Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, отражающих учет расходов на реализацию, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.
Первичный учетный документ, отражающий расходы на реализацию, должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее совершения.
Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
В первичных учетных документах по расходам на реализацию стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах должны быть исправлены путем их зачеркивания и надписи правильных.
Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.[5 ст.9]
После проверки первичных документов ревизор приступает к проверке их бухгалтерской обработки, т.е. проверке составления бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции.
Для учета коммерческих расходов на производственных предприятиях предназначен собирательно-распределительный активный счет 44 «Расходы на реализацию», субсчет 1 «Коммерческие расходы». В течение месяца все расходы предприятия-поставщика, связанные с реализацией продукции, относят в дебет этого счета. По мере реализации продукции эти расходы в соответствующей доле списываются с кредита счета 44 «Расходы на реализацию» в дебет счета 90 «Реализация», где они добавляются к производственной себестоимости реализованной продукции, образуя так называемую полную себестоимость или в дебет счета 91 «Операционные доходы и расходы» – на расходы, связанные с продажей объектов основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей и иных активов.
Сумма списания коммерческих расходов зависит от метода признания выручки.
Если предприятие признает выручку по отгрузке, то собранные по дебету счета 44/1«Коммерческие расходы» списываются в конце месяца на счет 90 «Реализации» в полном объеме.
Рассматриваемое предприятие использует метод признания выручки по оплате. В данном методе накопленная на счете 44/1«Коммерческие расходы» сумма коммерческих расходов подлежит распределению на две части:
на сумму, подлежащую списанию в дебет счета 90, т.е. для включения в состав полной себестоимости реализованной продукции.
на сумму коммерческих расходов, приходящихся на остаток отгруженной, но нереализованной продукции. Соответствующая доля расходов на реализацию может относиться на счет 45 «Товары отгруженные» без бухгалтерской проводки.
Распределение коммерческих расходов между реализованной продукцией и остатком товаров отгруженных производится на данном предприятии следующим образом:
а) определяется процентное отношение коммерческих расходов к учетной цене:
% =00,
где Ок – остаток коммерческих расходов на начало месяца;
Пк – коммерческие расходы по товарам отгруженным за месяц;
Ото – остаток товаров отгруженных на начало месяца по учетным ценам;
Пто – отгружено товаров за месяц по учетным ценам;
б) рассчитанное процентное отношение умножается на стоимость реализованной продукции по учетным ценам.
Д-т 90/2 «Себестоимость реализации»
К-т 44/1 «Коммерческие расходы»
474926612 руб. - сумма коммерческих расходов, относящаяся к реализованной продукции за месяц, (Приложение Г, Д).
Порядок включения расходов на реализацию в полную себестоимость отдельных видов реализованных изделий зависит от особенностей производства и характера выпускаемой продукции и предусматривается в отраслевых методических указаниях (инструкциях). Расходы на тару и упаковку могут относиться на себестоимость отдельных видов продукции по прямому назначению на основе соответствующих первичных документов. В других случаях расходы на реализацию распределяются между отдельными видами изделий пропорционально их массе или объему, а комиссионные сборы (отчисления), скидки с цены за организуемый оборот и прочие расходы по сбыту – пропорционально производственной себестоимости реализованной продукции[16,c.118].
Немаловажным этапом проверки является установление правильности разграничения расходов по отчетным периодам. Расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств. В случае, когда организацией были произведены коммерческие расходы, относящиеся к будущим отчетным периодам, эти затраты сначала отражаются по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов». Затем эти расходы, учтенные как расходы будущих периодов, ежемесячно списываются в течение периода, к которому они относятся. Списание таких расходов отражается по кредиту счета 97 «Расходы будущих периодов» в корреспонденции с дебетом счета 44 «Расходы на реализацию». Списание расходов будущих периодов может осуществляться либо путем равномерного списания этих расходов в течение всего периода, к которому они относятся, либо путем списания расходов пропорционально объему продукции и т.п.
На следующем этапе проводится проверка правильности, полноты и своевременности записей в регистры синтетический и аналитический учет расходов на реализацию
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.[6, ст.10]
Ревизор должен установить соответствие данных аналитического учета по расходам на реализации продукции (работ, услуг) с данными синтетического учета (журнала-ордера, Главной книги). Аналитический учет по счету 44 «Расходы на реализацию» субсчет «Коммерческие расходы» ведется по каждой статье расходов. Взаимной сверкой записей операций по реализации в разных регистрах можно установить точность отражения сумм и правильность корреспонденции счетов по этим операциям.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
[6, ст.10]
При ведении учета по полной журнально-ордерной форме счетоводства кредитовые обороты по счету 44 отражаются в журнале-ордере №11, а дебетовые – в журналах-ордерах №1, 2, 7, 10/1.
Аналитический учет в разрезе установленной номенклатуры статей ведется в ведомости №15 как за отчетный месяц, так и нарастающим итогом с начала года, что обеспечивает условия для анализа расходов на реализацию и составления отчетности[12,c.484]
Так как на ОАО «Слуцкий мясокомбинат» используется автоматизированная форма учета, то вместо ведомости №15 формируется «Ведомость по шифрам затрат за… 44/1 Коммерческие расходы», где указываются затраты по дебету счета 44/1 «Коммерческие расходы» с кредитом различных счетов (Приложение В). По каждому виду затрат отражается сумма за месяц и с начала года. Также выводится итог по дебету счета 44/1 «Коммерческие расходы» за месяц и с начала года.
На заключительном этапе необходимо проверить отражение расходов на реализацию в бухгалтерской отчетности. Информация отражается в бухгалтерском балансе и отчете о прибылях и убытках.
По строке «Прочие запасы и затраты» показываются запасы и затраты, не нашедшие отражения в предыдущих строках группы статей «Запасы и затраты».
Если организация не признает учтенные коммерческие расходы (счет 44 «Расходы на реализацию» субсчет 44-1 «Коммерческие расходы») в себестоимости реализованных товаров, услуг полностью в отчетном периоде в качестве расходов по видам деятельности, то не списанные организацией в установленном порядке расходы на упаковку и транспортировку, учтенные в составе коммерческих расходов, относящиеся к остатку неотгруженной (нереализованной) продукции, отражаются по вышеуказанной статье.
По статье «Товары отгруженные, выполненные работы, оказанные услуги» отражаются данные об отгруженных покупателям товарах и продукции, предъявленных заказчикам выполненных работах и услугах. Стоимость товаров, продукции, работ, услуг по данной статье показывается либо по фактической себестоимости их производства, выполнения, либо по полной плановой (нормативной) себестоимости, включающей расходы и услуги, связанные с их реализацией, возмещаемые через контрактную цену покупателем или заказчиком.
По статье «Расходы будущих периодов» показываются данные о произведенных в отчетном периоде расходах, относящихся к будущим периодам.
В Отчете о прибылях и убытках раскрывается следующая информация: затраты, связанные со сбытом продукции, относящиеся к реализованной продукции в данные статьи «Себестоимость реализованных товаров, продукции, работ, услуг» не включаются, а отражаются по статье «Расходы на реализацию» .
Ревизия коммерческих расходов проведена по методологии заключительного контроля, т.е. осуществлена после выполнения работ и совершения хозяйственных операций. Хотя заключительный (последующий) контроль осуществляется слишком поздно, чтобы ориентировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, в практике он выполняет важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию о недостатках и ошибках, рекомендации по их устранению и недопущению в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты работы, руководство имеет возможность оценить, насколько реалистично и обосновано были проведены работы , хозяйственные операции, составлены планы и т.д. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые направления действий, чтобы избежать этих проблем в будущем.