После проверки качества в лаборатории проставляют на первом экземпляре накладной показатели влажности и зараженности зерна, а также указывают номер склада, в который направляется зерно. Накладная возвращается сдатчику, и автомашина следует на автомобильные весы. Весовщик определяет массу брутто и проставляет его в весовом журнале. В первом экземпляре накладной проставляется масса брутто и порядковый номер записи в весовом журнале.
После разгрузки автомобиля приемщик в первом экземпляре накладной проставляет номер склада и расписывается в приеме зерна. Разгруженный автомобиль направляется на весы, где взвешивается тара. Масса тары проставляется в весовом журнале. В первом экземпляре накладной указывается масса тары и масса нетто. В остальные экземпляры накладных весовщик записывает массу нетто и номер склада, в который принято зерно. Первый экземпляр накладной весовщик оставляет у себя, а остальные отдает водителю.
Первые экземпляры накладных в течение суток поступают от весовщика в бухгалтерию, где их сортируют по поставщикам, культурам и материально-ответственным лицам. На каждую группу накладных за сутки составляется реестр сопроводительных документов (форма № ЗПП-3) в двух экземплярах. В каждом реестре по физической массе подсчитывается итог.
Реестры проверяются в лаборатории и на складе. После проверки заведующий складом записывает в каждом реестре массу прописью и расписывается в приеме зерна. Из каждого реестра заведующий складом итог по массе включает в перечень реестров (форма № ЗПП-5), который составляется на каждую культуру и прикладывается к отчету о движении хлебопродуктов.
В бухгалтерии в перечнях проставляют показатели влажности и сорной примеси из реестров и определяют по ним центнеро-проценты. По итоговым показателям массы и центнеро-процентов количество зерна из перечня записывается в журнал количественно-качественного учета одной записью.
Проверенные заведующим складом реестры поступают к таксировщику, который делает все расчеты по таксировке зерна и по каждому реестру, выписывает приемную квитанцию (форма № ПК-10) в трех экземплярах.
2) При поступлении значительного количества неоднородного по качеству зерна определение качества производится по каждой автомобильной партии, а приемная квитанция (форма № ПК-10) выписывается сдатчику на каждую культуру за сутки на основании реестра сопроводительных документов (форма № ЗПП-4), в котором определяется средневзвешенное качество поступившего зерна.
3) При поступлении от поставщиков в течение суток единичных партий зерна определение качества и оформление приема производится по каждой автомобильной партии. В этом случае в лаборатории все показатели качества проставляют на обороте накладной. Затем производится таксировка зерна и выписывается приемная квитанция (форма № ПК-9). Результаты расчета по таксировке зерна в данном случае отражаются в квитанции.
При поступлении хлебопродуктов железнодорожным транспортом экспедитор предприятия получает в товарной конторе станции, прибывшие от отправителя документы (железнодорожные накладные и документы о качестве) и представляют их в лабораторию, где принимается решение о размещении зерна. После этого накладные передаются заведующему складом, а документы о качестве остаются в лаборатории. По каждому вагону определяется масса и качество зернопродуктов.
После разгрузки вагонов заведующий складом составляет приемный акт на поступление хлебопродуктов железнодорожным или водным транспортом (форма № ЗПП-14) в одном экземпляре. В приемных актах проставляются общие реквизиты и масса хлебопродуктов по документам отправителя и оказавшаяся у получателя. Записи в приемных актах делаются в отдельности по каждому вагону.
Железнодорожные накладные и приемные акты сдаются заведующим складом в бухгалтерию вместе с отчетом о движении хлебопродуктов. После этого в лаборатории в этих приемных актах по каждому вагону проставляют показатели влажности и сорной примеси.
В бухгалтерии в приемном акте (форма № ЗПП-14) определяют и проставляют центнеро-проценты. Итоговые данные по массе и центнеро-процентам из приемного акта записывают в журнал количественно-качественного учета хлебопродуктов.
В случае приемки зерна в организацию без сопроводительных документов лабораторией приемной организации составляется Анализ-ордер на приемку зерна и семян масленичных культур. Составляется он в одном экземпляре и на основании данных «Журнала регистрации лабораторных анализов среднесуточных проб при приемке товаров» формы № ЗПП – 49 и «Журнала регистрации взвешивания грузов на автомобильных весах» формы № ЗПП-28 и подписывается начальником производственной лаборатории (зав. лабораторией) и материально-ответственным лицом (зав. складом). Хранится анализ-ордер в бухгалтерии.
В журнале лабораторных анализов среднесуточных проб при приемке зерна записывают результаты анализов проб. Журналы ведутся отдельно по следующим операциям: приемка зерна от сельскохозяйственных производителей; приемка зерна от других организаций. Ведение журнала допускается на электронном носителе информации в виде набора записей о результатах анализов зерна.
Журнал регистрации взвешивания грузов на автомобильных весах применяется для регистрации взвешивания грузов на автомобильных весах при приемке и отправке. Журналы ведутся весовщиками на каждые автомобильные весы по четным и нечетным числам отдельно. В организациях, имеющих двое автомобильных весов, обслуживаемых одним весовщиком, ведется один журнал. Журналы перед выдачей их для пользования должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписями руководителя и главного бухгалтера с приложением печати.
2.2 Документальное оформление отпуска материалов в производство
В крупяных организациях для оформления отпуска зерна для переработки используют форму № ЗПП-109. в распоряжении указывается наименование отпускаемой культуры, из каких складов должно быть отпущено в переработку зерно, его масса и качество.
При отпуске на производство зерно должно быть взвешено.
Распоряжения выписываются в трех экземплярах, из которых первый экземпляр остается в ПТЛ, второй передается материально ответственному лицу, отпускающему зерно, и третий – начальнику производственного цеха..
Также при отпуске заполняется накладная на отпуск зерна в переработку (форма №ЗПП 110). На основании этого документа отпущенное в производство зерно списывается в расход по складскому учету и приходуется начальником производственного цеха в производственном журнале. Накладная подписывается материально-ответственным лицом и начальником цеха, принявшего его.
Качество отпущенного в производство зерна указывается по данным лабораторных анализов и удостоверяется подписью сменного лаборанта. Форма заполняется в двух экземплярах и предоставляется с отчетами о движении хлебопродуктов.
Далее на зерно, отпущенное в переработку, заполняется заборная карта (форма №ЗПП-111). На основании, которой данное зерно списывается в расход по складскому учету и приходуется начальником цеха в производственном журнале.
На основании журнала лабораторных анализов среднесуточных проб при приемке зерна формы № ЗПП-49 и данных карточек анализа формы № ЗПП-47 заполняются удостоверения о качестве зерна. Показатели качества проставляют с точностью [1, с.13]:
× натура – до 1г;
× типовой состав, содержание зерен разных культур, содержание клейковины в пшенице, стекловидность пшеницы – до 1%;
× влажность, проход через сито, сорная и зерновая примеси, содержание зерен головневых, поврежденных клопом-черепашкой, содержание зерен бобовых культур;
× содержание мелкого зерна – до 0,1%;
× вредная примесь, пленчатость, содержание испорченных и поврежденных зерен – до 0,01%;
× качество клейковины – в условных единицах прибора типа ИДК с округлением до целых.
Удостоверения о качестве выписывают в трех экземплярах, из которых первый экземпляр прикладывается к железнодорожной накладной, второй (копия удостоверения) передается в бухгалтерию организации для приложения к счету и третий экземпляр хранится в делах ПТЛ в течение одного года.
Форма подписывается лаборантом, который производил анализ и заверяется печатью.
Карточка анализа зерна (форма №ЗПП-47) заполняется при всех операциях с зерном: приемка, поступление и отгрузка железнодорожным и водным транспортом, при направлении зерна на сушку, очистку и пр.
Карточка анализа зерна заполняется в одном экземпляре и подписывается на лицевой стороне работником лаборатории, производившим отбор пробы, а на оборотной стороне – лицом, производившим анализ. Карточки должны подшиваться в хронологическом порядке по каждой операции отдельно в соответствии с их нумерацией и храниться в течении одного года.
В строке «отправитель» указывается наименование организаций, отпустивших зерно. В строке «культура» при содержании всяких зерен основной культуры ниже минимальных норм, установленных действующими ГОСТ (ТУ), указывается состав зерносмеси: «смесь – пшеницы 70%, ржи 30%».
В строке «сорт» указывается наименование сорта при наличии соответствующих документов. Если зерно не сортовое, следует указать в этой строке «рядовое».
В строке «происхождение» указывается район произрастания, если известен.
В строке «тип» указывается римской цифрой номер типа по ГОСТ. Для зерна, у которого ГОСТ (ТУ) типы не предусмотрены, строка не заполняется.
В строке «класс» указывается номер класса по ГОСТ (ТУ) на соответствующие культуры. Для зерна, не соответствующего установленным нормам классов, указывается «неклассное».
Для кукурузы в початках влажность зерна указывается числителем, а влажность стержня – знаменателем.