Бухгалтер материальной группы выполняет порученный участок работы по бухгалтерскому учету, контролирует правильность и своевременность оприходования поступления материальных запасов, основных средств. Контролирует правильность и своевременность составления отчетов материально ответственных лиц. Отражает в документах бухгалтерского учета операции по поступлению основных средств и материальных запасов, по учету расчетов с поставщиками, составляет реестр дебиторской и кредиторской задолженности. Производит выверку расчетов с поставщиками. Принимает участие в проведении инвентаризаций. Обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета. Оформляет документы бухгалтерского учета для передачи в архив. Участвует в проведении инвентаризаций.
В обязанности бухгалтера расчетной группы входит правильное начисление и перечисление налогов и сборов в бюджет, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, соблюдать порядок оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, установление должностных окладов работникам филиала.
Закрепленное за Восточно-Сибирским филиалом ГОУ ВПО РАП (далее - Филиал) муниципальное имущество является важнейшей составляющей и основой финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Без использования такого имущества само существование бюджетного учреждения оказывается под вопросом.
Основным нормативным документом, определяющим порядок ведения бюджетного учета нефинансовых активов Филиала, является Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина России от 10.01.2006 г. №25н.
Указанным нормативным документом нефинансовые активы бюджетных учреждений для целей их отражения в бюджетном учете детализированы по следующим группам:
Основные средства;
Нематериальные активы;
Непроизведенные активы;
Материальные запасы [11].
Дадим характеристику каждой из представленных групп нефинансовых активов.
К основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, а также имущество казны Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев [10].
Это определение позволяет сделать однозначный вывод: на счете учета объектов основных средств надо указывать все основные средства - находящиеся в эксплуатации, в запасе, на консервации, а также сданные в аренду. Иными словами, речь идет об объектах основных средств, принятых к бюджетному учету, а не только введенных в эксплуатацию. Такая формулировка позволяет избежать различных толкований. Теперь следует отражать в учете как основные средства и те объекты, которые таковыми являются, но не введены в эксплуатацию [15].
В отношении нематериальных активов в Методических указаниях № 26н было сказано, что бюджетные учреждения, обладающие исключительными правами собственности, которые не подтверждены документами, должны учитывать такие права на счете 0 106 02 000 "Капитальные вложения в нематериальные активы". Так должно оставаться до тех пор, пока не будут оформлены документы.
В Инструкции № 25н уточнено, что помимо этого бюджетные учреждения должны учитывать как нематериальные активы права учреждения на результаты научно-технической деятельности, которые охраняются в режиме коммерческой тайны. Иными словами, речь идет о потенциально патентоспособных технических решениях и секретах производства (ноу-хау).
Таким образом, к нематериальным активам относится совокупность различных конфиденциальных знаний, опыта и навыков, в том числе сведения технического, экономического, управленческого, финансового или иного характера. Эти знания бюджетное учреждение применяет в своей деятельности, но они еще не стали всеобщим достоянием, не имеют охранного документа и не обладают изобретательским уровнем полностью или частично. Использование этих знаний и опыта обеспечивает определенные преимущества и коммерческую выгоду лицу, их имеющему.
Под ноу-хау понимают секретные незапатентованные технологические знания и практический опыт, в том числе методы, способы и навыки, необходимые, во первых, для проектирования, расчетов, строительства, во - вторых, для производства каких-либо изделий и, в третьих, для научно-исследовательских, опытно-конструкторских и прочих работ.
Это могут быть: составы и рецепты материалов, веществ, сплавов и пр.; методы и способы лечения; методы и способы добычи полезных ископаемых; спецификации, формулы и рецептура; документация, схемы производства, опыт в области дизайна, маркетинга, управления, экономики и финансов; прочая недоступная широкой общественности информация.
В состав объектов нематериальных активов не включают:
не давшие положительного результата научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
незаконченные и не оформленные в установленном законодательством порядке научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
материальные объекты (материальные носители), в которых выражены произведения науки, литературы, искусства.
Руководитель учреждения распорядительным документом должен утвердить конкретный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Нематериальный актив, созданный в результате разработок, может быть признан таковым, если бюджетное учреждение сможет подтвердить, что: у него есть необходимые ресурсы, чтобы завершить разработку нематериального актива и затем его использовать; нематериальный актив можно оформить документально, чтобы он был доступен для использования; есть намерение завершить разработку и использовать актив в деятельности учреждения; созданный нематериальный актив сможет принести экономическую выгоду. При этом бюджетное учреждение должно подтвердить, что результаты нематериального актива или он сам будут востребованы и полезны для деятельности учреждения; затраты на разработку нематериального актива можно надежно оценить.
Непроизведенные активы отражаются в бюджетном учете в тот момент, когда они вовлекаются в хозяйственный оборот. К непроизведенным активам относится, в частности, земля, учет которой часто вызывает вопросы у бухгалтеров бюджетных учреждений. Стоимость земли учитывают в составе непроизведенных активов в том случае, если она вовлечена в хозяйственный оборот. Кроме того, в этой группе учитываются объекты непроизведенных активов в виде природных ресурсов (нефть, природный газ, уголь) [15].
В составе нефинансовых активов Восточно-Сибирского филиала ГОУ ВПО РАП объектов нематериальных активов нет, также как и объектов непроизведенных активов.
К материальным запасам согласно Инструкции №25н относятся: предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости; предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с ОКОФ [11].
В составе материальных запасов выделяют: медикаменты и перевязочные средства, строительные материалы, мягкий инвентарь и посуда, книги и другая печатная продукция.
Так как Восточно-Сибирский филиал ГОУ ВПО РАП не является больницей или же лечебно - профилактическим учреждением, но в своей деятельности использует медикаменты и готовые лекарства, то учет данных материальных запасов ведется на счете 010501000 "Медикаменты и перевязочные средства".
В Инструкции № 25н сказано, что на счете 010504000 "Строительные материалы" бюджетные учреждения должны учитывать различные материальные ценности, предназначенное не только для строительства, но и для монтажных работ. Строительно-монтажные работы - это такие работы, как возведение зданий и сооружений, монтаж энергетического, технологического и другого оборудования. Различают земляные, штукатурные и другие строительно-монтажные работы.
К материальным запасам теперь следует относить посуду и мягкий инвентарь. Они исключены из состава основных средств как относящиеся к таковым согласно ОКОФ. Однако нужно обратить внимание на то, что указанные материальные запасы учитываются особым образом - ведь они могут применяться многократно.
В отличие от других материальных запасов предметы мягкого инвентаря должны быть маркированы. Причем маркируются они дважды. Первый раз материально ответственное лицо должно нанести несмываемой краской специальные маркировочные штампы (на них должно быть указано наименование учреждения). При маркировке присутствует руководитель учреждения или его заместитель, а также работник бухгалтерии. Маркировочные штампы должны хранится у руководителя или его заместителя. Хранить их у материально ответственного лица категорически запрещается.