По строке 101 "Дебиторская задолженность - всего" показываются дебетовые остатки по счетам бухгалтерского учета 45 "Товары отгруженные", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
По строке 104 "Кредиторская задолженность - всего" показываются кредитовые остатки по счетам бухгалтерского учета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Данные отчета по форме 6-ф, составляемым Барановичским райпо, соответствуют показателям учетных регистров и Главной книги.
3. МЕТОДИКА ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ВОЗМЕЩЕНИЮ МАТЕРИАЛЬНОГО УЩЕРБА
3.1. Оценка состояния внутреннего контроля за правильностью исчисления и своевременностью погашения задолженности персоналом за причиненный материальный ущерб
В ходе ревизии расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба выявлены некоторые недостатки в системе внутреннего контроля Барановичского райпо.
Согласно договора о полной индивидуальной материальной ответственности, заключенного в Юркевич Н.Г., работник, занимающий должность заведующего магазином, обязан:
- бережно относится к переданным ему на хранение или для других целей материальным ценностям и принимать меры к предотвращению ущерба;
- своевременно сообщать нанимателю обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему ценностей;
- вести учет, составлять и представлять отчеты о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей.
Товарно-денежные отчеты в бухгалтерию Барановичского райпо предоставлялись заведующей магазином Юркевич Н.Г. не своевременно. При этом бухгалтерией не сообщалось руководству организации об имеющих место задержках в представлении отчетности.
Во время инвентаризации товарно-материальных ценностей был выявлен товар с истекшим сроком реализации на сумму 112521 руб. (вафли, зефир, шоколад, молоко, какао сгущенное, какао-порошок, мармелад). Заведующей магазином Юркевич Н.Г не принималось действенных мер по реализации вышеуказанных продовольственных товаров т.е. докладных записок об приближении окончания сроков реализации вышеуказанных групп товаров ни начальнику торгового отдела райпо, ни товароведу не поступало. Заявки на поступление товара давались по телефону.
На основании изложенного в Барановичском райпо целесообразно ввести меры ответственности за нарушение порядка документооборота, в частности, за несвоевременное представление первичных документов и отчетов в бухгалтерию.
Инвентаризационная опись, оформленная в ходе проверки наличия товарно-материальных ценностей, заполнялась исключительно вручную. Для суммирования количества и стоимости товаров понадобилось привлекать оператора ЭВМ, который произвел подсчет и проверку постраничных итогов и оформил их как дополнительный документ. Такой порядок документального оформления и контроля не является оптимальным, так как при наличии большого количества товарно-материальных ценностей возрастает вероятность возникновения счетных ошибок и временных затрат на их установление и исправление. Это еще раз указывает на первоочередную необходимость внедрения в Барановичском райпо комплексной автоматизации бухгалтерского учета и отчетности.
Ущерб, причиненный в Юркевич Н.Г. организации достаточно велик (более двух миллионов рублей), при этом до обнаружения недостачи Юркевич Н.Г работала в должности заведующей магазином № 34 четыре месяца (с 11.09.2008 г. по 16.01.2009 г.). Таким образом, с целью уменьшения размера возможных недостач в Барановичском райпо целесообразно проводить внезапные инвентаризации товарно-материальный ценностей, находящихся в подотчете вновь принятых материально-ответственных лиц, не позднее чем через 3 месяца после их приема на работу. В связи с необходимостью введения данных мер рекомендуется увеличить численность сотрудников контрольно-ревизионного отдела до четырех человек.
3.2. Документальное оформление материалов ревизии расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба
Качество ревизии зависит не только от уровня ее организации и правильности проведения, но и от оформления обобщающих материалов: основного акта комплексной либо тематической ревизии, частного (промежуточного) акта ревизии, справок, накопительных ведомостей, приказов, издаваемых по результатам рассмотрения ревизий. На основании этих документов принимаются меры к ликвидации недостатков и нарушений; разрабатываются мероприятия по устранению причин и условий, способствовавших выявленным нарушениям; привлекаются к дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности виновные должностные и материально ответственные лица. Содержание и качество оформления этих документов позволяют также судить об уровне проведенной проверяющими работы, их квалификации и компетентности.
По результатам ревизии, в ходе которой выявлены факты нарушений актов законодательства, регулирующих экономические отношения, руководителем ревизионной группы (ревизором) на основании справок специалистов, включенных в состав группы, составляется основной акт комплексной ревизии (акт ревизии). Если же в процессе проведения комплексной ревизии не установлено фактов нарушений действующего законодательства в сфере экономических отношений, бесхозяйственности и т. п. – руководитель ревизионной группы оформляет результаты ревизии путем составления справки.
Акты и справки подписываются руководителем ревизионной группы (ревизором), руководителем и главным бухгалтером (финансовым директором) ревизуемого субъекта предпринимательской деятельности либо индивидуальным предпринимателем.
В случае отказа должностных лиц проверяемого субъекта хозяйствования от подписания акта ревизии в нем делается соответствующая запись. Отказавшиеся от подписи имеют право изложить в письменной форме мотивы отказа.
При наличии возражений по содержанию акта ревизии (справки) подписывающие его должностные лица ревизуемой организации либо индивидуальный предприниматель делают об этом записи перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта должны представить в ревизующую организацию возражения в письменной форме по тем аспектам, с которыми они не согласны или возражают по их существу. В случае непредставления таких возражений в установленный срок замечания должностных лиц ревизуемой организации не принимаются во внимание. В случае представления возражений в установленный срок их обоснованность проверяется руководителем ревизионной группы (ревизором), проводившим ревизию, и по ним составляется заключение в письменной форме, с содержанием которого знакомят соответствующих должностных лиц ревизуемой организации (заинтересованных лиц).
Руководитель ревизионной группы вправе потребовать представление письменных объяснений должностных лиц ревизуемого предприятия и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях и злоупотреблениях. Данные объяснения прилагаются к основному акту ревизии и являются его неотъемлемой частью.
Промежуточный акт ревизии имеет такую же структуру, как и основной акт ревизии. Единственное отличие состоит в том, что в результативной части излагаются результаты исследования только одного участка финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации. Он подписывается руководителем ревизионной группы, соответствующими должностными лицами ревизуем организации, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям и злоупотреблениям, от которых в обязательном порядке изымаются письменные объяснения. Факты, изложенные в промежуточном акте, включают в основной акт ревизии, а сам он является приложением к нему.
Один экземпляр промежуточного акта передается руководителю ревизуемой организации, второй является приложением к сопроводительному письму, с которым материалы ревизии передаются в правоохранительные органы для возбуждения уголовного дела и предъявления гражданского иска. Такие материалы должны передаваться правоохранительным органам в оригиналах в десятидневный срок. За своевременность их передачи, полноту и надлежащее качество персональную ответственность несет руководитель контролирующей организации.
Выявленные факты однородных нарушений могут отражаться в накопительных ведомостях, прилагаемых к каждому экземпляру акта ревизии, в которых указываются все необходимые данные по каждому факту нарушения: размер причиненного ущерба (при его наличии), период, на протяжении которого совершалось нарушение, даты и номера документов. В основном акте комплексной ревизии приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующие приложения, в которых приводятся накопительные ведомости по однородным нарушениям. Группировка нарушений способствует сокращению объема акта ревизии, а также делает его более компактным.