Для мягкого инвентаря обязательно должен быть создан склад. Это касается, в частности, таких предметов, как: белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п; постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т.п.); спецодежда; обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.); Передавать мягкий инвентарь непосредственно в пользование, минуя склад, запрещается.
Многим бюджетным учреждениям приходится приобретать различные книги и другую печатную продукцию, в том числе сувениры. Всю печатную продукцию не относящуюся к библиотечному фонду, следует учитывать на счете 010506000 "Прочие материальные запасы". Печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, тоже учитывается на этом счете Нужно обратить на то, что бланочная продукция, на счете 01050600 "Прочие материальные запасы" не учитывается. Так как 14 апреля 2006 г. вышло письмо Минфина России № 02-14-10/880, в котором сказано, что расходы на приобретение и изготовление бланков, удостоверений, бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, дипломов, свидетельств, студенческих билетов, зачетных книжек, бланков строгой отчетности, унифицированных форм первичных документов бухгалтерского учета, форм бюджетной отчетности, регистров бюджетного учета и других бланков следует отражать по подстатье 226 "Прочие услуги". Таким образом, после перехода к Инструкции № 25н, если учреждение приобрело указанные бланки, то бухгалтер должен сделать в учете такую запись:
Д 040101226 "Расходы на прочие услуги"
К 030209730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг".
Одновременно отражается стоимость бланков строгой отчетности на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".
В состав материальных запасов включена готовая продукция, то есть продукция, которая заготовлена и используется в рамках приносящей доход деятельности. В составе нефинансовых активов Филиала объекты, относящиеся к готовой продукции отсутствуют [15].
Основными задачами бухгалтерского учета основных средств являются:
правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;
достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;
полное определение затрат, связанных с поддержанием основных средств в рабочем состоянии (расходы на технический осмотр и ремонт, на проведение всех видов ремонта);
контроль за сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету и эффективностью использования [10].
Для организации учета основных средств, отвечающего поставленным выше задачам, важное значение имеют следующие предпосылки: классификация основных средств; установление принципов оценки основных средств, установление единицы учета предметов основных средств.
Основные средства группируют по следующим признакам: видам, принадлежностям, использованию.
По видам основные средства организаций подразделяются на следующие группы: жилые помещения, нежилые помещения, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, производственный и хозяйственный инвентарь, библиотечный фонд, драгоценные и ювелирные изделия, прочие основные средства.
Классификация основных средств по видам положена в основу их аналитического учета.
По степени использования на находящиеся:
в эксплуатации;
запасе (резерве);
стадии достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации;
на консервации.
В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства подразделяются: на объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности (в том числе сданные в аренду); объекты основных средств полученные организацией в аренду [9].
Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект. Это может быть:
объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;
отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для того, чтобы выполнить определенные самостоятельные функции;
обособленный комплекс конструктивно - сочлененных предметов, представляющих собой единое целое. Под комплексом понимают один или несколько предметов, смонтированных на общем фундаменте. Назначение их может быть как одинаковым так различным. Но каждый предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно [10].
Отдельными инвентарными объектами считают здания. Даже если они примыкают, друг к другу имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое.
Один инвентарный объект вместе со зданием составляют надворные постройки, пристройки, ограждения и другие надворные сооружения (сарай забор, колодец и т.п.), которые обеспечивают функционирование данного здания. Однако такие постройки и сооружения считаются самостоятельными инвентарными объектами, если обеспечивают функционирование двух и более зданий. Самостоятельными инвентарными объектами являются наружные постройки к зданию, которые имеют самостоятельное хозяйственное значение. Это отдельно стоящие котельные, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.).
Каждому объекту основных средств (кроме объектов стоимостью до 1000 руб. включительно, а также библиотечного фонда) присваивают уникальный инвентарный порядковый номер. Это делают вне зависимости от того, находится ли соответствующий объект в эксплуатации в запасе или на консервации.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на все то время, пока он находится в данном учреждении.
Инструкция № 25н не позволяет однозначно ответить, нужно ли присваивать номера объектам библиотечного фонда, драгоценностям и ювелирным изделиям. В бухгалтерии ведут количественно-суммовой учет библиотечного фонда. При этом государственным муниципальным библиотекам и иным бюджетным учреждениям, в состав которых входят библиотеки, необходимо иметь в виду следующее. Все документы, которые поступают в библиотечный фонд и бывают из него, нужно учитывать не только в суммарном порядке, но и индивидуально. В инструкции об учете библиотечного фонда (утверждена приказом Минкультуры России от 2 декабря 1998 г. № 590) установлено, как учитывать объекты библиотечного фонда.
Так документы, поступающие в фонд, распределяется на три группы: постоянного, длительного и временного хранения.
Один бесплатный обязательный экземпляр отечественных документов постоянного хранения получает инвентарный номер. Это же относится к документам, которые принимаются на депозитарное хранение.
Документы предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, подлежат длительному хранению. Поэтому им также присваиваются инвентарные номера. Это не зависит от вида документа, его объема тематики других формальных признаков.
Документы, которые содержат информацию краткосрочного значения, учитывают как единицу временного хранения, то есть им не присваивают инвентарные номера. Их исключают из фонда библиотеки через непродолжительное время.
Документы, которые включены в фонд библиотеки, должны быть промаркированы. Для этого используют штемпели, книжные знаки.
Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости, которая формируется на счете 0 106 01 000 "Капитальные вложения на основные средства". [10, 15]
Вообще различают первоначальную, балансовую, остаточную и восстановительную стоимость основных средств.
Первоначальной стоимостью основных средств признается сумма фактических вложений учреждения в приобретение, сооружение и изготовление объектов основных средств, с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками.
Вложениями на приобретение, сооружение и изготовление основных средств являются:
суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
суммы, уплачиваемые организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам;
суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств;
регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с приобретением (получением) прав на объект основных средств;
таможенные пошлины;
вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств;
затраты по доставке объектов основных средств до места их использования, включая расходы по страхованию доставки;
иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств, включая содержание дирекции строящегося объекта и технический надзор.
Вложения на приобретение и сооружение основных средств определяются (уменьшаются или увеличиваются) с учетом суммовых разниц, возникающих в случаях, когда оплата производится в валюте Российской Федерации в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Под суммовой разницей понимается разница между рублевой оценкой, выраженной в иностранной валюте (условных денежных единицах) кредиторской задолженности по оплате объекта основных средств, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения.