В процессе осуществления контроля за правильностью проведения бухгалтерских записей в учете используются средства автоматизации. Арифметическая проверка осуществляется при помощи программы Excel, кроме того надежность вычислений и расчетов повышается за счет использования бухгалтерией АРМ «Суммовой учет». Однако недостатком с точки зрения системы внутреннего контроля является отсутствие комплексной автоматизации бухгалтерского учета.
Ежегодно при составлении бухгалтерского баланса бухгалтерией проводится полная сверка взаиморасчетов со всеми дебиторами и кредиторами путем подписания актов сверки. С дебиторами и кредиторами, с которыми заключены долгосрочные договоры на поставку товаров и производятся постоянные взаиморасчеты, акты сверки составляются один раз в 3 месяца.
При составлении бухгалтерского баланса предприятием осуществляется сверка взаиморасчетов по налогам в бюджет. Для ее проведения главный бухгалтер получает в инспекции по налогам и сборам акты сверки по всем налогам, в случае обнаружения расхождений их причины выясняются и устраняются.
Контроль за документооборотом и осуществляют ответственные работники в пределах своих должностных обязанностей. Итоговые контрольные проверки оформления первичных документов, представляемых в бухгалтерию, осуществляет заместитель главного бухгалтера. Документы в бухгалтерию поступают от сотрудников предприятия в соответствии с утвержденным графиком документооборота.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и качественное оформление первичных документов, своевременную передачу их в бухгалтерию и достоверность содержания несут подписавшие их лица.
Договора со сторонними организациями подписываются руководителем, главным бухгалтером, юристом.
Проведение инвентаризации имущества (основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, товаров, бланков строгой отчетности, прочих материалов) позволяет урегулировать взаимоотношения бухгалтерии с материально-ответственными лицами, с которыми заключены договора о полной материальной ответственности.
Регулярно, не реже одного раза в квартал в Барановичском райпо проводится инвентаризация наличных денег и иных ценностей, находящихся в кассе. Инвентаризация проводится комиссией, состав которой с течением времени изменяется (с целью избежания формального подхода к проведению инвентаризации). Состав инвентаризационной комиссии и периодичность ее проведения установлены в приказе руководителя предприятия.
Инвентаризацию всех статей баланса организация проводит в течение отчетного года в сроки согласно утвержденному Плану проведения инвентаризаций. Кроме того, ревизионным отделом периодически проводится внезапные инвентаризации товарно-материальных ценностей. В целях ограничения доступа лиц к имуществу Барановичского райпо, а также системе ведения документации на предприятии разработано положение о коммерческой тайне.Таким образом, система внутреннего контроля в Барановичском райпо организована на достаточно высоком уровне, что снижает риск невыявления ошибок в ходе ревизии и аудита, а также позволяет проверяющим снизить объем проверяемой информации и в некоторых случаях ограничиваться выборочной проверкой.2. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ВОЗМЕЩЕНИЮ МАТЕРИАЛЬНОГО УЩЕРБА
2.1. Оценка состояния организации и методики ведения бухгалтерского учета и состояния отчетности
Бухгалтерская служба Барановичского райпо является отдельным структурным подразделением, возглавленным главным бухгалтером. Численность работников бухгалтерии устанавливается штатным расписанием, а перечень функциональных обязанностей - должностными инструкциями и распределением обязанностей между работниками бухгалтерской службы.
Главный бухгалтер несет ответственность за постановку и ведение бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики организации, составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности. На 1.07.2009 г. численность бухгалтеров составляет 16 человек. При этом обеспечено четкое разграничение обязанностей, что закреплено должностными инструкциями. Обеспечена взаимозаменяемость среди сотрудников бухгалтерии (на период отсутствия бухгалтера (отпуск, болезнь и т.п.) его обязанности возлагаются на конкретного работника (либо работников)).
Все работы по учету ведутся филиалами райпо, ЧТУП «Барановичский продторг», ЧТУП «Барановичский хозторг» и ЧУП «Елена Комплекс» по месту нахождения этих структурных подразделений, итоговые данные по райпо обобщаются в сводной отчетности. Структурные подразделения находятся на самостоятельном балансе и самостоятельно уплачивают налоги в бюджет.
В организации разработан Рабочий план счетов (на основании типового). Структурными подразделениями предоставлено право самостоятельно уточнять содержание отдельных субсчетов, вводить дополнительные субсчета в зависимости от осуществляемых видов деятельности, производственной структуры и видов хозяйственной деятельности.
Бухгалтерский учет в организации ведется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь и учетной политикой, утвержденной руководителем.
Под учетной политикой понимается совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учета, объявленных предприятием, исходя из правил и особенностей своей деятельности и действующего законодательства.
К наиболее значимым моментам ведения бухгалтерского учета в Барановичском райпо, закрепленным в учетной политике, относятся следующие моменты:
- начисление амортизации осуществляется линейным способом;
- на предприятии осуществляется раздельный учет операций (затрат, доходов), связанных с различными видами деятельности;
- товары и тара учитываются по продажным ценам в натурально-стоимостном или стоимостном выражении по соответствующим субсчетам с учетом специфики хозяйственной деятельности с отдельным учетом скидки (надбавки);
- выручка от реализации продукции (работ, услуг) отражается по мере отгрузки товаров (выполнения работ, услуг) и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов (метод начисления). Выбранный метод распространяется на операционные доходы от продажи внеоборотных активов и иного имущества.
Первичные учетные документы в Барановичском райпо составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Оформление хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, осуществляется по формам документов, разработанных и помещенных в Рабочий альбом форм документов.
Организацией применяется мемориально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета с частичным использованием средств автоматизации. При этом автоматизированы наиболее трудоемкие участки учета, а именно – учет основных средств, учет товарно-материальных ценностей, расчеты с персоналом и некоторые другие. Таким образом, основным недостатком организации учетного процесса в Барановичском райпо является отсутствие комплексной автоматизации бухгалтерского учета.
2.2. Планирование и организация проведения ревизии расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба
Планирование контрольно-ревизионной работы имеет важное значение Вначале разрабатывается перспективный план организации контрольно-ревизионной работы на 5 лет с разбивкой по годам в соответствии с планами экономического и социального развития отрасли. Перспективный план служит основанием для разработки текущих (годовых) планов проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования на предстоящий год и планов проведения контрольных тематических проверок и обследований. Эти планы используются для получения сведений о выполнении плановых заданий за отчетный период и для принятия решений по устранению выявленных недостатков. При этом должна соблюдаться периодичность проведения ревизий и проверок, установленная законодательными актами (планы не подлежат оглашению) [22, с. 30].
В планах обязательно указывается вид проводимой ревизии, период, объем и время. Любая ревизия должна начинаться датой окончания предыдущей ревизии и оканчиваться датой составления последнего баланса. Следует учитывать, что каждый ревизор 3/4 своего рабочего времени должен находиться на ревизии, а оставшееся время использовать для написания отчета по проведенной ревизии (проверке) и подготовки к новой.
На подготовительном этапе проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования осуществляется документальное ознакомление с деятельностью проверяемого предприятия, изучаются нормативные акты по проверяемым вопросам, определяется перечень вопросов, подлежащих проверке, и составляется программа ревизии.
По данным программы разрабатывается план проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности предприятия и рабочий план ревизора (ревизионной бригады). Для осуществления ревизий и проверок издается приказ (распоряжение), в котором указываются название ревизуемой организации, сроки проведения ревизии, состав ревизионных групп исходя из объемов работы с учетом конкретных задач каждой ревизии и особенностей проверяемых объектов. Если же ревизия проводится по требованию судебно-следственных органов, пишется постановление органов предварительного следствия (постановление суда).