Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «Концерн «Созвездие» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота на ОАО «Концерн «Созвездие» являются:
оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «Концерн «Созвездие», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.
Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:
регистрация и учет поступающих в организацию документов
подготовка и регистрация отправляемых документов
прохождение внутренних документов
учет объема документооборота
контроль за исполнением документов
Доставка документов в ОАО «Концерн «Созвездие» осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам.
С помощью почтовой связи в ОАО «Концерн «Созвездие» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.
Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
Список использованных источников
1 Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: Учебное пособие И.В. Анциферова (под научной редакцией кандидата экономических наук доц. Дуденко Л.Е.) – Издательство «Перспектива», 2005.-358 с.
2 Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: Учебник для вузов/ Под ред. Проф. Ю.А. Бабаева.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.-476 с.
3 Богаченко В.М., Кириллова Н.А., Хахонова И.И. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: Учебное пособие.- Ростов н/Д: Феникс, 2004.- 576 с.
4 Бухгалтерский учет [Текст]: Учебник/Бочкарева И.И., Быков В.А., Ковалев В.В. и др.; Под ред. Я.В.Соколова.-М.: ТК Велби; Проспект, 2004.-768 с.
5 Глушков И.Е., Киселева Т.В. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии [Текст]: эффективная настольная книга бухгалтера в 2-х томах. Т1, Т2-11-е изд., перераб. и доп.-М.; Новосибирск: КноРус; ЭКОР-книга, 2004.-1016с.
6 Ковалев, В.В., Волнова, О.Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия [Текст]: Учебник. - М.: ООО "ТК Велби", 2002. - 424 с.
7 Козлова Е.П. и др. Бухгалтерский учет в организациях [Текст] /Е.П.Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина.- 4-е изд., перераб. и доп.- М.: Финансы и статистика, 2005.- 752 с.
9 Савицкая, Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия
[Текст]: Учеб. пособие / Г.В.Савицкая,-6-е изд., перераб. и доп. – Мн.: Новое издание, 2001. – 704с.
10 Сафронова Н.Г., Яцюк А.В. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: Учебное пособие.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское Соглашение, 2003.- 527 с.
11 Титов, В.И. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия [Текст]: Учебник. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2005. – 352с.
12 Экономический анализ [Текст]: Учебник для вузов / Под ред. Л.Т.Гиляровской.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 527с.
13 Справочно-правовая система Гарант
14 Учетная политика ОАО «Концерн «Созвездие»
15 Устав ОАО «Концерн «Созвездие»