля 1995 г. принят Закон Москвы «О гербе и флаге Москвы» №Na 4—12). Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.).

Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов — над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов — в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).