Минимальный состав сведений, которые должны быть представлены в данной форме отчетности, определен разделами Раскрытие информации в отчетности всех ПБУ.
В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99 (п. 27) в пояснительной записке должна быть отражена следующая информация:
1) о наличии на начало и конец отчетного периода и движении в течение отчетного периода отдельных видов нематериальных активов (ПБУ 14/2000);
2) о наличии на начало и конец отчетного периода и движении в течение отчетного периода отдельных видов основных средств (ПБУ 6/01);
3) о наличии на начало и конец отчетного периода и движении в течение отчетного периода арендованных основных средств;
4) о наличии на начало и конец отчетного периода и движении в течение отчетного периода отдельных видов финансовых вложений (ПБУ 19/02);
5) о наличии на начало и конец отчетного периода отдельных видов дебиторской задолженности;
6) об изменениях в капитале (уставном, резервном, добавочном и др.) организации;
7) о количестве акций, выпущенных акционерным обществом и полностью оплаченных; количестве акций, выпущенных, но не оплаченных или оплаченных частично; номинальной стоимости акций, находящихся в собственности акционерного общества, ее дочерних и зависимых обществ;
8) о составе резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов, наличие их на начало и конец отчетного периода, движении средств каждого резерва в течение отчетного периода;
9) о наличии на начало и конец отчетного периода отдельных видов кредиторской задолженности;
10) об объемах продаж продукции, товаров, работ, услуг по видам (отраслям) деятельности и географическим рынкам сбыта (деятельности) (ПБУ 9/99);
11) о составе затрат на производство (издержках обращения) (ПБУ 10/99);
12) о составе внереализационных доходов и расходов (ПБУ 10/99);
13) о чрезвычайных фактах хозяйственной деятельности и их последствиях (ПБУ 10/99);
14) о любых выданных и полученных обеспечениях обязательств и платежей организации;
15) о событиях после отчетной даты и условных фактах хозяйственной деятельности (ПБУ 7/98);
16) о прекращенных операциях (ПБУ 16/02);
17) об аффилированных лицах (ПБУ 11/2000);
18) о государственной помощи (ПБУ 13/2000);
19) о прибыли, приходящейся на одну акцию (Методические рекомендации по раскрытию информации о прибыли, приходящейся на одну акцию (утв. приказом Минфина РФ от 21.03.2000 г. N 29н)).
Кроме того, в пояснительной записке необходимо отразить следующую информацию:
1) привести краткую характеристику деятельности организации (с указанием обычных видов деятельности, а также текущей, инвестиционной и финансовой деятельности);
2) отразить основные показатели деятельности и факторы, которые в отчетном году оказали влияние на финансовые результаты деятельности организации;
3) отразить порядок расчета аналитических показателей, таких, как рентабельность, доля собственных оборотных средств и пр.;
4) провести оценку финансового состояния организации на краткосрочную и долгосрочную перспективу и пр.
Кроме того, в Пояснительной записке могут быть отражены данные о динамике основных финансово-экономических и показателей деятельности организации за ряд лет.
Также в Пояснительной записке должны быть определены случаи, при которых могут быть не применены правила бухгалтерского учета в целях избежания не достоверного отражения имущественного состояния и финансовых результатов деятельности организации, с обязательными разъяснениями и обоснованиями.
Оформление Пояснительной записки обязательно только при сдаче годовой бухгалтерской отчетности. Пояснительная записка составляется в произвольной форме, и каких-либо типовых форм для нее не предусмотрено.
Как правило, вся отражаемая информация в Пояснительной записке группируется по следующим разделам:
1) Сведения о деятельности организации;
2) Изменения в учетной политике;
3) Сведения о финансовой деятельности;
4) Сведения об инвестиционной деятельности;
5) Информация о дочерних и зависимых обществах;
6) Сведения о реорганизации организации;
7) События после отчетной даты и др.
2. Разделы пояснительной записки
2.1. Общие сведения об организации
Пояснительная записка начинается с основных сведений об организации и ее собственниках.
В начале текста необходимо указать наименование организации (полное и сокращенное), ее организационно-правовую форму, сведения об учредителях, размер указанного в учредительных документах уставного (складочного) капитала.
В соответствии с п. 31 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» в пояснениях к Бухгалтерскому балансу и Отчету о финансовых результатах следует указывать:
· юридический адрес организации;
· основные виды деятельности;
· среднегодовую численность работающих за отчетный период или на отчетную дату
· состав (фамилии и должности) членов исполнительных и контрольных органов организации.
Указывается отраслевая принадлежность, основные направления деятельности, коды согласно ОКВЭД, сведения о государственной регистрации (основной государственный регистрационный номер юридического лица, дата регистрации и наименование регистрирующего органа в соответствии с данными, указанными в свидетельстве о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц).
Приводятся сведения о банковских счетах, об аудиторе, оценщике и о финансовом консультанте организации, о фирменном наименовании, товарном знаке или знаке обслуживания, указываются сведения об их регистрации.
Указываются номера контактных телефонов, факса, адрес электронной почты (если имеется), адрес страницы (страниц) в сети «Интернет».
При наличии филиалов и представительств указываются их наименования, даты открытия, места нахождения всех филиалов и представительств в соответствия с уставом (учредительными документами), а также фамилии, имена и отчества руководителей всех филиалов и представительств, сроки действия выданных им доверенностей.
В случае наличия дочерних и зависимых организаций указывают: адреса и названия головной, дочерних и зависимых организаций, направления их деятельности; метод консолидирования учетной информации, который применяет организация.
2.2. Учетная политика
В пояснительной записке должно быть указано, что бухгалтерская отчетность составлена в соответствии с действующими правилами бухгалтерского учета и отчетности. При наличии фактов неприменения правил бухгалтерского учета, когда они не позволяют достоверно представить имущественное и финансовое состояние, финансовые результаты работы организации, следует раскрыть все подобные факты. Кроме этого, в пояснительной записке должны быть указаны причины, вызвавшие эти отступления, а также результаты влияния этих отступления, а также результаты влияния этих отступлений на понимание пользователями отчетности финансового состояния организации и ее финансовых результатов.
В пояснительной записке раскрываются существенные положения учетной политики организации, как за отчетный год, так и изменения учетной политики на следующий год. Когда такие изменения оказывают или в перспективе могут оказать существенное влияние на финансовое и имущественное состояние организации, движение денежных средств, ее финансовые результаты, они раскрываются и обособленно представляются в пояснительной записке. Такая информация должна как минимум включать следующие данные:
· причину изменения учетной политики;
· оценку последствий изменений в денежном выражении (в отношении каждого года и каждого иного периода, данные за который включены в бухгалтерскую отчетность за отчетный год);
· указание на то, что включенные в бухгалтерскую отчетность за отчетный год соответствующие данные периодов, предшествующих отчетному, скорректированы.
В пояснительной записке организация раскрывает принятые в учетной политике способы бухгалтерского учета его объектов, существенно влияющие на оценку сторон работы организации и определяющие экономические решения пользователей. Существенными являются такие способы бухгалтерского учета, без знания которых невозможна достоверная оценка результатов деятельности организации внешними пользователями отчетности.
К способам ведения бухгалтерского учета, принятым при формировании учетной политики организации и подлежащим раскрытию в бухгалтерскую отчетности, относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, применения счетов бухгалтерского учета, организация регистров бухгалтерского учета, обработки информации (п.2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.09.2008 №106н).
2.3.Сравнительные данные
По общему правилу вступительные остатки по счетам бухгалтерского учета на начало отчетного года должны соответствовать данным, которые были отражены в прошлогоднем балансе в графе «На конец отчетного периода».
Если по каким-то причинам вступительные остатки отчетного периода не соответствуют данным на конец предыдущего отчетного периода, то в данном разделе этому даются объяснения. Раздел может называться «Изменение вступительных остатков отчетности».
Приводится не только описательная часть причин, вызвавших такое изменение, но и цифровое значение каждой измененной статьи по следующей схеме: значение на 31.12 предшествующего отчетного периода, значение на 01.01 отчетного периода, отклонение и пояснения. Таково требование п. 9 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации».