Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по расчетам
с подотчетными лицами Таб.2
| Содержание операции | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | |
| Выданы деньги в подотчет (возмещение перерасхода подотчетных сумм) | 70 | 50 |
| Приобретены товарно-материальные ценности оплатой из подотчетных сумм | 10,41 | 71 |
| Списаны по нормам расходы по служебным командировкам | 25,26,44 | 71 |
| Списаны командировочные расходы верх установленных норм за счет средств организации | 92 | 71 |
| Возврат неиспользованных подотчетных сумм | 50,70 | 71 |
| Списаны невозвращенные подотчетные суммы | 94 | 71 |
| Удержаны невозвращенные подотчетные суммы из зарплаты подотчетного лица | 70 | 94 |
По окончании месяца подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по каждому подотчетному лицу определяется сальдо, которое сверяется с показателями других регистров и переносится в Главную книгу
2.2. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам
Служебной командировкой в соответствии со ст. 91 Трудового кодекса РБ признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Порядок направления работников в служебную командировку регулируется:
1) Трудовым кодексом Республики Беларусь
2) Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 №55.
3) Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35.
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением)нанимателя (6, п.52; 8, ст.93).В случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной организации, направление работников в командировку за границу производится на основании приказа с обязательной ссылкой на приглашение. Наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечивать их сохранность (6, п.52). В соответствии с п. 3 Инструкции № 35 в специальных журналах установленной формы необходимо также вести регистрацию всех работников, отбывающих в служебную командировку в пределах Республики Беларусь. Руководитель обязан назначить ответственное лицо по организации командировок за границу и их контролю, а также определить форму письменного отчета и порядок его представления работником по возвращении из командировки. Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. При оформлении табеля учета рабочего времени в составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок (8, ст.133).
При направлении работников в служебную командировку за границу должно быть оформлено задание, в котором указывается цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) – предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид (6, п.52). При командировке в пределах Республики Беларусь составление задания по командировкенормативными документами не предусмотрено, но по решению нанимателя такое задание может быть выдано (в произвольной форме). Статьей 93 Трудового кодекса Республики Беларусь предусмотрено оформление командировочного удостоверения при направлении работника в командировку (независимо от того, командировка на территории Республики Беларусь или за ее пределы). «Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу», утв. постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 не предусматривает составление данного документа.
Для представления интересов организации при подписании документов, заключении договоров у подотчетного лица должна быть доверенность.
При командировании работников на автотранспорте должен быть оформлен путевой лист. Форма и порядок заполнения путевого листа определены постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.12.2001 № 56 "Об утверждении альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ и услуг на автомобильном транспорте" и постановлением Минфина Республики Беларусь от 31.03.2000 № 31 "Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению". Согласно п. 926 «Правил охраны труда на автомобильном транспорте» утвержденных постановлением Минтранса и Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 01.03.2002 № 5/20, при направлении водителя в рейс продолжительностью более одного дня наниматель обязан записать в путевой лист маршрут следования и режим работы водителя.
При возвращении из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагаются следующие документы в подлинниках: командировочное удостоверение; проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно; оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы; отчет о проделанной работе (в случае его составления).
Отчет о проделанной работе за границей представляется в двухнедельный срок со дня прибытия из командировки, он должен в максимальной степени отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию. (6, п.54). По Республике Беларусь по требованию нанимателя отчет представляется в произвольной форме (7, п.11).
Работники, получившие наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании пластиковых карт могут быть иные сроки) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. При этом в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4. для этих лиц делается исключение по срокам только в случаях, установленных абзацем первым части второй ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь. Следовательно, можно предположить, что законодательством допускается ситуация, когда за работником остается задолженность по командировочным расходам в виде неиспользованных сумм полученного ранее аванса и работнику выплачивается аванс на следующую служебную командировку. В этом случае нарушения действующего законодательства не будет лишь тогда, когда работник к авансовому отчету по первой командировке приложит письменное заявление об удержании из его заработной платы неизрасходованной суммы аванса. В этом случае наниматель может выдать наличные деньги под отчет на служебную командировку независимо от того, удержаны фактически или нет денежные средства из заработной платы работника за предыдущую командировку.
Заключение
Перед данной работой была поставлена цель – осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги .